淺析新形勢下的檔案管理

李君鳳

（黑龍江省八五四農場檔案室 黑龍江 虎林 158403）

隨著社會的發展，檔案信息是各類信息中最集中、最豐富、數量最大的信息源。因此，加快檔案信息化建設步伐，實現檔案信息資源的社會共享，對于提高檔案管理水平，促進社會主義物質文明、政治文明和精神文明建設，有著重要的作用。筆者認為新形勢下的檔案管理工作應加強以下幾個方面：

一、對檔案管理人員進行培訓

電子文件的管理是一個全新的領域。從事這一新領域的工作，一方面需要文檔人員掌握計算機和操作技能，另一方面要培養他們電子文件規范化管理的意識和能力。電子文件是計算機技術的產物，其形成、管理、利用，其憑證性的實現等各個環節的操作，都離不開計算機及網絡的知識。另外，電子文件的管理需要文檔管理人員與計算機專業人員合作，文檔管理人員必須有一定的計算機及網絡知識，才能與計算機專業人員溝通與交流，共同搞好電子文件的管理。這些知識包括：自動化系統的形成與運行、信息管理方法、基本的系統分析方法、計算機系統的基礎知識，以及電子文件管理研究中的前沿性理論如文件生命周期理論、文檔一體化管理理論、前端控制理論等。國家和地方的有關部門應分期分批組織文秘人員對上述理論知識進行學習，使其計算機網絡知識系統化，增強其電子文件規范化管理的意識，提高其辦公自動化系統的操作能力，使電子文件管理規范化從人員素質方面得到保證。

二、企業檔案信息工作統一管理，形成檔案信息電子化管理

在新形勢下，要突破過去檔案信息管理模式的局限性，將檔案管理應納入到整體管理體系中去，根據實際情況將檔案、信息情報資料進行一體化管理，將有利于知識產權統籌管理。這樣，實際的知識資源管理對象與虛擬的信息網絡技術相結合，整合創新形成整體化的檔案信息資源管理平臺，構建企業自身強有力的知識資源管理拳頭，形成了強大的信息檔案資源庫，使知識資源得以更好的共享，形成高效的、集成化的信息鏈。

檔案信息部門，相當于一個企業中的事業行政部門，具有監督指導各種檔案信息管理工作。檔案管理實際上是對各類信息的篩選與整理，并保存具有社會和經濟價值部分，以便后來工作的參考查證，以便企業持續健康的發展。而用一種現代化的管理技術工具連接各業務工作，數據匯總到檔案信息部門，不僅有監督管理職能，而且是個信息再處理的過程，這一系統管理要堅持技術與管理并重，要以管理統領信息技術應用、以現代信息技術促進管理觀念更新。而對各類信息進行統籌技術處理，不僅節約了企業的成本，也提高了管理效率。

企業以信息化帶動工業化的發展戰略，要求做好電子化檔案信息管理工作，而且其數據量、其現代化的管理方法與技術已大大提高，那么就要求制造業的企業與時俱進，不管是老單位還是新的單位機構都要做好其規劃。各項數字化軟件，最終落腳點到檔案信息網絡服務上來。實現制造信息數字化管理模式，檔案信息不僅應以整合保存各項數據，更應以服務為重點工作。

建立全部電子文件檔案管理，實現信息數字化管理。這是信息技術的革命，也是管理性的革命。電子文件管理模式經歷了“集中”與“分散”管理模式相互博弈的過程。經過近些年實踐的驗證，集中逐漸展現其優勢，它不但有利于電子文件信息的長期保存，還可以有效地解決目前普通存在的檔案信息孤島問題，最大化實現信息資源的共享和傳遞。

三、加強檔案信息人員隊伍建設，樹立檔案信息創新觀念，不斷加強管理人員的檔案信息意識

檔案信息人員第一要有責任心，要勤勞，要有耐心、細心。企業要求檔案信息人員積極收集整理各類信息資料，特別是重要的歷史文件記錄、設計圖紙及憑證資料的收集，要求善于運用現代信息技術和檔案專業知識做好檔案信息服務。

檔案觀念創新要求樹立超前意識，加大檔案信息服務機制的創新力度，最大限度地為企業中心工作服務。檔案信息人員主要職責是收集整理、保管、發布利用各類檔案信息，以其服務企業效益原則。現代企業的發展形勢注定了檔案信息人員僅有檔案信息專業知識已是遠遠不夠的，還需具備與該企業相關的專業基本知識。企業檔案信息人員應積極參與各項工程中去，使其不僅有些專業知識，而且有經營管理經驗，編輯信息等各種能力，這樣才能培養出能適應企業發展的復合型檔案信息管理人才。

檔案信息管理人員應有三種類型，一是檔案信息員，負責企業一般性檔案信息處理；二是專業計算機人員；三是復合型檔案信息人才，此類人員不僅應熟悉國家檔案信息政策法規，而且應具有豐富的檔案信息管理經驗，能運用計算機網絡技術，組織匯總處理并能分析企業各類檔案信息，為企業各項重大決策服務。

企業檔案信息處理部門是企業信息鏈的發動機，其部門人員好似這個企業的信息記錄分析員，企業檔案信息管理執行的過程中，人的因素很重要，包括企業檔案信息人員的素質、技能、責任心等，當然還包含對企業全體員工檔案信息意識的培訓過程。其實企業每個崗位都有著檔案信息職能，進入現代信息時代，企業的每個員工必須要有檔案意識。

四、施行嚴謹管理方法及流程化管理制度，適應新形勢下的企業檔案信息工作

企業的一切活動都有其信息記錄，必須對以后的企業行為產生作用，而這些信息記錄保留不全或遺失，勢必對企業今后的工作產生不良甚至是重大的影響與損失。企業信息檔案是企業生產經營過程中產生具有保存價值的各種資料，其檔案資料雖然是企業各項活動完成后形成的結果，但要先期制定相應的檔案信息管理制度與管理模式。企業可以在檔案信息法律、法規及技術條件允許的范圍內，遵從效益原則，加強企業信息檔案管理職能，不拘一格地選擇適合自身發展的企業檔案信息工作管理模式與方法。

五、加強企業檔案的安全管理

在企業檔案館的管理中，應配備先進的防盜、防火等防范設施，克服麻痹大意思想，杜絕事故隱患。尤其是在檔案信息化管理中，加快各種檔案信息的收集并及時上網通報。網絡技術為企業檔案高效服務提供了最佳的途徑，它打破了時空界限，實現信息的遠程傳播與發布，加快企業檔案信息資源的收集并及時溝通、交流，利用網絡發布信息，使檔案信息資料共享成為現實，可大大提高工作效率。但是個別電腦黑客有可能利用一些破壞程序干擾正常的檔案管理工作，比如說竊取一些珍貴的資料，破壞數據庫，甚至造成無法挽回的損失。因此，在推進信息化的過程中，必須加強計算機信息的安全管理，不斷更新計算機的防病毒能力，加強防范措施，保障資料的安全。

檔案信息工作應順應新形勢下的企業發展規律，結合自身企業的特點與情況，運用適當的檔案信息管理模式與方法，做出適當調整、轉變，以節約成本、提高效益為原則，不斷提高企業檔案信息管理水平。有了企業信息、檔案、情報等統一化管理以現代化信息技術的大力支持，有檔案人員的專業化管理，有了管理制度的完善，檔案信息管理工作就會做得更好。

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