做好檔案鑒定銷毀工作提高企業檔案管理水平

巨衛紅（南京市自來水總公司，江蘇南京，210002）

館藏檔案的鑒定與銷毀是檔案管理工作中不可缺少的一個環節，是提高檔案管理水平的一個重要保證。當前，大多數企業的檔案工作者都非常重視檔案的現代化管理、數字化運用，對檔案的收集與利用都做得十分細致和到位，但對于已經入庫多年案卷的時效性、實用性的鑒定和對保管期限已滿的案卷的鑒定與銷毀，卻成了檔案管理工作中相對薄弱的環節。如何提高館藏案卷的質量，優化檔案庫藏，擴大檔案信息的儲存量和強化館藏檔案的生命力，保證所提供的檔案信息內容準確、全面，可利用的價值高、時效強，是當前我們檔案工作者不容忽視且必須認真思考與解決的問題。

一、做好館藏檔案的鑒定與銷毀工作是提高企業檔案管理水平的重要保證

1.做好企業檔案鑒定與銷毀工作有利于提高館藏案卷的質量和利用價值。

眾所周知，評價一個企業檔案管理水平的高低與館藏是否豐富，并不是其館藏的案卷數量越多越好，信息量越大越好，而是要看館藏案卷可供利用的信息的價值大小。定期對館藏案卷進行有計劃的鑒定，及時把已變更的、失效的案卷或案卷中的部分已失去價值的檔案信息剔除，可以保證案卷內容的準確性、時效性，同時也提高了案卷的質量與利用價值，避免了提供失效或不準的檔案信息，給企業或社會造成不必要的損失。

我們南京市自來水總公司是市政建設的一個重要組成部分，地下管線的管理與施工是我們企業工作的重點之一，而管線檔案的管理就是我們企業檔案工作的核心部分。定期地、有計劃地對管線竣工等館藏檔案進行鑒定和剔舊，做好查全補遺，以新替舊，是保證本企業館藏檔案完整、準確、時效性強的重要手段之一。

2.做好企業檔案鑒定與銷毀工作有利于增強館藏案卷的生命力與活力。

企業館藏檔案中，有部分保管期限已滿或即將到期的案卷。在對這類檔案的鑒定過程中，有一些案卷或案卷中的部分信息，經過重新鑒定后還有利用價值，這類檔案信息將被保留下來，對其重新設立保管期限并再經分類建檔保存。通過這一做法，不僅避免了有價檔案信息的流失，也賦予了這類檔案新的生命力，同時對于企業檔案館編研工作，從事組織機構沿革、大事記編寫等也提供了方便。長此以往，企業館藏的檔案信息得以最大限度的發揮效用，檔案的利用率大大提高，館藏檔案變得更加有生機和活力。

3.做好企業檔案鑒定與銷毀工作有利于企業檔案館節約資源優化管理。

及時做好企業館藏檔案的鑒定和銷毀工作，可以解決館藏數量日益見多，而館藏質量難以保證的問題，同時也可以減少不必要的人力、物力和財力投入，節省資源，減輕庫房壓力。同時通過對館藏案卷的有效保護，也有利于優化檔案館資源，提高企業檔案管理水平。

二、企業檔案管理中鑒定與銷毀工作面臨的問題與原因

1.館藏檔案鑒定與銷毀工作不及時，庫房容量不夠，企業檔案館藏優化不到位

我們南京自來水總公司是具有80多年歷史的老企業。企業檔案館藏數量較大，由于各個時期的歷史背景以及人們的思想認知不同，對各種類型檔案的價值認識和重視程度也有所不同，在入庫保存的大量案卷中，一些失去保存價值的案卷或文件信息被無限期地保留下來。還有部分保管期限已滿卻未被及時鑒定的案卷也只好無限期地滯留在館內，而一些有價值的檔案信息卻被掩埋其中。隨著時間的推移，館藏檔案漸漸變得臃腫繁雜，利用率隨之降低。而又因不能做到及時銷毀保管期限已滿的檔案，檔案庫房變得容量不夠，得不到吐故納新，使得館藏檔案優化很難到位。

2.保管期限的規定不嚴密，檔案的生存期難以鑒定

我國的鑒定理論一直以來都側重于對鑒定的原則、一般分析方法、保管期限和保管期限表以及鑒定工作組織的研究，而對檔案鑒定中的一些基本理論和應用技術研究得不夠，這在實際工作中就顯得空泛，缺乏足夠的實用性，可操作性不強。2006年12月8日，國家檔案局審議通過了《機關文件材料歸檔范圍和文件檔案保管期限規定》，這一規定雖然在內容上有所調整，在實際工作中只起到指明方向的作用。但因范圍大，而變化幅度不大，細節不夠具體，很難完全應用到日常工作中。因此，目前企業檔案的保管期限的規定都存在著一些問題，寧長勿短，生怕劃錯，就高不就低，本屬于短期保管的檔案，也盡量往長期中期組卷等等，這樣既影響了案卷質量，也給鑒定工作帶來了難度，不利于檔案優化原則。

