高職院校加強聲像檔案管理工作的對策研究

仲文婷

（徐州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 徐州 221140）

聲像檔案是高職院校檔案的重要組成部分，是“以感光記錄、磁記錄和激光記錄為記錄技術(shù)的感光型檔案、磁性型檔案和激光型檔案的總稱，它除了具有傳統(tǒng)檔案的記錄靜止符號和數(shù)字的功能外，還可以記錄圖文、聲音、動畫等音頻信號和視頻信號.”[1]聲像檔案以其直觀性、生動性，真實記錄了學(xué)校人、事、物的面貌，是高職院校歷史和發(fā)展進程最直觀的寫照和縮影，是今后工作的考證和研究依據(jù).但是在各學(xué)校的檔案館室里，這些珍貴的聲像檔案卻往往是收藏匱乏，查找原因并施以解決之策是做好高職院校檔案管理工作迫切需要解決的問題.

1 高職院校聲像檔案管理工作存在問題及成因

高職院校的前身多為中專或幾所中專合并，升格前很少有學(xué)校設(shè)置專門的檔案部門，由學(xué)校辦公室兼任檔案管理部門是曾經(jīng)中專院校或現(xiàn)在仍有少數(shù)高職院校的通常做法.但是辦公室在軟、硬件上都達不到專業(yè)檔案管理的要求，紙質(zhì)檔案還較容易收集保存，但是聲像檔案材料收集有難度，再加上保管不當(dāng)，造成了聲像檔案的破舊、破損、遺漏等等.因此，與普通高校相比，高職院校的聲像檔案管理工作具有特殊性，通過分析其特殊的歷史、現(xiàn)狀，才能在解決問題時做到有的放矢.

1.1 學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，不利于聲像檔案管理工作順利開展

目前，高職院校正處于快速發(fā)展的時期，學(xué)校的各級領(lǐng)導(dǎo)都重視抓教育教學(xué)質(zhì)量，對留下發(fā)展痕跡的檔案工作普遍不重視.在工作中，對文書檔案的管理工作還能給予支持，但對不易收集、分散保管的聲像檔案卻不會費心督促收集，對其重要性也認識不夠，認為只要提供紙質(zhì)檔案就算做完檔案管理工作了.領(lǐng)導(dǎo)從思想和認識上都沒重視聲像檔案工作，各部門負責(zé)檔案管理的人員得不到領(lǐng)導(dǎo)的工作支持，自然對聲像檔案工作有所懈怠，不會去用心收集整理，使聲像檔案材料不完整、不合要求，甚至缺項，給學(xué)校珍貴的檔案資料造成損失.

1.2 聲像檔案管理制度不健全，制約聲像檔案有效歸檔

高職院校的檔案工作都起步較晚，人員、經(jīng)費、專業(yè)設(shè)備設(shè)施等檔案硬件條件較易配備，而檔案管理，特別是聲像檔案管理的一系列規(guī)章制度等檔案軟件的出臺與執(zhí)行卻非一朝一夕能完成.缺乏有力的制度作保證，從部門領(lǐng)導(dǎo)到兼職檔案人員、聲像檔案的制作者都可以按照自己的想法管理檔案，檔案管理混亂，不規(guī)范、不科學(xué).部門領(lǐng)導(dǎo)對聲像檔案管理工作不督促、不支持，聽之任之，部門“聲像檔案處于自由形成、自由處理狀態(tài)”；時間久了，“面對一堆聲像資料，沒有人能說清來龍去脈”；[2]部門兼職檔案員不明確聲像檔案歸檔范圍，造成收集遺漏；聲像檔案制作者沒有制度約束，不清楚提供聲像檔案材料的義務(wù)，將學(xué)校的聲像檔案材料據(jù)為已有，或沒有及時提交檔案人員、移交檔案館室，導(dǎo)致聲像檔案資料流失，給學(xué)校的檔案工作造成損失.

