基于工作流的高職院校固定資產管理系統設計與實現

朱陽端，周四望，張冬平

(1.湖南大學軟件學院，長沙 410082;2.長沙航空職業技術學院，長沙 410124)

隨著高職教育的不斷發展，高職院校固定資產不斷增加，有的院校從辦學初的幾千萬資產增加到幾十億資產。而資產的種類、數量和價值不斷增加，固定資產管理中出現的問題也越來越多，特別是在分校區的辦學模式下，固定資產形成了規模大、區域分散的特點。但這些管理工作都具有相對固定的程序和規則，許多院校目前在這些工作主要依靠人工完成，存在有很多繁瑣的程序和領導審批簽流程，給工作帶來了很大的麻煩。［1］

工作流管理技術，作為一門面向過程建模、優化、執行與監控的技術，開始表現出其強盛的生命力。隨著工作流技術的發展，工作流技術已被廣泛應用于辦公領域，如保險、銀行、法院，同時還逐漸擴展應用于工業和制造業領域等。［2－3］工作流的概念最初起源于辦公自動化領域和生產組織，它主要是一個將日常工作和日常活動的固定程序分解成一系列明確定義的任務，然后在按照具有一定的固定程序來執行這些任務。這種流程式的管理特點很適合高職院校固定資產管理。

因此，研究一套基于工作流的固定資產管理系統，必將大大提高高職院校固定資產管理的辦公效率和管理水平，同時也使學校的管理趨于規范化。

1 基于工作流的固定資產管理系統的需求分析

1.1 業務需求分析

高職院校固定資產管理系統主要是以建立資產臺賬為基礎，依托學校的“校園網”將固定資產日常使用、維護、清理、核算、報廢等全過程都納入系統管理，方便處理資產的增加、減少、變更、維修、報廢等的日常管理業務，還能完成資產清查、核算以及資產的統計分析與上報數據等功能，把靜態的資產管理變為動態管理，使資產的增、減、調撥、折舊、流向等過程處于實時受控狀態，同時還把資產清查與成本核算考慮在內，保證資產管理部門的資產賬與財務審計后的帳、卡、物是一一對應的。具體業務流程如圖1所示。資產購入(使用)后建立的卡片如圖2所示。資產調撥業務流程如圖3所示。

圖1 固定資產管理業務流程圖

圖2 固定資產登記卡片

圖3 資產調撥業務流程圖

1.2 功能需求分析

固定資產管理是學校管理的重要組成部分，固定資產具有價值高，生命周期長，難以管理等特點。為了解決這些問題，學校的固定資產管理系統應包括資產增加、報廢、變更、毀損、借出、歸還、折舊、管理人員設定、分配使用部門、使用部門變更、資產在部門間調換、各種報表打印、組合查詢等。對于每一固定資產，都可以檢查出資產購買計劃、購入、入帳、投入使用、使用部門、折舊情況、以至退出使用等詳細的記錄。基于工作流的固定資產管理系統，應該把分散的管理信息集合起來，按工作流程組合成一個具有整體功能的管理平臺，具體應具有以下功能:

(1)提供資產及設備檔案管理，支持資產及設備的增加、刪除、修改、拆分、圖片資料和其他基本的管理，并能進行批量更改、借調、轉移、刪除實用程序操作。

(2)提供資產及設備借調、維修和條碼標簽管理。系統支持資產和設備庫存、折舊管理功能，并提供自動化的會計折舊，可用于部署資產和設備管理、財務統計分析等方面。

(3)支持資產信息統計功能，包括分部門、類別、資產配件、圖片、借調、傳輸、維修、匯總統計、月報表統計等功能、并支持實時模糊查詢的功能。

(4)支持手持條碼機盤點和手工盤點或混合盤點，大大提高盤點效率及降低盤點成本。

(5)支持自定義的審核流程管理，并為不同的操作角色分配不同的審核權限。

(6)要能跟蹤更改的固定資產歷史記錄、多用戶權限管理和部門所屬瀏覽和編輯權限管理、樹狀資產信息瀏覽，樹狀數據字典維護，智能輸入，備份和恢復，以及強大的報表和模糊查詢的記錄功能。

