基于流程管理的圖書館盤存工作研究——以重慶大學圖書館為例

□孫 銳 楊新涯 鄧玲玲

1 引言

流程是一系列完全閉合的、適時執行的、有邏輯性的活動，它服務于以流程為導向的業務對象［1］。流程管理（process management，PM），又稱業務流程管理或企業流程管理（business process management，BPM），是20世紀90年代企業界最早提出，并應用于企業管理的一種新的管理思想和管理方法。流程管理的核心是流程，流程管理的本質是構造卓越的業務流程［2］。一個流程如果能隨著時間的推移，面對種種變化仍能實現效果和效率，則該流程具有適應性［3］。

圖書館的圖書業務流程是圖書館的核心流程，傳統的圖書業務流程是：圖書經資源建設部采集、編目、加工、典藏到外借書庫或者閱覽室提供讀者利用。簡化如圖1：

圖1 單向的圖書業務流程

這是一條單向、開放的流程，不符合流程完全閉合的基本要求。圖書典藏到閱覽室或書庫后沒有相關環節定期對資產進行核查，多年以后圖書實際狀況與圖書管理系統里的數據會有很大出入，因為圖書在利用中存在丟失、報損、調撥、剔舊等損耗，但由于各種原因，不是所有的損耗都能及時發現并據實修改資產狀態，因此無法保證館藏數據與實有資產吻合。讀者根據錯誤的館藏信息在書架上找不到圖書，抱怨因此產生，降低了對圖書館服務的滿意度。同時，沒有準確的資產數據，圖書館無法進行有效的資產管理、員工工作質量管理［4］。理想的圖書業務流程應是一個閉合的、良性循環的流程：圖書經資源建設部采集、編目、加工、典藏到外借書庫或者閱覽室提供讀者利用，相關部門定期進行圖書盤存，并據實完善館藏數據。通過定期的圖書盤存，實現對圖書數據與館藏變化的監控，使館藏情況清楚、正確。簡化如圖2：

圖2 循環的圖書業務流程

2 重慶大學圖書館盤存工作緣起

重慶大學圖書館1930年建館，至今已有80余年的歷史，期間經歷過多次大規模圖書資產調配，如20世紀50年代全國進行院系調整，重慶大學圖書館部分文、法、商、醫圖書也隨著院系調整而調撥給四川大學、四川財經學院等圖書館，對館藏數量有一定影響［5］。2000年重慶大學、重慶建筑大學、重慶建筑專科學校三校合并，三校圖書館的館藏也進行了合并，實行統采統編，設立了四個分館：A區理工分館、B區建筑分館、C區歷史文獻分館、D區虎溪分館，四個分館定位不同，館藏也進行重新配置，各分館既有新建的閱覽室，也撤銷、合并了一部分閱覽室。另外，建館80余年間有多次大規模的捐贈，如80年代贈送西北建筑工程學院，90年代贈重慶城市科技學院、永川水校，以及多次的剔舊報損。經歷了上述變化，圖書館的實有資產與累計資產有了很大的出入，但是數據是否進行了相應的調整，歷時多年，相關工作記錄不完整，無法確認。

90年代初，機讀目錄興起，圖書館開始大規模地回溯書目數據，以便采用計算機管理。重慶大學的機讀目錄是根據卡片目錄進行回溯的，卡片目錄與圖書實物之間的出入沒有能夠在回溯的時候發現并修改，導致圖書利用中數據錯誤、數據不完整、數據缺失等情況屢屢發生。

基于以上原因，重慶大學圖書館的資產狀況不夠明晰，各校區圖書分館的資產沒有可信的數據，而這樣的結果是由于圖書業務流程不完整，只有圖書的編目入庫，缺失已入庫圖書的定期盤點清查環節，無法形成閉合循環的業務流程鏈而造成的。重慶大學圖書館于2009年3月決定對整個資產進行盤點，以徹底摸清圖書館的資產狀況，并將盤存列入日常工作，設置了專門的盤存管理崗位，負責盤存工作的計劃、組織與實施。