1.3 檔案工作人員素質(zhì)欠佳，影響聲像檔案材料完整歸檔

高職院校升格前往往沒有專職的檔案工作人員，升格成立檔案館室后配備了專職人員.但是，這類檔案工作人員大多是半路出家，本身并不是檔案類專業(yè)或是后續(xù)學(xué)習(xí)，評定檔案系列的職稱.而且，由于多數(shù)高職院校檔案館室人員結(jié)構(gòu)精簡，可能僅1-2名專職工作人員，依靠如此精簡的人員要做好全校的檔案管理工作，當(dāng)然是不可能，因此，在每個部門、院系設(shè)置兼職檔員成為學(xué)樣檔案管理工作的成為高職院的必然選擇.但由此帶來的問題是兼職檔案工作人員本身工作就已經(jīng)滿額，檔案工作只能是附帶完成，工作質(zhì)量無法給予嚴格要求，且兼職檔案工作人員的專業(yè)技術(shù)水平無法保證，僅靠幾次業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不過是杯水車薪，難以解決檔案工作人員素質(zhì)不高，專業(yè)性不強的長久問題，

1.4 聲像檔案來源的多渠道，增加聲像檔案管理工作的難度

在高職院校的實際工作中聲像檔案的形成途徑多樣，除重大活動、會議、工程由學(xué)校宣傳部門制作采集外，更多的是各部門自行采集，材料也掌握在攝錄人員手里，由個人控制.而這些人員多數(shù)情況下不是該部門的兼職檔案人員，檔案部門對于這類聲像歸檔材料難以監(jiān)督和指導(dǎo)，收集的難度、保管的分散和管理的不規(guī)范，導(dǎo)致這部分聲像檔案材料流失嚴重；另外，隨著高職院校改革發(fā)展取得越來越多的成果，電臺、廣播、報紙、網(wǎng)站等社會媒體對學(xué)校的各類新聞報道也日益增多，這類聲像檔案具有很高的保存價值，但由于是學(xué)校外的第三方拍攝制作，又增加了收集歸檔的難度；還有很多記錄學(xué)校不同歷史時期的珍貴老照片、圖片都保存在學(xué)校老領(lǐng)導(dǎo)、老教職工、老校友手里，要尋找這些人或者想辦法征集這類照片，工作亦難，量亦大，收集歸檔不易.

2 加強聲像檔案管理工作的對策

筆者認為，高職院校加強聲像檔案管理工作應(yīng)遵循“統(tǒng)一管理、分類收集”的基本思路：統(tǒng)一管理是對學(xué)校的聲像檔案材料從登記、采集、制作、保管到收集、整理、歸檔、移交的整個過程由檔案館室進行統(tǒng)一督促、指導(dǎo)和管理，各級領(lǐng)導(dǎo)督促，相關(guān)部門條件支持，兼職檔案員積極配合，從源頭到過程多管齊下，防止聲像檔案材料分散流失；分類收集是對學(xué)校的聲像檔案材料進行主體分類，針對聲像檔案形成的重點部門采取一對一的分類指導(dǎo)和歸檔，如學(xué)籍類照片歸口教務(wù)處、會議類錄音歸口辦公室、重大活動照片錄像歸口宣傳部和信息技術(shù)中心、學(xué)生特色活動類照片錄像等歸口學(xué)工部、學(xué)生畢業(yè)照片等歸口院系等等，了解重點聲像檔案形成部門的工作現(xiàn)狀，采取不同方式，有針對性的進行督促指導(dǎo)，聲像檔案管理工作必定能達到事半功倍的歸檔效果.

2.1 加強聲像檔案管理工作宣傳教育，爭取各級領(lǐng)導(dǎo)重視

首先，高職院校應(yīng)通過櫥窗、展板、網(wǎng)絡(luò)，宣傳與檔案管理密切相關(guān)的法律知識，或舉辦學(xué)校圖片檔案展、組織聲像檔案管理講座等多種方式宣傳聲像檔案的重要價值，“使從事新聞、宣傳、文化等工作的人員了解聲像檔案，明確自己在檔案事務(wù)中的權(quán)利和義務(wù)，提高對聲像檔案工作重要性和迫切性的認識，樹立檔案法規(guī)意識，自覺關(guān)心、支持檔案部門工作，積極參與聲像檔案的收集歸檔工作，使全體人員知法懂法，依法治檔.”[3]其次，通過宣傳積極爭取學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)對聲像檔案工作的重視，加深領(lǐng)導(dǎo)對聲像檔案管理工作必要性的認識，加大資金投入，加強人員和設(shè)施配備，為聲像檔案管理工作的有序開展提供軟硬件支持.

