館藏資料內涵的界定

尹阿卓

摘要：目前，許多綜合檔案館的資料工作都處在一種尷尬的境地。一方面，隨著信息技術的飛速發展，檔案、圖書、情報之間可以互通有無，不再界限分明，各級檔案館在利用有限的經費收集和購買資料時處于盲目、被動的“跟風”狀態；另一方面，數量日益增多的資料利用率低下。出現這樣的情況原因有多種，諸如對檔案館館藏資料的認識不清，標準、規則缺失，資料內容、結構不全面等問題，而館藏資料內涵如何界定則是其中最關鍵的原因之一。

關鍵詞：檔案館；館藏；資料

中圖分類號：G272文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2012）23-0301-01

館藏資料內涵的界定關系著館藏資料工作的開展，決定著檔案館接收、征集或購買什么樣的資料，而不接收、征集或購買什么樣的資料，及檔案館有限的經費能否得到恰當的運用。

一、對館藏資料的界定

目前，對館藏資料主要有以下幾種說法：

1．從檔案學角度說，資料是指不作為檔案保存的一切公開或內部的出版物和文件。

2．館藏資料是指與館藏檔案有關的，反映本館屬地時空范圍濃郁特色的，配合檔案提供給社會各部門及個人工作、學習和科學研究參考用的材料。

3．館藏資料是一個特定的概念，它是指檔案館收藏的單位或個人在其職能活動中形成的，配合檔案提供給社會各方面工作、研究、學習時參考時使用的一切公開或內部出版物以及文件、檔案的復制件等。

第一種說法是宏觀上相對于整個檔案館體系來說的，含義太廣，實際工作中對于每一個具體檔案館的資料工作沒有現實的指導意義。第二種說法，筆者認為較好地闡述了館藏資料與資料的不同之處，為檔案館的資料工作提供了一個清晰的認識，不足之處在于。第二種說法的作者在界定館藏資料后，其中在購書范圍上指出“檔案館館藏圖書主要應有三類：馬列著作、文史著作、檔案學著作等為第一類；百科全書、辭海、辭源、字典、地圖等工具書為第二類；以本地區的人和事為素材和背景的各種著作、與本館檔案資料有直接關系的其他書籍為第三類。”其中，檔案學著作、辭海、辭源、字典等，所給的館藏資料概念是不能涵蓋其內的，再者，像辭海、辭源這類工具書，檔案館是否有購買的必要還有待商榷。另外，“文史著作”，范圍太廣，在實際工作中也很難界定范圍。第三種說法界定的館藏資料范圍很狹窄，是“檔案館收藏的單位或個人在其職能活動中形成的”，然而在接下來所列舉的八種資料種類遠遠超出其范圍。

二、館藏資料內涵的界定

資料，為工作、生產、學習和科研研究等參考需要而收集或編寫的一切公開或內部資料。通常指書刊、期刊、小冊子、簡訊、匯編、圖表、圖紙等。館藏資料，從整體上說，凡是不作為檔案保存的資料。然而，相對于每一個檔案館來說，在信息爆炸和倡導信息資源共享的時代，收集不作為檔案保存的一切公開或內部的出版物和文件，既不現實也沒必要。眾所周知，我國的每一級檔案館都有相對穩定的接收范圍，館藏資料工作也不例外，它的接收、征集或購買范圍應當與檔案館的級別、檔案工作范圍是相一致的。接收范圍的相對穩定，有利于保存資料的系統性，也可有效地避免檔案館之間館藏資料的重復。《檔案館工作通則》第九條也規定，“檔案館要注意接收和收集與本館館藏檔案有關的各種資料”，“本館館藏檔案有關”的館藏資料不應該是館藏檔案的重復，它是對館藏部分缺失檔案的補充，是對館藏檔案中宏觀內容的細節補充，也是對館藏檔案具體內容的整合和升華。

因此，筆者認為，針對于一個具體的檔案館來說，館藏資料不僅與本館館藏檔案有關，與檔案學、檔案館工作有關，更與其檔案接收的地域界別有關。一個檔案館的館藏資料是指與本館館藏檔案、檔案館工作有關，反映本地域級別特色的各種材料。檔案館資料收集范圍主要包括以下三類：1．與檔案館館藏全宗有關的各種資料；2．研究檔案學和檔案館工作活動范圍的有關資料；3．反映本地區風土人情的各種資料。

同時，還應該意識到，一個檔案館的館藏資料接收或征集范圍會隨著電子時代的來臨趨于逐漸縮小的狀況。被縮小掉的那部分資料并不是檔案館或利用者已不需要，而是由于電子政務的實施，數字化檔案館、圖書館的建設，檔案、文件的數字化，人們可以直接在網絡終端利用，檔案館不需要再接收進館。所以，在館藏資料的接收或征集上，其接收范圍也不是一成不變的。

如此界定館藏資料的內涵，有利于檔案館館藏資料的接收、征集或購買，檔案館的資料工作才能與時俱進，更好地為本地域經濟社會發展服務。

[責任編輯張宇霞]