3.沒有穩定的鑒定工作小組

企業檔案鑒定工作的開展，其重要一環就是鑒定工作小組的建立。而企業館藏檔案專業性強、學科雜，必須建立起一支有權威、學術性強的鑒定工作小組，才能滿足企業館藏檔案的鑒定要求。這就必須在企業中選出一批各專業學科的帶頭人、學術專家。由于這些專家都是企業的精英，日常工作繁忙，流動性大，甚至于身兼數職，要他們長期與檔案部門合作，為館藏檔案做鑒定，也不是一件容易的事，它需要有企業領導強有力的支持與重視。因此企業檔案鑒定時，往往是先由檔案部門工作人員，將保管期限已滿，或已有替代案卷的檔案挑選出來，再臨時成立一個由企業內各學科專家和檔案人員組成的鑒定工作小組，對檔案進行鑒定。長此以往就造成了企業館藏檔案鑒定工作不定期，連帶銷毀案卷不及時，檔案館負荷過重的現象。

4.費時費事，見效不快

現階段的企業檔案價值鑒定主要有兩個鑒定程序。第一，是在文件立卷歸檔之時，由文書部門或業務部門分別對文件進行保存價值的鑒定，這是整個文件生命周期中最主要和最重要的一次鑒定關。第二，是檔案在其保存期滿之時，由檔案鑒定工作小組對立卷歸檔時確定的保管期限進行檢查，適當調整部分檔案的保管期限，確定哪些可以銷毀并登記造冊。這樣的鑒定程序在一定程度上保證了館藏檔案的質量。但這項工作極其耗費時間，對鑒定工作者要求極高，難度很大，工作量大，取得的效果也不明顯。常常是檔案館花大量的人力、物力、時間在對館藏文件進行排查、剔舊、鑒定，工期很長，卻沒什么業績，還要承擔鑒定失誤的責任，檔案工作者有勞而無功的思想情緒，影響了他們的工作熱情。

三、改善檔案鑒定與銷毀工作現狀，提高企業檔案管理工作水平

1.正確認識企業檔案鑒定與銷毀工作的意義和地位

長期以來，我們對鑒定與銷毀工作的意義與地位的認識相對不足，僅僅將其作為檔案工作的一個業務環節，沒有在檔案工作中突出其特殊的作用，因此并沒有從根本上改變鑒定工作相對薄弱的現象。所以，我們必須端正態度，重新認識檔案鑒定與銷毀工作的重大意義，強化企業領導對檔案鑒定工作重要性的認知，將其做為檔案工作的核心加以對待，同時把鑒定與銷毀工作納入企業對檔案部門工作的考核項目之中，切實推動企業檔案鑒定與銷毀工作有計劃、有目標地順利進行。

2.建立一支穩定的能真正發揮作用的專業檔案鑒定工作小組

首先建立起一支有權威、學術性強的鑒定工作小組，它必須由企業內各學科的學術帶頭人和檔案部門的工作人員及企業分管領導組成，只有這樣才能滿足企業檔案專業性強、業務要求高的需要，避免鑒定不準確，給企業帶來不必要的損失。其次，在建立好企業檔案鑒定與銷毀工作制度的前提下，定期、及時地組織鑒定工作小組成員開展鑒定工作，并把這項工作納入鑒定小組每個成員的工作日程和考核中去，形成制度，從而促進企業檔案鑒定與銷毀工作的順利進行。第三，對鑒定工作小組的成員情況也應定期審查和考核，做到查勤不缺，杜絕名存實亡的現象。

3.健全完善企業檔案鑒定標準，確保鑒定具有可操作性

首先，制定本企業《檔案鑒定與銷毀工作制度》，明確規定鑒定與銷毀工作的流程與職責，使企業檔案鑒定與銷毀工作程序化、科學化、標準化。其次，在國家檔案局通過的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》 的基礎上，并在上級檔案部門的指導下，根據本企業的實際情況，結合同行業的工作經驗，重新建立或完善本企業的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期規定》，使企業檔案鑒定與銷毀工作有標準可行，有法規可依。第三，根據企業具體的情況采取劃限與標時法相結合的方式，制定條款詳細明確的《保管期限表》，標明檔案保管的具體期限，可以使檔案人員在具體操作時更易把握，讓鑒定人員在操作時有明確的標準可以參照，從而提高檔案鑒定的效率與質量。

4.制作替代檔案資料目錄，提高館藏檔案的生命力

眾所周知，檔案部門收集的檔案資料中有部分檔案資料會有新資料代替舊資料的現象，比如企業的工作標準或某管線工程在不同時間、同一地點的工程資料等。像這類檔案資料，在進館時，我們劃定的保管期限通常都是永久或長期，但當我們又收到同樣名稱或同一地點的檔案資料時，就應該專門建立一個新目錄，將新舊案卷對應地登錄在一起，并將其異同點記錄在案，以便在集中對館藏檔案鑒定時起到比照和參考的作用，從而保證鑒定工作的準確性和時效性，避免沒有保存價值的檔案無限期地保存下來，造成館藏負擔加重。

檔案鑒定的任務是將檔案由龐雜狀態轉化為優質狀態, 旨在使檔案存儲優化,確保重要檔案完整，節約管理上的人力、物力、財力，便于重要檔案的保管和利用。因此，檔案鑒定與銷毀工作是檔案工作十分重要的一個環節。正確地按照案卷的利用價值，分別處理，加強鑒定，剔除到期或被代替的案卷，并定期按規定進行銷毀，能擴大信息存儲量，優化館藏，提高檔案的利用率，避免檔案鑒定工作滯后帶來的危害。做好企業檔案的鑒定與銷毀工作是提高企業檔案管理水平的重要保證，是檔案工作者義不容辭的責任和義務。