3 重慶大學圖書館盤存工作實踐

3.1 盤存管理權限確定

管理權限設定是基于流程和系統設置的安全規則，或者安全策略的重要環節。資源建設部是負責系統地規劃、選擇、收集、組織文獻資源，建立具有特定功能的藏書體系的核心部門，圖書資產的變動狀況理應由資源建設部進行全程的監控，盤存中出現的問題圖書，問題數據也應由資源建設部進行清理解決。因此，重慶大學圖書館確定資源建設部擁有盤存、處理損耗書籍入庫的權限。

3.2 盤存業務系統功能設計

重慶大學圖書館使用的ADLIB2.0系統設計了“盤存工作”功能模塊，下設盤存歷史、盤存設置、進行盤存、盤存審核、損耗書籍入庫、盤存統計查詢6個功能點：

盤存歷史：各館藏地盤存歷史情況顯示和查詢，可以查詢每一次盤存的損耗情況，以及輸出損耗圖書的清單。提供按分館、館藏地檢索。

盤存設置：設置盤存工作的相關參數，如：需要盤存的館藏地、盤存開始和結束的時間、盤存負責人、參與盤存館員等。

進行盤存：具體的盤存操作，有盤存權限的館員才能進行盤存操作。通過掃描圖書的館藏號或條碼號盤點圖書。

盤存審核：盤存負責人審核盤存，并可以在此取消已設置的盤存批次。審核通過的盤存批次狀態為“已審核”，不能再進行“進行盤存”的操作。

損耗書籍入庫：對盤存過程中漏盤的圖書進行入庫操作，需要授權才能操作。盤存損耗的書籍館藏狀態為“盤存損耗”，不會出現在讀者檢索結果列表里，需要進行入庫操作更改館藏狀態后才能檢索利用。

盤存統計查詢：包括盤存工作量統計、盤存損耗書籍分類統計、出版年統計、出版社統計。

3.3 盤存工作組織與開展

3.3.1 盤存方案擬定

盤存方案是整個盤存工作的實施方案，包括盤存方式選定、盤存人員確定及相關部門任務分配，盤存所需設備器材計劃、盤存時間表確定等要素。

（1）盤存方式選定

圖書盤存的方法從盤存的范圍分可分為全面盤存法和抽樣盤存法。全面盤存法是對列入檢查范圍的所有圖書進行全面、徹底的盤點的方法，能夠得出該館藏地實有圖書，損耗圖書的精確數據，能全面了解圖書存在的各種問題，如書目數據錯誤、館藏數據錯誤、數據缺失等情況，并可根據盤存結果對館藏的數據進行完善，能實現重新確認圖書狀態的目標。但是工作量大，時間長，對讀者使用圖書影響大。抽樣盤存法是在列入檢查范圍的圖書中，抽取一部分價值較大、利用率比較高、容易丟失的圖書進行盤點的方法。抽樣盤存法具有針對性強，工作量相對較小，不用搬動所有圖書，盤存時間短，對讀者使用圖書影響小的優點。但是只能得到圖書的損耗率，不能將所有問題圖書數據修改完善，不能完全實現重新確認圖書狀態的目標。

從盤存地點是否接待讀者來分可分為開館盤存法和閉館盤存法。開館盤存法是指盤存過程中，圖書館照常開放，不影響讀者使用圖書的方法。多用于讀者比較少，圖書量較小的館藏地盤存。閉館盤存法是指盤存過程中，圖書館完全閉館，不接待讀者的方法。多用于讀者量大的館藏地盤存，因為讀者量大必然會大量翻動圖書，影響盤存的精確性。

圖書館可以結合盤存目標，選擇不同的盤存方法。重慶大學圖書館針對理工分館多年未進行徹底盤存的事實，采用閉館全面盤存法。

（2）盤存人員及相關部門確定

盤存工作是跨部門的工作，涉及到讀者部、資源建設部、系統部等，工作分工要明確，責任落實到人。同時，溝通協調工作很重要。重慶大學圖書館盤存工作由資源建設部負責，具體包括盤存工作人員培訓、盤存工作組織實施；讀者工作部參加盤存，工作人員參加培訓，準備所需的推車、操作空間等；系統部負責完善系統功能，提供電腦安裝、電源線、網線、條碼閱讀器等相應設備器材準備工作。

