淺談系部教學(xué)檔案數(shù)字化管理，提高工作效率

黃乙妹

摘要：系部教學(xué)檔案是系部教學(xué)內(nèi)容、方法、途徑和效果的真實(shí)記錄，是系部進(jìn)行教學(xué)活動不可缺少的依據(jù)和參照，如何管理好繁雜零亂各種教學(xué)資料顯得十分重要。本文在分析傳統(tǒng)系部檔案管理存在的問題的基礎(chǔ)上，闡述了系部教學(xué)檔案應(yīng)用數(shù)字化管理，提高工作效率。

關(guān)鍵詞：系部教學(xué)檔案；數(shù)字化管理；提高工作效率

一、數(shù)字化文件（電子文件）定義及其特點(diǎn)

數(shù)字化文件（電子文件）是指人們在社會活動中形成的，以計算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個特點(diǎn)：1. 電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；2.電子文件可以直接由計算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；3. 電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；4. 電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

1. 傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對計算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2. 由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。

3. 由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、系部教學(xué)檔案的主要內(nèi)容

系部教學(xué)檔案是系部教學(xué)內(nèi)容、方法、途徑和效果的真實(shí)記錄，是系部進(jìn)行教學(xué)活動不可缺少的依據(jù)和參照，是改進(jìn)教學(xué)工作、提高教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的信息資源，是最基層、最原始、最重要的評估高院教育質(zhì)量及管理水平的一個重要標(biāo)志。系部教學(xué)檔案是在教學(xué)管理過程中形成的各項具有保存價值的文字材料、圖表、統(tǒng)計材料、計算材料、報表、照片、成績冊等不同載體形式的文件材料形成系部教學(xué)檔案，包括開課計劃、教學(xué)任務(wù)、教材征訂、教學(xué)安排、教學(xué)計劃、實(shí)驗(yàn)計劃、補(bǔ)考、重修、教學(xué)督導(dǎo)、期未考試、成績收集。

四、目前系部教學(xué)檔案管理存在的問題

4.1 學(xué)院針對系部檔案管理的制度和措施

教學(xué)檔案的管理由教務(wù)處、系（部）兩級進(jìn)行管理。教務(wù)處是學(xué)院教學(xué)管理的中心，它學(xué)院所有系部的教學(xué)管理進(jìn)行統(tǒng)管，但在長期的教學(xué)管理過程中，教務(wù)處只對系部要交教務(wù)處的那一部份文檔經(jīng)行附帶的要求外，對于其它的教學(xué)文檔，哪些是需要重點(diǎn)保管，哪些只作臨時保管的，哪些需要長期保管的，哪些只需短期保管的等，應(yīng)該如何保管，沒有制定出針對系部檔案管理的制度和措施。這樣做勢必會導(dǎo)致系部檔案管理的隨意性和自由性，也會給學(xué)院教學(xué)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)改革、教學(xué)水平合格評估等所需提供數(shù)據(jù)資料帶來不便和隱患。

4.2 系部進(jìn)行檔案管理的條件有限

開展檔案的保管工作，需要一定的物質(zhì)條件作支撐，否則這項工作難以作好。其基本條件如下：

（1）檔案庫房：檔案庫房建筑主要為檔案管理保護(hù)提供了最基本的物質(zhì)條件，檔案庫房選擇地點(diǎn)的好壞將直接影響到檔案保護(hù)。

（2）檔案裝具：包含檔案箱、檔案架、檔案柜。

（3）包裝材料：為防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害，又可以減少檔案機(jī)械磨損，檔案必須經(jīng)過包裝。

事實(shí)以上所羅列這些條件除了學(xué)院檔案管理滿足外，一般系部的檔案管理都不滿足，首先沒有分配專門的檔案室，系部的大部分教務(wù)資料都只能存放在系辦公室有限的資料柜內(nèi)，或亂堆放在某個有空的辦公室內(nèi)，這樣難免造成操成一些有用的資料丟失。第二由于沒有制定專門的檔案管理制度，對一些檔案沒有能夠進(jìn)行很好包裝，使得一些重要資料損壞嚴(yán)重。

五、數(shù)字化電子檔案管理的優(yōu)越性

針對以上系部教學(xué)檔案管理存在的種種問題可采用數(shù)字化電子檔案的方式來解決， 電子檔案是具有保存利用價值的電子文件，隨著計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，形成了越來越多的電子史件，在電子文件中全部信息都是以數(shù)字式代碼的形式加以存儲的，由計算機(jī)完成信息的編碼和解碼過程。利用時須借助計算機(jī)等機(jī)器設(shè)備轉(zhuǎn)換成原有的文字或圖像，所以電子檔案也被稱為“機(jī)讀檔案”。相對比傳統(tǒng)系部檔案管理，采用數(shù)字化電子管理存在以下優(yōu)點(diǎn)：

