綠化檔案管理探索與實踐

項 頡（常熟市虞山風景區管理處，江蘇常熟，215500）

一、綠化檔案的特性

與其他檔案相比，綠化檔案有著自身的特性，主要體現在如下幾個方面：

首先，綠化檔案所涉及的內容十分廣泛。綠化檔案所涉及到的部門眾多，我國綠化管理委員會根據我國相關法律法規的規定，頒布了一系列與綠化相關的規章制度，如《部門綠化分工負責》等文件。這些規章制度規定，綠化事業與農林部門、交通運輸部門、工程建設部門、企事業單位等都有著密切的聯系，都需建立相關的綠化檔案。另外，園林建設所涉及的文物保護、園林設計等方面的綠化情況更為復雜，所涉及的內容也更多。

其次，綠化檔案所涉及的內容十分專業。綠化工程是一項綜合性很強的工程項目，不僅所涉及內容廣泛，而且這些工程內容也有著十分專業的特征。在國家相關法規的指導之下，綠化工作人員需要精準地認知工程的設計、執行、管理控制等情況，并做好相關記錄。在后期也要對工程的使用情況進行評估，并進一步補充檔案資料。

最后，綠化檔案具有多種表現形式。與其他檔案資料相比，綠化檔案資料的載體形式具有多樣化的特性，不僅有傳統的紙質形式，而且電子檔案、實物檔案等也大量產生。

二、加強綠化檔案管理的重要意義

綠化檔案對于經濟社會的發展具有十分重要的作用，綠化管理部門都建立了自身的綠化檔案，起到了促進社會綠色健康發展的作用。其中，與綠色檔案關系最為密切的園林部門，其所建立的綠化檔案在城市建設當中所起到的作用尤為突出。

首先，綠化檔案給予綠色科技開發與采用以重要支撐。綠色工程堅持低成本、高產出的設計與施工理念，因此對科學技術的需求就顯得特別迫切，也使得綠化科技檔案成為了綠色檔案的重要組成部分。例如，不少綠化相關部門積極探索樹木的病蟲害防治技術，并在研發過程中對相關參數進行了記錄與分析，從而切實地豐富了綠色檔案的內容，也很大程度上促進了科技研發工作的開展。

其次，綠化檔案能夠為社會帶來十分顯著的經濟效益。與推動科技進步類似，綠化檔案不僅僅是對歷史資料的記錄，更是可以運用這些資料對后期綠色工程提供借鑒與指導。事實上，綠化工程的設計、施工、擴建等事項都需要借鑒已有的綠化檔案資料。利用綠化檔案資料可以提高施工效率，提升收益水平。例如，關于苗圃花室的設計方案往往需借鑒已有檔案資料，以保障方案更加科學合理。

最后，綠化檔案能夠為社會帶來總體效益的提升。經濟效益僅是綠化檔案優越性的初步體現，而伴隨這種經濟效益的不斷擴展，必然帶來了整體社會效益的提升，也帶動了社會綠化環境更為美觀宜人。

三、常熟市虞山風景區管理處綠化檔案管理現狀

目前盡管我單位綠化檔案的管理工作取得了不小的進展，但仍存在著不少問題，而這也使得綠化檔案自身作用的發揮不盡如人意。具體看來，單位綠化檔案管理呈如下現狀：

首先，由于綠化檔案建檔工作起步較晚，致使單位的綠化檔案與文書檔案、人事檔案、設備檔案和會計檔案等其他檔案相較，其相關的編制與管理體系不夠完善。由于綠化檔案所涉及的部門眾多，使得這種單一部門的管理難以實現對檔案來自多部門的快速協調，檔案管理部門不能夠及時了解綠化工程的進展，導致了檔案管理的不善，許多資料散放在各部門人員手里，收集不及時、完整，有不少檔案未能匯總到檔案管理部門，甚至出現丟失現象。因此，目前檔案管理體系不完善制約了檔案的利用效率。

其次，相關部門和人員對綠化檔案的重視程度不夠。盡管綠化檔案對于綠色工程的建設具有十分重要的指導作用，但由于受傳統計劃經濟思想的影響，不少工程建設人員對已有檔案資料并不重視，工程的建設仍然以領導人員拍板或參考其他相關工程的做法而決定。有的工程從開始就沒有完整的手續，缺乏工程立項的第一手資料，而等工程完工后就認為任務完成，有關的文件資料更是隨手亂放，許多施工人員沒有及時歸檔的概念，使得檔案管理部門苦心管理的綠化檔案的價值作用從綠色工程建設伊始就遭到忽視。

最后，綠化檔案管理部門對相關法律不夠了解，從而使得在具體管理工作中缺乏正確的法律引導。事實上，綠化檔案管理部門負責全部綠化檔案的收集與管理工作，責任重大，而相關管理人員的法律意識淡薄使得這種管理極易出現差錯，輕則導致檔案利用效率下降，重則導致檔案丟失，造成不可估量的損失。

四、提升綠化檔案管理水平的幾點措施

1.綠化檔案管理人員要通力合作。綠化檔案的形成涉及諸多學科，并且形成過程又包含了多個步驟，十分繁瑣，因此，建立一支具有較高業務水平的檔案編制小組，并對小組人員之間的合作進行合理分工，顯得尤為必要。

我們成立并完善了自上而下的檔案管理網絡體系，每個部門都設立兼職檔案管理員，定期召開會議進行溝通分工。并對檔案的門類進行更細化的編制，專門設立綠化檔案門類，把綠化檔案納入單位檔案管理網絡。

2.對綠化工程的建設過程進行及時的追蹤，確保編制資料不會出現遺漏。綠化工程往往跨時長、階段多，而且在不同的階段上也安排著多種不同的任務。檔案編制工作的資料收集應充分了解工程的階段劃分，并針對不同的階段特征進行特定的資料收集與處理。具體做法是每一個綠化工程動工，項目部門都設立一名資料員，自始至終負責工程各類原始資料的收集、整理和保管，工程完工后將全部資料移交檔案管理部門，確保綠化檔案的準確和完整。

3.對綠化檔案管理工作進行法制化管理。綠化檔案對于城市建設而言具有不可替代的重要性，而檔案管理部門又具有單一性且相對弱勢的特征，不合理的管理會導致檔案的遺失，造成不可彌補的損失。因此，要注重組織檔案管理人員學習檔案法律法規，強化其法律意識，組織有關人員定期到相關部門進行檔案培訓，提高其檔案專業技術水平，切實提升綠化檔案管理水平。

[1]王麗萍.信息技術與園林綠化現代化[J].上海建設科技，2005年第4 期。

[2]吳隨英.淺談園林綠化檔案的管理[J].山東檔案，2010年第3 期。