至于盤存所需設備器材與時間表的計劃，要綜合考慮盤存館藏地的空間、能夠閉館的時間來安排。空間大可以多安排員工進行盤存，這樣能縮短閉館的時間，所需要的設備器材也就比較多；反之則減少員工，延長閉館的時間。

3.3.2 盤存工作開展

重慶大學圖書館使用的ADLIB2.0系統“進行盤存”功能點通過逐冊掃描館藏號或條碼號進入盤存系統，系統自動添加生成實際資產數，已經外借的圖書自動計入實際資產數據［6］。

盤存工作開展中，最重要的是做好工作的分工與管理，多人在同一個館藏地同時開展盤存工作，對書架進行分配并要做好標記，否則容易漏盤。對有問題的圖書需要分門別類地擺放，方便接下來的處理。重慶大學圖書館使用的ADLIB2.0系統將資產設定為盤存狀態后，不允許對該館藏地的資產進行新增、調撥與修改。因此，問題圖書如：館藏地錯誤、無數據、數據錯誤的圖書處理在盤存結束后進行，都應分開擺放，方便后面的工作。盤存的意義就是在于發現這些問題并及時處理，按問題分開擺放有利于提高處理問題圖書的效率。

3.3.3 盤存結果統計分析

盤存結果統計分析包括圖書損耗率的統計、盤存損耗圖書情況統計分析、損耗原因分析等。

圖書損耗率統計：盤存損耗圖書是指館藏賬面有，但沒有盤存到實物的圖書，系統自動將該書館藏狀態標注為“盤存損耗”。圖書損耗率＝圖書損耗冊數／賬面冊數×100%。如表1：

表1 重慶大學圖書館理工分館盤存情況表

盤存損耗圖書情況統計分析：通過實有資產與賬面資產比對，生成圖書損耗清單，對該圖書清單進行統計分析，可以得出損耗圖書的分類情況，出版年情況，出版社情況，如圖3、圖4：

圖3 自科借書處盤存損耗圖書按年代統計圖

圖4 自科借書處盤存損耗圖書分類統計圖

損耗原因分析是盤存最重要的一環，只有認真分析損耗的原因，才能進行相應的改進，減少損耗，提高圖書館管理質量。通過理工分館的盤存，我們發現造成損耗的主要原因有以三方面：

一是管理不到位，導致相關工作環節沒有落實到位。例如：圖書捐贈、剔舊、報損后沒有按照要求及時進行館藏數據的修改；圖書館內部借書管理比較混亂，缺乏相應的制度約束；圖書附件缺乏有效的管理，導致主書與附件分離，附件還架困難。

二是數據回溯不完善，導致部分圖書不能提供檢索，變成死書。理工分館的盤存中發現有近2萬冊圖書是數據回溯時遺漏了的。數據缺失，讀者就無法檢索，形成死書，造成圖書資產浪費。

三是數據錯誤沒有及時發現并更改。館藏號與書名不相符、條碼號錯誤等問題也比較常見。

4 結語

盤存工作是圖書館應定期開展的一項日常工作，是圖書館圖書業務流程不可缺少的一個工作環節，圖書的定期盤存是對館藏種種變化的監測，從“采編典流”的單向流動，變成“采編典流盤”的循環流動，實現了整體文獻管理水平的提升，利于提高圖書館資產管理、員工工作質量管理的管理水平。但是目前尚未受到圖書館行業的普遍關注，也缺乏廣泛的實踐，對盤存工作的研究急待深入。

1 貝克爾（BeckeGJ）等著；劉樣艷，薄玉秋譯.業務流程管理.北京：清華大學出版社，2004：4－5

2 李明子.現代管理的新理念——流程管理.中華護理雜志，2005（12）：956－958

3 柳瑞禹等.現代工程與施工企業管理，北京：科學出版社，2010：289－295

4 陳國剛.圖書資產的清查與管理.圖書館界，2010（4）：63－65

5 彭曉東.重慶大學圖書館八十年.重慶：重慶大學出版社，2011：43－58

6 重慶大學圖書館.重慶大學數字圖書館業務系統.［2010－12－04］.http：／／202.202.12.43：9081／open／bin／libMain.html