5.1 檔案存儲量大

電子檔案的儲存形式如光盤、縮微膠片、磁盤，這些存儲介質(zhì)具有存儲密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點(diǎn)。系部教學(xué)管理中產(chǎn)生的需保管具有保存價值的文字材料、圖表、統(tǒng)計材料、計算材料、報表、照片、成績冊等不同載體形式的檔案文件材料，隨著的是檔案入庫數(shù)量的劇增，一張普通的光盤可存儲幾千萬的文字信息，這將極大地減少檔案占用的空間及存儲價值的投入，可解決檔案庫房的問題。

5.2 檔案查詢及檢索高效、快捷、準(zhǔn)確、方法多樣。

由于檔案利用率越來越高，系部的管理層急需信息進(jìn)行決策，各教務(wù)處也急需相關(guān)的檔案進(jìn)行借鑒，教師需要查找教務(wù)處下發(fā)的各種文件，學(xué)生需要查找個人的學(xué)習(xí)檔案，所以系部檔案管理需要準(zhǔn)確、快速提供檔案信息及資料，隨著時間的推移，各種教學(xué)檔案數(shù)量的急增以及頻繁地提供利用，使得系部檔案管理人員的工作量大大增加，如果繼續(xù)采用傳統(tǒng)的系部教學(xué)檔案管理方法，那就會出現(xiàn)檔案查找耗時、查全查準(zhǔn)概率不高的現(xiàn)象，勢必會造成檔案利用率低下的后果。手工，紙質(zhì)等落后的管理手段已經(jīng)嚴(yán)重地制約了檔案效益的發(fā)揮。而采用電子化管理系部教學(xué)檔案，借助于計算機(jī)數(shù)據(jù)庫技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)快速速查閱相關(guān)檔案資料，大大提高了工作效率。電子檔案的產(chǎn)生，可以從傳統(tǒng)的手工編目和查詢等方面的工作中解脫出來。

5.3 能方便地進(jìn)行檔案的修改，補(bǔ)充、輸出、復(fù)制。

今天，以計算機(jī)技術(shù)為依托的現(xiàn)代化管理手段已非常廣泛和深入地使用到了辦公自動化、輔助設(shè)計及信息管理等各行各業(yè)，而系部作為高校教學(xué)、科學(xué)研究的前沿陣地，如果教學(xué)檔案管理還采用原始的管理辦法，那樣會與社會發(fā)展脫節(jié)的。所以，我們可以利用計算機(jī)將具有保存價值的文字材料、圖表、統(tǒng)計材料、計算材料、報表、照片、成績冊等不同載體形式的檔案文件材料轉(zhuǎn)化成各種計算機(jī)可識別的文字、圖像、聲音、視頻文件，這種方法使紙質(zhì)檔案儲藏變得簡單、快捷，最后整合成計算機(jī)數(shù)據(jù)庫，能快速的實(shí)現(xiàn)檔案的修改，補(bǔ)充、輸出、復(fù)制。

5.4 利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使得系部教學(xué)檔案歸檔、查閱變得更容易。

（1）檔案管理的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化有利于提高檔案用戶和管理人員雙管的工作效率。

（2）檔案的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理簡化了檔案的歸檔過程，系部教學(xué)檔案管理人員不管在什么地點(diǎn)都可以將形成的數(shù)字化文件，圖紙等傳輸至數(shù)據(jù)庫，在很大程度上減輕了檔案管理人員復(fù)雜繁瑣的檔案收集工作，同時也大大簡化了編目工作。將傳統(tǒng)的檔案收集、整理、保管、提供利用等工作均放在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，檔案人員就可以有更多的時間進(jìn)行檔案編研及數(shù)據(jù)采集、充實(shí)和完善等工作，并且通過網(wǎng)絡(luò)方便信息交流，使檔案的利用價值最大化。而檔案使用人員只有賦予一定的權(quán)限就不用每次需查找教學(xué)檔案都需要往檔案庫房跑，在任何一臺聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)就可實(shí)現(xiàn)檔案的查詢。

5.5 促進(jìn)了檔案的實(shí)體保護(hù)，檔案保管更加安全

電子化檔案儲藏主要由文字、圖像、聲音、視頻等計算機(jī)文件構(gòu)成，傳統(tǒng)的管理方法會因?yàn)闇囟鹊母叩蜏囟鹊拇笮　⑾x害、火災(zāi)等不可抗力影響檔案保管的質(zhì)量，紙制檔案易臟、易碎、易丟失，而數(shù)字化管理則可解除這些隱患。

六、總結(jié)

系部教學(xué)檔案管理是一項繁雜而沒有標(biāo)準(zhǔn)化的工作，而系部在教學(xué)過程中又會產(chǎn)生大量需要長期保存供以后在各種場合查詢的檔案資料，利用數(shù)字化電子技術(shù)管理系部教學(xué)檔案，大大提高工作效率，且能開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

參考文獻(xiàn)

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