企業實物檔案管理利用

何曉暉

(中鐵第四勘察設計院集團有限公司，湖北武漢 430063)

企業檔案館收藏的實物檔案是企業檔案全宗的一個重要組成部分。實物檔案的范圍包括該企業在經營、管理、生產、科研等各項工作中做出優異成績和突出貢獻所獲得的榮譽證明，如獎狀、錦旗、獎牌、獎杯、獲獎證書;企業經營資質、專利證書、貫標證書;有關社會活動和有關單位贈送的有保存價值的紀念品;企業生產經營歷史中曾經發揮過重要作用的儀器設備及工具;作廢的印章等。這些物品是反映企業經營業績、社會聲譽、歷史沿革、技術進步的憑證性載體，是企業無形資產的重要組成部分，必須交由企業檔案館統一管理，充分發揮其價值。

目前我國除了頒布執行 DA/T40—2008《印章檔案整理規則》，尚沒有其他關于實物檔案的具體管理規范，本文結合企業實物檔案內容及其特點，探討企業實物檔案管理方法，充分開發利用這部分資源，為企業的發展創造價值。

1 實物檔案的收集

企業檔案館根據本企業實際情況制定實物檔案管理辦法，明確收藏范圍。實物檔案原則上由企業內部各業務主管部門負責收集，其中技術管理部門負責收集生產項目、科研技術成果等方面的實物;黨群部門負責收集管理和精神文明方面的實物，在領取實物一個月內，應與附屬的包裝材料物品一并統一移交到本單位的檔案館，任何單位和個人不得據為己有或拒絕歸檔。

2 實物檔案的移交

檔案管理人員為了全面詳實反映不同類型實物檔案信息，為計算機管理提供多途徑檢索，針對各種類型實物檔案，設計了不同類型的移交清單，其中包含“獲獎實物移交檔案館清單”、“專利證書移交檔案館清單”、“軟件著作權登記證書移交檔案館清單”。歸檔人員應遵照實物檔案信息，如實填寫相應的移交清單，清單一式兩份，待實物檔案移交到檔案館時，檔案館管理人員與歸檔人員辦理移交手續，雙方依據清單，清點核實，確認簽字。

“獲獎實物移交檔案館清單”內容包含:項目名稱、獲獎時間、獲獎單位、獲獎名稱、頒獎單位、實物類型(獎牌、證書、獎杯、獎狀等)、來源、移交人、接收人、日期。

“專利證書移交檔案館清單”內容包含:專利類型、證書編號、專利名稱、設計發明人、專利號、申請日、授權公告日、專利權人、授權單位、授權人、移交人、接收人、日期。

“軟件著作權登記證書移交檔案館清單”內容包含:軟件名稱、登記號、權利取得方式、著作權人、登記單位、移交人、接收人、日期。

3 實物檔案分類

實物檔案以件為保管單位，每件實物檔案給一個檔案號。各企業實物檔案管理人員據自身館藏情況選擇適合的分類方法。

3.1 根據實物檔案的載體種類分類

實物檔案具體分類編號由種類、分類、屬類內容代號和案卷流水號四部分組成，編號方法是:種類代號SW、分類代號(見表1)、屬類代號(表2)，均采用漢語拼音字母標識，案卷流水號采用阿拉伯數字［1］。

表1 實物檔案分類代碼

表2 實物檔案屬類代碼

檔案號組成:種類號·分類號·屬類號-案卷(件)流水號，如

這種分類方法的優點是集中了相同載體類型的實物檔案、流水號即反映了該種檔案的館藏數量，適合于館藏量較大的檔案館。

3.2 根據實物檔案的歸檔年度分類

首先按年度區分，其次取實物兩字漢語拼音首字母“SW”為實物檔案類別代號(一級類目)，各種實物載體類型作為二級類目，分類號由一級類目+二級類目組成，分別為:印章類SW11、獎狀類SW12、獎杯類SW13、獎牌類 SW14、錦旗類 SW15、發明創作類SW16、其他類SW17共七個類目。檔案號采用“年度號+分類號+件號”標示，如2009年歸檔第一枚印章，其檔號表示為［2］:“2009 －SW11 －1”。

這種分類方法沒有區分不同的實物保管期限，其優點是集中了相同年度的實物檔案，類似于文書檔案分類方法，比較適合按號排架，節約庫房排架長度。

3.3 實物檔案中專利證書的分類號

專利證書由于本身含有專利號，分類號盡量采用其固有的專利號。

實物檔案中專利證書的分類號由三部分組成:SW+ZL+專利號。

這種專利分類方法的優點是利用實物固有編號，簡便直觀，通用性強。軟件著作權登記證書也可采用類似的方法。

4 實物檔案的保管期限

實物檔案的保管期限可以借鑒文書檔案的保管期限，分為永久、30年和10年。依據實物檔案的頒發部門確定其保管期限，級別高的保管期限較長，頒發部門為國家級，可定為永久保存，省部級為30年保存，市區級及以下為10年保存。

5 實物檔案的管理利用

5.1 建立企業實物檔案計算機管理系統

由于實物檔案載體形式的多樣性和特殊性，相對于傳統的紙質檔案，管理和利用起來不太方便。通過開發建立企業實物檔案計算機管理系統，充分利用企業局域網開展借閱利用，為利用者提供方便、快捷、精確的服務，大幅提高工作效率和檔案利用價值。具體包含以下幾個方面內容。