(7)支持資產記錄的批量添加、刪除、轉移。記錄復制新的、動態的打印自定義報表等，具有操作簡單特點。

2 基于工作流的固定資產管理系統設計與實現

通過前面對高職院校固定資產管理的需求分析，提出系統基于工作流的管理思想構建構架設計，各級用戶通過網絡平臺進行信息查詢、業務辦理;管理的對象涵蓋了學校各類固定資產，包括房屋及構筑物、教學科研儀器設備、辦公設備、后勤設備、圖書等;通過條形碼標簽與讀寫器記錄、采集資產管理對象相關信息，輕松實現資產入庫、盤查、跟蹤、定位;通過對系統的設計，實現所有資產的增加、驗收、處置、分布、調劑、變動、清查、報廢、統計、分析、賬目圖表、上報數據等全過程的計算機處理。同時，支持自定義的審核流程管理，并為不同的操作角色分配不同的審核權限。［4］部門的工作人員使用該系統能夠完成的固定資產的日常管理工作，全面提高了工作效率，實現信息的自動交換、共享、交流和協作門戶，實現學校固定資產管理的網絡化和現代化。

2.1 系統技術架構設計

根據各業務部門的用戶需求和信息技術的發展現狀和趨勢，系統管理軟件采用三層C/S的框架結構，編程語言用 C#編寫，開發環境采用 VS 2005，其中協作門戶和即時消息采用三層 B/S的框架結構。數據庫采用SQL Server2005(也可以是SQL Server2008)數據庫服務器。客戶端操作系統是 WinXP/Win2000/Win2003/Winvista/Win7。服務組件是 Microsoft.Net Framework 2.0 Runtime，Microsoft IIS 6.0以上，瀏覽器采用 Internet Explorer 6.0 及以上版本。［5］

圖4 系統架構的分層式結構圖

三層架構如圖4所示，將應用功能分成表示層、業務邏輯層和數據訪問層三層。對這三層進行明確分割，并在邏輯上使其獨立。表示層負責與客戶交互，并將客戶的請求向業務邏輯層提交;業務邏輯層主要是響應表示層的請求，執行任務，從數據訪問層提取數據，并將數據回傳給表示層，本層封裝了應用系統的商業邏輯;數據訪問層主要是和業務邏輯層交互，負責數據的存儲，維護和檢索。

2.2 系統部署架構設計

整個應用服務部署在學校網絡中心機房的一臺或多臺應用服務器。系統中的Web服務器、數據庫服務需要部署一個或多個應用服務器組成的群集上。當系統應用服務器在服務器中硬件或軟件發生故障時，該服務器的集群功能將用戶的請求將被重定向到另一臺服務器群集，以確保重要的應用，用戶通過重要應用訪問不間斷來保護系統每天不間斷地訪問24運行。

系統用戶直接訪問該系統可以通過校園局域網和廣域網或VPN專用網來訪問。系統架構部署撲拓如圖5所示。

圖5 系統部署架構拓樸圖

系統平臺的基礎設施有:web服務器、應用服務器、微機、條碼識讀設備、條碼打印機、操作系統、網絡系統等;該數據庫用于存放系統產生的所有業務數據、數據服務，并提供各部門固定資產管理的基礎數據依據。服務器的系統應用提供一個穩定，高效的運行平臺。

2.3 系統工作流設計

2.3.1 新建流程

創建工作流程主要包括:定義流程名稱、工作流的類型、選擇流程三方面。該流程的名稱是用于標識流程，例如資產減少(報廢)流程、資產報修申請流程;工作流的類型是指固定的流程或自由流程;流程步驟是指該流程具體要經過的處理人、部門、要辦理的工作和具體處理的表單;流程文件主要是指在模板庫中選擇流程中所涉及到的文件的模版，例如資產減少(報廢)表單表單、資產增加(驗收)申請表單、資產轉移申請表單等。

2.3.2 管理流程

(1)修改流程屬性。對己創建工作流的屬性進行編輯和修改，包括修改:流程的名稱、流程類型、選用的表單等屬性。編輯流程后可以使用提交來保存。［6］

(2)編輯步驟。步驟也叫活動，編輯流程在流程編輯器里完成，流程編輯器(Process Editor)是為用戶提供的一個流程建模工具，通過可視化的方式建立了各種業務流程，并且在數據庫中進行統一管理。它通過圖形化操作界面，協助流程規劃者設計符合學校固定資產管理需求的各類流程，并完成業務流程運轉過程中所需的表單、流程變量、條件判斷、參與者設置等，提供流程發布工具，支持版本控制。通過與合并后的組織建模，可以很容易地和準確地選擇參加執行每一項活動的參與者。

