創建省5A級數字檔案館的探索與實踐

陸 堅（太倉市檔案局，江蘇太倉，215400）

2012年4月，太倉市數字檔案館通過了江蘇省5 A級數字檔案館的評審驗收，成為全省首家達到此標準的數字檔案館。數字檔案館是國家數字信息基礎工程，建設數字檔案館工程是知識經濟時代發展的需要，是加快國家信息化步伐的需要，也是我國檔案事業發展的需要，具有深遠的意義。下面筆者結合太倉的建設實例，談談數字檔案館建設過程中的一些經驗和感受。

一、科學規劃，合理布局數字檔案館建設

數字檔案館建設需要完善的標準體系，專用的網絡環境，全面的網絡聯系，人性化的管理平臺與應用系統。

1.完善數字資源建設標準。數字檔案資源建設和管理的標準化是數字檔案館的生命線，是實現數字檔案館基礎功能的最實質性保障措施。太倉市數字檔案館建設結合國家、省、蘇州市相關標準規范，先后出臺《太倉市電子文件歸檔實施意見》、《太倉市文書檔案歸檔文件數字化有關要求和步驟》、《太倉市數字檔案室標準》、《太倉市電子數據備份工作實施方案》等規范性文件，夯實了數字檔案館建設基礎。

2.明確數字檔案館定位。由于環境的千差萬別，數字檔案館建設并不存在一個適用于所有用戶的通用模式，需結合電子政務環境、區域檔案信息化發展程度、上級數字檔案館建設進程等客觀因素，明確自身的定位。因此，太倉在數字檔案館建設上明確了“四個定位”，即檔案信息資源領域明確“中心”定位，是全市檔案信息資源的中心樞紐；電子政務領域明確“后期”定位,是電子政務信息的長久保管循環利用的平臺；信息公開領域明確“銜接”定位,是電子文件進入政府信息公開系統的分流端口；檔案系統領域明確“節點”定位,是江蘇省和蘇州市檔案系統網絡上的一個開放節點。

3.優化數字檔案館功能。數字檔案館功能的實現不僅僅是館藏檔案的數字化，也不只是停留在整個檔案業務流程的計算機化，而是代表了網絡環境下檔案信息資源的整體處理模式。其中“四個開發”是關鍵，即開發B/S架構的館室聯網綜合應用系統，采取集中和分布式并舉的數據庫管理；開發檔案館內部業務管理系統，實現檔案館內業務工作網絡化；開發數字檔案室前置監管系統，實現基層檔案查借閱審批、檔案年檢、接收進館、綜合利用等工作網上辦理；開發電子文件和現行文件管理系統，實現電子文件和現行文件在線接收、鑒定和利用。

太倉市數字檔案館5 A級評估會

4.拓展數字檔案館服務網絡。應用系統的可擴展性是數字檔案館能否良性發展的關鍵，數字檔案館的核心資源在館藏，其服務面應該依托網絡面向基層。太倉對109家基層數字檔案室進行網絡化管理，形成館室一體化的管理模式。同時，建立了數字檔案館與電子政務系統、政府信息公開系統的聯系，形成了電子文件產生、流轉、歸檔、利用、公布的完整體系，確保了檔案信息資源元數據生命周期的完整性。

5.提速檔案數字化進程。數字檔案館的一切活動均是圍繞數字檔案資源而展開的，紙質檔案數字化程度是數字檔案館工作順利進行的基礎和保障。太倉在實現館藏檔案、進館檔案數字化的兩個百分百完成的基礎上，形成了紙質檔案與數字檔案同步建檔、同步檢查、同步進館、同步管理、同步利用的“五同步”現代化檔案管理方式。目前可利用數字化原文達1478萬頁，年均提供服務利用1.5萬余人次。建成 “全市圖片中心”，包含老照片、大事照片、城市風貌等八大專題6.9萬張；建成“全市新聞視頻中心”，記錄時事熱點、關心婁東民生，共有目錄2.7萬條、時長7.5萬分鐘。

二、拓展服務平臺，提升數字檔案館服務能力

數字檔案館尤其是縣級數字檔案館建設要以整合利用數字檔案資源為中心，布局全市，兼顧發展，全面推進區域數字檔案資源共建共享。

1.構建民生資源共建共享體系。民生是檔案資源利用永恒的熱點，如何規范民生檔案建設、高效提供民生資源利用，是考核數字檔案館建設的重要指標。太倉依托“太倉數字檔案室”網絡資源，與市民政局婚姻登記中心合作，建立婚姻登記檔案實時共建、遠程共享新模式，在全國率先實現全市婚姻檔案的實時聯動，形成“兩個窗口、同一資源”的服務體系，有效提升了全市婚姻檔案的利用效率。并以此為模式，全面推進獨生子女、退伍士兵、拆遷、優撫等專題資源的共建共享。

2.優化專題數據庫群架構。專題數據庫建設應針對社會各界對檔案資源的不同需求，不斷提煉篩選、整合優化、充實完善。太倉目前建有民生專題數據庫47個，內容涵蓋了婚姻、獨生子女、退伍士兵、支邊等百姓生產生活的各個領域；另有特色專題數據庫27個，精選書畫、禮品、榮譽、視頻、圖片等彰顯太倉地域特色、展示太倉歷史文化的特色資源庫，服務太倉文化大發展大繁榮。