(1)開發利用實物檔案計算機管理系統

按照有關企業檔案管理規則和標準以及計算機輔助檔案管理的要求，結合企業實際情況，編制計算機管理程序，系統包含建庫、審核、查詢、借閱功能，完成檔案的著錄標引、編目檢索、借閱登記、統計匯總等管理工作。根據企業館藏情況將實物檔案分為獎狀證書、貫標文件、資格證書、軟件著作權、專利幾個模塊。

將每件實物檔案作為一條記錄建立數據庫，把分類后的實物檔案所有數據(歸檔時間、檔號、歸檔責任人、獲獎時間、獲獎內容等)都作為該條記錄的著錄項目錄入到計算機數據庫中，全面反映檔案信息，提供盡可能多的檢索點。

(2)利用數碼成像技術將實物檔案數字化

紙質載體檔案采用掃描儀掃描，非紙質載體檔案采用數碼相機拍攝，將每件實物檔案經數字化處理成電子文件，經過圖像存儲及處理，盡可能圖像清晰完整，把這些電子文件嵌加到計算機管理系統相應實物檔案文件框內，形成一份完整的色彩與實物完全一致的數字檔案資料。

(3)通過局域網平臺利用實物檔案［3］

本企業職工通過局域網登陸實物檔案管理系統，輸入本人的賬號和密碼，查詢檢索，如需借閱，則通過審批環節，在確保檔案信息安全的前提下，可以下載電子版文件，廣泛用于申報優質企業和優質工程、項目投標、員工職稱評定等。技術人員可根據下載的實物檔案掃描件制作投標文件;企業宣傳部門利用實物檔案數碼照片制作企業宣傳材料;檔案部門可以利用實物檔案數字化成果，進行檔案信息深層次加工，開展檔案編研，編輯各種類型的榮譽冊和歷史回顧［4］。

5.2 建立實物檔案陳列室

企業實物檔案類別主要包括:企業資格獎牌、證書;在勘察設計等主營業務中獲得的獎狀、獎牌、證書;在精神文明和管理方面獲得的獎牌、獎狀;20世紀五、六十年代勘察設計工作中曾使用的經典儀器設備經典儀器設備如經緯儀(見圖1)、計算尺(見圖2);具有重要意義的紀念品等。

圖1 德國老k經緯儀

圖2 雙面計算尺

根據內容重要、價值珍貴、載體特殊的原則從館藏實物檔案庫中遴選出來珍品檔案，建立一個集歷史展示和教育宣傳于一體的實物檔案陳列室，充分展示本企業豐富的實物檔案資源。展品反映企業各個歷史時期生產經營、管理、科研、技術進步和文明建設等各個領域的工作成績，陳列室布置成博物館形式，保持恒溫恒濕，可以采取實物擺放與圖片、宣傳冊相結合的方式，每件展品配以詳細的文字說明。陳列室作為對員工進行企業歷史傳統教育和敬業愛崗教育的場所，通過總結歷史經驗和教訓，讓他們了解企業不斷壯大的發展歷程，了解老一輩工作的艱辛歷程，體會到榮譽取之不易，增強員工的歸屬感、責任感和自豪感，從而激發職工的凝聚力和向心力，調動職工愛國敬業的積極性，收到預想不到的經濟效益和社會效益。實物檔案陳列室擴大了傳統企業檔案工作的外延，彌補了傳統檔案工作的不足，通過宣傳檔案，推進檔案工作，它是企業檔案工作的重要組成部分，對促進企業檔案的利用具有不可替代的作用，同時也是對企業內部資源共享的補充和完善［5］。

實物檔案陳列室的檔案不僅限于向本單位職工開放，還應適當地向相關單位和部門人員開放，把陳列室當成企業對外的一個展示窗口，以利于擴大企業的社會影響。

5.3 建立網上實物檔案陳列室

在保證實物檔案安全的前提下，可采用三維影像制作，充分利用已搭建的企業局域網檔案館網站，建立網上實物檔案陳列室，在網絡上實現模擬展示和介紹，直觀、交互度高、信息量大，既節約了場地，又擴大了展示檔案資源的窗口。人們足不出戶就能了解到企業榮譽實物。同時，還可在公司互聯網網站上，展示經過篩選的實物檔案資料，以利于擴大企業影響與知名度，產生更大的社會和經濟效益［6］。

［1］ 羅廣香．鐵路建設項目檔案工作指南［M］．北京:中國鐵道出版社，2008

［2］ 李淑華．高校實物檔案管理初探［J］．機電兵船檔案，2006(1):51-52

［3］ 路立龍．實物檔案的網絡遠程提供利用［J］．機電兵船檔案2009(6):60-61

［4］ 顧清華．企業實物檔案的開發利用［J］．檔案管理2011(2):94

［5］ 朱艷．建立機關陳列室應注意的幾個問題［J］．商業文化:學術版，2011(8):336

［6］ 張曉敏．實物檔案數字化的方法及成果應用［J］．檔案管理，2011(1):90