將編輯步驟分為:建新流程－指定開始與結束節點－編輯活動－各個活動排列好前后邏輯關系－用流程連接線從首節點到未結點－為每個節點參與者指定類型及所涉及到的表單－編輯無誤－保存－發布(自定義發布版本號，這里是1.0)即可使用，學院固定資產報廢管理流程圖如圖6所示。

圖6 固定資產報廢流程設計

這些工作流中的活動按照部門的業務需求的變化而變化，是一個可視化的拖拉圖形設計模式，讓用戶最簡單，最直觀的方式進行業務流程設計、表單綁定，結合實際業務工作流程模式的條件來判斷設定的流轉方向等。如果重組服務節點，系統將自動按照新的業務活動的工作流程，來完成的任務的執行順序，無須進一步以傳統的方式更改代碼實現，既方便又直觀，從而大大提高了生產效率。

2.4 系統實現

2.4.1 系統登錄

打開系統客戶端后，系統會首先提示用戶登錄。通過下拉菜單可選擇分配好的用戶(后勤管理處對各資產管理用戶通過后臺分了相應的用戶)進行登陸，默認初始密碼是123456，登陸后可以通過系統進行修改。另一種方式是，通過選擇記住密碼，以后每次啟動客戶端將自動使用默認同戶名與密碼登陸，從而實現自動登陸，如圖7所示。

圖7 登陸系統的界面

2.4.2 固定資產調拔(可以批量移交)

以固定資產調拔為例，依據調撥業務流程(見圖3)設計的工作流程第一步，先二級單位資產管理員進入系統，選擇要調撥的資產記錄后點“批量移交”。填后好接收部門的信息后“保存”，如圖8所示。

圖8 批量調撥單

2.4.3 后勤管理處固定資產管理員審核調撥

按照系統設計工作流程，后勤管理處固定資產管理員登錄系統可以對調撥固定資產進行審批。由于這兩件調撥固定資產價值大于5萬(如果小于直接按“審核確認”完成調撥的審核操作)，需交由主管院領導審批，所以這里選擇“院領導審批”按鈕，彈出院領導審批對話框，填寫完成后點“提交”按鈕，上交給院領導審批，如圖9所示。

圖9 提交院領導審批單

2.4.4 領導審批調撥

按照系統設計工作流程，由于這兩件調撥固定資產價值大于5萬，院領導使用自己的系統賬號登錄系統，選擇“審核管理”，點“審核確認”完成審批調撥。這里還可以“反審核”可以對已審批的記錄進行反審批，如圖10所示。

圖10 領導審批操作界面

2.4.5 相關工作流程

在工作流程的執行過程中，紅色節點為當前的活躍節點。每當完成一項審批或其他操作就會執行下一步，直至流程結束，如圖11－13所示。

圖11 調撥工作流程第一步

圖12 調撥工作流程第二步

圖13 調撥工作流程第三步

每個活動節點都必須設定對應的活動域，活動域即為所掛接的表單，對應表單中的固定資產屬性那些是可操作的，那些是不能操作的，可以對這些屬性進行添加和刪除，確定之后在流程過程中對應的表單里的有些屬性就為可以操作狀態。

3 結束語

高職院校不斷的發展，固定資產管理形成了資產的種類多、規模大、區域分散等特點。通過對某高校固定資產管理的研究與分析，闡述了基于工作流的高職院校固定資產管理系統的設計與實現。解決固定資產登記和報賬時往返于多部門之間的煩瑣過程，從而規范高職院校的固定資產管理的流程，提高院校資產管理部門的管理水平。

［1］任兩品.基于工作流的高校固定資產管理系統研究［D］.武漢:武漢理工大學，2005.

［2］廖揚振.基于工作流的倉庫備用物料信息管理系統的研究與設計［D］.武漢:武漢理工大學，2011.

［3］付白音太.基于工作流的烏海學院后勤固定資產管理系統的設計與實現［D］.沈陽:東北大學，2009.

［4］趙文，胡文蕙，張世餛等.工作流模型的研究與應用［J］.軟件學報，2003，(6).

［5］Workflow Management Coalition.Workflow proeess definition Interfaee－XML process definition language［R］.Newyork:Workflow Management Coalition，2000.

［6］PETKOV S，OREN E，HALLER A.Aspects in workflow management［R］.Galway:DERI，National University of Ireland，2005.