2.2 明確聲像檔案歸檔范圍，確保聲像檔案齊全完整

在實際工作中，高職院校聲像檔案以照片、錄像為主，其次是錄音、影片、PPT等，因此，可以在聲像檔案管理制度中給各部門明確需要收集的聲像檔案材料范圍，筆者認為，可以大體分為四類：一是學(xué)校基本資料，包括學(xué)校名稱、標(biāo)識、歷屆主要領(lǐng)導(dǎo)人的照片、校園風(fēng)光、校園基礎(chǔ)建設(shè)過程照片以及學(xué)校影片、PPT等；二是學(xué)校活動資料，包括學(xué)校舉行的重要會議、重大活動、重大工程建設(shè)形成的聲像材料、學(xué)校在涉外活動中形成的聲像材料等；三是上級關(guān)心資料，包括上級領(lǐng)導(dǎo)來學(xué)校視察工作的聲像材料、學(xué)校獲國家省市以上獎杯獎牌和證書的照片等；四是學(xué)生資料，包括學(xué)生學(xué)籍照和畢業(yè)照等照片、學(xué)工部組織開展的學(xué)生活動聲像材料等.通過對聲像檔案歸檔范圍的明確劃分，能夠有針對性的對各部門的聲像檔案管理工作進行督促和指導(dǎo)，有利于各部門在日常工作中做好聲像檔案的收集和保管工作.

2.3 建立聲像檔案收集配套工作制度，從源頭上控制聲像檔案管理過程

聲像檔案的收集是做好聲像檔案管理的基礎(chǔ)工作，通過建立聲像檔案收集工作制度，對收集工作責(zé)任者、收集范圍、技術(shù)要求、收集程序做出明確規(guī)定，達到科學(xué)、規(guī)范、有序收集聲像檔案的目的.同時，還需要建立聲像檔案收集配套制度，即聲像檔案材料預(yù)報制度、聲像檔案材料登記制度、聲像檔案材料報銷簽認制度.

首先，聲像檔案預(yù)報制度，是指聲像檔案形成部門兼職檔案員在日常工作中按照本部門工作計劃和實際工作安排，將可能產(chǎn)生聲像檔案材料的重要會議和活動的時間、地點通報檔案部門，以利于檔案部門對聲像檔案形成過程給予監(jiān)督和指導(dǎo)；其次，聲像檔案材料登記制度，是指部門檔案人員“把聲像檔案材料形成的時間、地點、主要人員、制作責(zé)任人，以及形成的聲像材料種類、數(shù)量、是否原版原件等情況加以記錄，”[4]既便于檔案人員在事后對聲像檔案材料進行收集，也使聲像檔案在移交時有據(jù)可尋，對檔案收集工作進行考量；最后，聲像檔案材料報銷簽認制度，是指檔案部門與財務(wù)處聯(lián)系，形成聲像檔案材料必須由檔案館室簽字才能報銷的工作制度，各部門的聲像檔案材料必須先到檔案館室進行登記后由檔案館室在發(fā)票上簽字蓋章后才能到財務(wù)處報賬.這三個制度分別適用聲像檔案形成前、中、后三個階段制定相應(yīng)要求，有利于檔案館室全面掌握學(xué)校聲像檔案的信息，在進行聲像檔案移交時便于查詢，防止遺漏，保證聲像檔案材料的完整.