3.提升檔案信息網站功能。建設好檔案信息網站，既是信息時代對檔案事業發展的要求，也是對數字檔案館服務渠道的必要補充。近期，太倉檔案信息網完成第三次改版，更突出親民、惠民、利民的宗旨，完善15大類44個欄目，增加各類網上展覽70余個，更新欄目內容300余項，2011年全年突破10萬人次。同時，制定了《太倉市檔案信息網信息更新制度》、《太倉市檔案局互聯網網站信息發布和動態監管機制》，為網站的科學管理和穩定發展提供了有效保障。

三、多措并舉，切實強化檔案安全體系

安全是檔案工作的生命線和底線，數字檔案館建設要始終把安全作為一項重要工作同步規劃、同步建設、同步驗收。

1.創新實體檔案安全管理技術。隨著檔案信息化技術的不斷發展，數字檔案館也應被賦予了新的使命，如在實體檔案的安全管理上，如何應用數字檔案館平臺，構建實體檔案、數字檔案的一體化管理，成為檔案界新的研究課題。太倉利用RFID超高頻技術，探索嘗試了檔案實時安全管理，已實現館藏全部珍貴檔案及近萬卷文書檔案的區域定位、實時追蹤、移動終端管理、檔案自動盤庫、可追溯出入庫管理功能，實踐了實體檔案“物聯網”管理，構建了實體檔案—數字檔案—建筑安全系統聯動的檔案管理新模式，延伸了“數字檔案館”、“智能化檔案新館”的發展空間。

2.率先成立電子數據備份中心。電子數據備份的有效實施，是數字檔案館安全穩定可持續發展的前提。經太編辦〔2012〕1號文件批準，太倉市檔案局掛牌成立了江蘇省首個縣級電子數據備份中心，為充分發揮數字檔案館服務大局、服務社會的功能提供了有效保障。目前，備份中心已為太倉120余家單位備份數字檔案1500萬頁。同時，嚴格落實省、蘇州市異地異質備份要求，實現電子數據在蘇州、南京的異地備份。

3.強化檔案安全管理意識。在做好數字檔案館主體建設的同時，太倉市檔案局積極做好了配套管理的規范，制定了計算機管理、信息安全保密等相關制度；加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整和有效；嚴格實行檔案局域網與一切外網物理隔離，確保檔案信息化事業安全穩定發展;建成8臺服務器、磁盤容量66 T、磁帶容量20 T的檔案信息中心，搭建全光纖，雙機冗余熱備環境，保障各項系統穩定運行。

全省信息化工作會議暨數字檔案館建設現場會在太召開，與會代表對檔案資料與政府信息公開自助查閱系統興趣濃厚

四、推進數字檔案館步入良性發展軌道

數字檔案館建設要堅持在服務大局中找準定位，以服務贏得支持，以支持強化保障，從而實現數字檔案館建設的良性發展。

1.贏得領導支持，明確發展方向。各級領導的支持是檔案事業發展的前提，數字檔案館建設需要領導的關心關注和精心指導。國家檔案局局長楊冬權于去年4月第二次親臨太倉，視察數字檔案館建設，褒揚太倉檔案工作做得“有聲有色”，重點要求太倉加快推進數字檔案資源建設，促進太倉在全國率先完成了館藏檔案、進館檔案數字化的兩個百分百。國家檔案局副局長李和平、巡視員王良城、技術部主任付華，也先后蒞臨太倉，為太倉數字檔案館的發展明確了方向。

2.獲得地方配合，優化發展環境。數字檔案館建設的成本投入大大高于傳統檔案館，基本技術設備、運行中所使用的現代化技術都是以巨額資金為支撐。數字檔案館建設必須堅持圍繞中心服務大局，以檔案科技服務區域重點工作。太倉數字檔案館建設先后參與全市電子政務系統的開發，實現電子文件的實時歸檔；參與政府信息公開系統建設，有效推進全市政府信息公開工作；參與行政中心建設規劃，實現“實體集中、資源共享”的管理模式，獲得地方政府的肯定，累計投入建設資金1200余萬元。

太倉市檔案館率先實現了館藏檔案和進館單位檔案數字化的兩個百分百，年均為社會各界提供服務1.5萬余人次

3.深化理論研究，推進持續發展。任何一項工作都要有相應的專業理論作指導，數字檔案館建設尤其是。太倉在實踐中，注重依托數字檔案館的建設，深化相關檔案科技理論的研究，已開展國家級課題研究4個，省級課題研究4個，獲國家、省市各類獎項13個。《基于OAIS模型的縣級數字檔案館建設及核心技術應用研究》、《建立縣級民生檔案資源保障體系的應用研究》、《基于RFID的檔案實時安全管理體系適用性研究》等一批課題成果填補了國內外相關研究領域的空白，為數字檔案館的發展提供了保障。

數字檔案館建設任重而道遠，太倉在數字檔案館功能的優化完善上，在數字檔案資源服務社會的內容和領域上，在電子文件實時歸檔的標準規范制定上，還存在諸多不足，需要向檔案界同仁學習，共同探索實踐，推進基層數字檔案館建設再上新臺階。