淺談水利科技檔案管理

喬 影

（寧安市河道管理站 黑龍江 寧安 157400）

水利科技檔案是在水利各項科研設計、工程勘察與測量、科學研究與技術改進等活動中形成的具有憑證、參考價值的重要信息及其載體。是直接記述和反映水利科技活動的歷史記錄，是水利科研成果的重要表現形式，是國家重要的科技信息源。為了維護水利科技檔案的完整與安全，必須建立完善的水利科技檔案服務體系以適應國家水利事業發展的需要。

一、加強法制宣傳，增強責任意識

各級水利管理部門要通過多種形式學習、宣傳、貫徹《檔案法》，進一步提高各級領導、科研管理部門、檔案管理部門、科研人員對水利科技檔案重要性的認識，使廣大科研人員了解、熟知檔案法律、法規，增強有關人員的檔案意識，讓科研人員明確“應歸檔的水利科技文件材料，須由文件材料產生、經辦部門或項目（課題）組，指定專人進行收集整理后，按規定移交給本單位檔案工作機構集中管理，任何部門與個人均不得據為己有或拒絕按時歸檔”。從而在思想上重視科技檔案工作，自覺承擔積累、整理科技文件材料的義務，主動履行科技檔案歸檔的職責，切實將科技檔案工作納入科技管理的各項工作職責之中。

二、加強制度建設，為科技檔案管理創造條件

一要制定接收保管制度。凡是反映水利科學技術研究、勘測與規劃設計、基礎數據觀測與分析、項目建設與運行維護、設備儀器制造等水利科技活動的過程與結果，具有保存價值的、按一定的歸檔制度保存起來的文字、圖表數據、聲像等各種形式載體的科技文件材料必須集中統一保管。二要制定整理制度。整理必須維護和確保科技檔案的齊全完整，抓好標準化、規范化工作，對接收的科技檔案進行分類、編目。三要制定借閱制度。借閱時應根據檔案的機密等級履行不同的審批手續，歸還時，應詳細檢查。借閱人員應愛護科技檔案，注意安全和保密，嚴禁私自涂改、翻印、抄錄、拆散及轉借。四要制定鑒定銷毀制度。科技檔案工作人員與有關部門組成鑒定小組，定期進行科技檔案的鑒定工作，剔除并銷毀已失去保存價值的科技文件材料，同時根據本單位科技檔案的種類和價值，編制保管期限表，作為鑒定工作的主要依據。

三、加強收集工作，豐富科技檔案信息資源

檔案管理人員在科技檔案收集中應提前介入，主動服務。一要主動到有關部門收集應歸檔的科技文件材料，不能坐等上門；二要協助有關部門學習國家制定的水利科技文件材料的歸檔范圍，建立健全科技檔案的收集、整理、歸檔制度，抓住各個重要環節和關鍵階段，協助他們搞好科技文件材料的收集工作，不斷拓寬科技檔案收集范圍，加強對科技檔案形成過程的控制，保證科技檔案的齊全、完整。

四、做好科技檔案的鑒定工作，保證歸檔的科技檔案真實準確

要以實事求是的科學態度對科技檔案進行鑒定，避免造成不必要的損失。一是鑒別歸檔的科技文件材料有無保存價值，從而確定科技文件材料的取舍，剔除無保存價值的科技文件材料。二是判定科技文件材料價值的大小來確定保管期限的長短，對歸檔的科技文件材料劃出保管期限。三是對已過保管期限的科技檔案要提交鑒定委員會重新進行鑒定，對已失去保存和利用價值的科技檔案要剔除銷毀，對原劃分保管期限不當的科技檔案要重新劃分保管期限。四是根據國家有關保密規定，審查科技檔案的密級劃分，對該解密的予以解密，鑒別、核對歸檔的科技文件材料的完整性和準確性。

五、運用高新技術，實現資源共享

一要利用先進的計算機設備和軟件，將傳統紙質的科技檔案進行數字化，建立科技檔案信息數據庫，實現資源共享。數據庫以文本為主，包括聲像、影像等多種媒介的信息，檢索、分析、復制、利用十分方便。二要建立網絡。由于建立了計算機數據庫，可以比較方便地對各級主管部門的科技檔案信息進行處理，及時補充進數據庫，充分利用計算機網絡的即時性，在網上發布。同時，還可以開展網上咨詢服務工作，為成果的推廣、應用提供快捷方便的信息服務。

六、加強安全保密工作，保障科技檔案信息安全

一要健全和完善科技檔案保密制度。隨著市場經濟體制的建立，科技檔案保密制度需要不斷完善。各單位應依據《水利部保密工作管理規定》和《科學技術保密規定》的要求，建立健全保密制度，加強對水利科技檔案的保密管理，使水利科技檔案保密工作做到有章可循。二要加強涉密科技檔案日常管理。對涉密科技檔案特別是機密科技檔案要單獨保管。在提供利用時，對與所查內容無關的涉密科技檔案進行密封。同時，按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄或卡片，建立涉密檔案統計臺賬和存放地點索引，為科學管理、準確掌握、有效保密創造條件。檔案庫房管理也是保密工作的重要環節，應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。三要嚴格機密檔案利用的逐級審批管理。機密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。機密檔案使用完畢后，應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

七、加強科技檔案編研工作，做好科技檔案信息開發

科技檔案編研工作作為一項科學研究工作，要求所有從事開發科技檔案信息資源編研工作的人員和非檔案部門的技術人員共同參與，這樣可以發揮檔案管理人員和技術人員的協作互補優勢，取得良好的編研效果。科技檔案編研不應關起門來，而要加強館（室）之間的聯合。各單位的科技檔案信息資源在構成狀態、資料信息量、質量上都有較大差異，但又各有特點，各有優勢，如果加強橫向聯合，取長補短，發揮各自優勢，聯合開展科技檔案編研或編研信息交流，實現資源共享，無疑有助于推動科技檔案編研工作，對推進科技檔案產業化也具有積極意義。因此要加強館（室）之間科技檔案編研信息的交流，徹底改變“關門編研”的工作局面，走出一條銳意開拓、聯合編研的工作新路。

八、提高自身素質，塑造科技檔案工作者的良好形象

科技檔案工作者如何才能得到各方面的支持，除靠有關法律法規和規章制度外，還要具備自身的協調能力。科技檔案工作者經常與文字打交道，要有一定的寫作能力。有了一定的文字修養水平，才能將零散的文件材料系統化，直接為各項工作提供優質、高效、深層次的服務。科技檔案工作者要具有應用現代化手段的管理能力。科技檔案部門提供的不只是紙質檔案，還有大量的電子檔案。科技檔案工作者要具備能夠對檔案信息進行數字化處理，能夠快速收集信息，安全保護信息和及時準確提供信息的能力。