2.4 建立檔案目標(biāo)考核責(zé)任制，獎懲結(jié)合推進檔案制度落實

檔案館室作為檔案管理的專職機構(gòu)，在出臺相關(guān)規(guī)章制度的同時，也應(yīng)督促各聲像檔案形成部門建立相應(yīng)的管理制度.并與組織、人事等部門聯(lián)系，把對各部門檔案管理工作的量化考核納入學(xué)校對各部門的綜合考評或干部考核中，建立一套行之有效的制約措施，使各部門明確檔案管理工作不僅是學(xué)校檔案館室的事，也是全校各立檔部門的事情，必須樹立這項工作的全局意識，將檔案工作、特別是聲像檔案管理工作納入本部門的工作計劃，使相關(guān)人員樹立責(zé)任意識，端正工作態(tài)度，提高工作質(zhì)量.同時，按照“獎懲結(jié)合，以獎為主”的原則，強化聲像檔案工作在對各部門的檔案管理量化考評中的分值，加大對考核優(yōu)秀單位的獎勵力度，對未按規(guī)定做好聲像檔案工作的部門進行問責(zé)，絕不姑息.

2.5 提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，調(diào)動聲像檔案管理工作的主觀能動性

高職院校應(yīng)加強對檔案館室的專職人員和兼職檔案人員的專業(yè)知識和技能培訓(xùn).專職人員可安排到校外的檔案機構(gòu)進行系統(tǒng)培訓(xùn)進修，兼職檔案員則在校內(nèi)定期組織培訓(xùn).在專業(yè)知識層面，有針對性地學(xué)習(xí)《檔案法》、《中華人民共和國檔案工作條例》等法律知識，通過培訓(xùn)檔案收集、整理、保管、利用方面的知識，增強檔案人員的責(zé)任心，使他們處處留心聲像檔案的收集；在專業(yè)技能層面，強化聲像檔案攝影、攝像、掃描、翻拍、復(fù)制、修復(fù)等方面的培訓(xùn)，使檔案人員能夠熟練、準(zhǔn)確地掌握攝影、攝像技能，對本部門組織的重大活動、會議能夠親自采集，獲得第一手聲像材料.此外，對于業(yè)務(wù)量大的院系，可以設(shè)置文書和聲像兩名檔案人員，使他們各司其職，并且通過考核評優(yōu)，表彰優(yōu)秀檔案人員，調(diào)動大家工作積極性，促進聲像檔案工作更好開展.

2.6 推進聲像檔案數(shù)字化建設(shè)工作，提高聲像檔案工作的現(xiàn)代化管理水平

在今天的信息時代，數(shù)字化檔案作為傳統(tǒng)檔案管理的發(fā)展方向越來越受到重視，聲像檔案數(shù)字化建設(shè)，是“通過對聲像檔案進行數(shù)字化存儲、管理、維護以及提供聲像檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸、利用服務(wù)，是建立在標(biāo)準(zhǔn)化體系基礎(chǔ)之上的數(shù)字化聲像檔案.”[5]聲像檔案的數(shù)字化建設(shè)能夠有效解決聲像檔案保管條件不利、檢索利用不便等弊端.對聲像檔案進行數(shù)字化管理，在日常工作中能隨時將圖像檔案和錄音錄像檔案提交至學(xué)校檔案軟件系統(tǒng)中，避免了集中處理聲像檔案材料工作量大的情況，又能防止聲像檔案材料流失，而且數(shù)字化聲像檔案存儲量大，保存時間長，不僅保證了聲像檔案質(zhì)量，提高了工作效率，又節(jié)約了存儲成本，一舉數(shù)得，應(yīng)大力推廣.

聲像檔案具有紙質(zhì)檔案不可替代的展現(xiàn)歷史發(fā)展、見證歷史進程的獨特魅力，高職院校一定要重視聲像檔案的作用，不斷總結(jié)經(jīng)驗，摸索方法，持之以恒的做好聲像檔案管理工作，為高職院校的檔案工作添磚加瓦.

〔1〕王艷明,朱潤梅.淺談音像檔案的特性[J].湖北檔案，2006(6):28.

〔2〕陳英姿.淺談高校聲像檔案管理中存在的問題及對策[J].福建醫(yī)科大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2008(3):50.

〔3〕王麗旭.高校如何加強聲像檔案資料的收集及管理[J].太原科技，2008(9):64.

〔4〕梁慧.關(guān)于聲像檔案材料收集工作的探討[J].黑龍江史志，2006(3):33.

〔5〕毛崢嶸.高校聲像檔案數(shù)字化建設(shè)研究[J].浙江師范大學(xué)學(xué)報（自然科學(xué)版），2004(5):213.