財務管理信息化帶動物流管理現代化

文/孫文凱 單法醫 汝玉仁

財務管理信息化帶動物流管理現代化

文/孫文凱 單法醫 汝玉仁

為充分發揮集團管理優勢，有序調配生產資源，黑龍江龍煤集團七臺河分公司2008年自主研發了以V.fox為基礎的信息化管理軟件，內容涵蓋井區材料控制、內部銀行管理、井區設備管理、大型材料管理、單體支柱管理等方面。二級單位領導和財務負責人對信息化推廣工作積極配合，添置電腦近百臺，鋪設光纜幾萬米，并在2010年對該管理軟件進行了升級，目前公司已有8個煤礦財務管理數據內部傳遞實現了網絡聯通和實時監控。

通過大力推進信息化管理試點工作，極大地提高了井區核算信息化管理水平與辦公自動化水平，規范了各礦業務管理流程，提高了礦內物資流轉效率，在管理手段和流程上實現了權責分離，杜絕了物資消耗過程中的“跑冒滴漏”現象，帶來了較好的經濟效益，初步實現了管理制度化、制度流程化、流程崗位化、崗位信息化的管理模式。

傳統管理方式存在的問題

一是業務繁重，準確率不高。傳統管理模式在材料核算與管理方面，成本員、材料員和保管員仍使用手工票據往來核算，工作量大、效率低、數據易錯，無法及時、精準地提供管理信息。

二是流程過長，管理難度大。由于材料從物管科出庫到井區入庫要經過井區開票、物管科審批、物管科送票領料等八個環節，中途時間花費長，礦領導和相關部門無法及時準確掌握材料動態信息，難以及時進行成本控制和經營決策。

三是品種過多，監控難度大。礦用材料種類繁多，票據全部采用手工傳遞、記賬、對賬、分類和匯總，礦管理部門無法及時掌握材料出入庫情況以及周轉材料的回收、復用情況，容易造成賬實不符，產生流失和浪費現象。

四是責權不分，管理機制差。由于依靠人工操作業務，流轉過程中數據全部沉壓在基層工作人員手中，對成本員、材料員、保管員等業務人員長期缺乏有效監督，無法做到權責分離。即使發現材料管理中的問題，追蹤起來也十分困難，難以劃清具體責任，造成管理透明度不強、約束力不大。

五是家底不清，資金損失大。由于管理人員無法實時了解材料、設備的具體占用情況，很多基層單位調用的材料、設備長期閑置，閑置物資無法在礦內調劑，增加了儲備資金占用，部分材料設備長期閑置后變質、毀損和淘汰，造成了極大的損失。

六是監控不嚴，管理效率低。物資管理使用中流程不夠清晰、出入庫環節漏洞較多，管理者不能夠及時對物資進行監管和調控。大量庫存物資及相關數據長期分散并沉淀在各個基層單位，對各項物資的監控只能事后分析，無法做到事前和事中控制，往往造成過度投入的現象，管理效率低。

推廣信息化工作取得的成效

一是信息掌握更加準確。通過建立井區核算信息化管理平臺，礦對井區材料收、發、存等實現了信息化管理，能夠對井區材料入庫、出庫、查詢、處理、報表進行實時控制，隨時接收和處理井區材料消耗數據，實現了井區材料來有渠道、耗有去向的全程監控，所有數據實現電子比對，杜絕了因手工操作帶來的失誤，實現了即時跟蹤問責。

二是管理效率大幅提高。在管理的重點環節，有機融入了限額控制、內部銀行管理、呆滯材料分析等先進管理手段，各級管理人員依照計算機程序設定的權限隨時查閱各基層單位的業務數據和材料使用情況，將以往的事后單向考核轉變為以業務流程控制為中心的實時控制。提高了井區庫存、物管科庫存的流動性，對各級庫存緊缺物資實現了全礦調撥，有效解決了以往各級倉庫積壓問題，極大地提高了管理效率。公司各礦儲備資金占用較實施信息化管理前平均降低50萬元，連續兩年杜絕材料變質、淘汰現象。

三是流程控制更加嚴謹。實行制度流程化控制，通過將管理制度在網絡中以信息化的形式表現，在網絡中按工作人員崗位設置計劃、付料、收料、驗收、考核等唯一操作權限，明確相關人員管理責任，日常工作中一旦出現材料投入異常變化，網絡系統立即提示各級管理人員查找原因，并通過網絡責令相關責任人進行整改，在計劃控制、限額領料、定額比對等方面發揮了重要作用，實現了管理責任的追根溯源。同時，實行網絡限額、定額控制，杜絕了人為獨立操作可能帶來的數據不實等現象。信息化效率的提升實現了材料管理動態跟蹤，對材料投入現場核實、大型材料核銷等方面發揮了重要作用，有效控制了材料消耗。

四是物資管理更加方便。實施財務管理信息化后，礦內各職能部門可以清晰掌握大型材料、機電設備、單體支柱的在用、閑置、待修、修復、報廢、丟失等各種狀態，對井區已領未耗材料和閑置的大型材料、機電設備、單體支柱進行更好的調劑，使新品投入得到了有效控制。由于增加了呆料分析控制功能，礦領導和各級管理人員可直觀地看到各個庫存中都有哪些材料長期滯留，占用了多少生產成本，可迅速責令相關人員進行“退庫”或“調劑使用”處理。

五是井區核算更加規范。作為財務管理信息化的配套措施，礦財務統一了內部經濟核算形式和內容，編制了基層核算管理軟件，使成本預算、消耗控制、業績考核由原來的手工操作變成依托辦公自動化軟件的微機操作，會計報表和會計資料上報實現網絡傳輸，使井區核算得到了進一步規范。

六是人員操作更加便捷。由于公司井區分散，相互間距離遠，網絡分布不均衡，若通過局域網鋪設光纜進行數據傳輸，不僅投入大，而且在維護上也存在較大難度。部分單位應用的信息化系統則充分利用了互聯網廣泛分布的優勢，實現數據網上審批傳送，減少數據重復錄入工作，操作更加便捷。

七是管理手段得到提升。隨著信息化管理手段的進一步提升，公司新建煤礦引進材料超市物流管理理念，在原來的信息化基礎上新設了數字倉庫管理系統。材料超市設在井下，配備了MA煤安標識的RFID電子標簽掃描器，為每種材料都配備一個電子標簽，并為各級段隊發放領料牌。每班庫管員再通過數字倉庫管理系統將掃描器內的領料記錄上傳，即可實現整個物資管理系統的閉合管理。

八是有效實現節支降耗。以新興煤礦為例，全礦16141萬元的大型材料全部納入微機化管理，2011年回收大型材料2548余萬元，復用舊品2200萬元，回收復用率達86%。通過加強輕軌、電纜、防爆開關等大宗定額材料的管理，年節支429萬元。以新建煤礦為例，材料超市的成立，改變了由物資供應部直接到采區的管理模式，增加了財務科和物管科對材料領用源頭上的管控。通過取消采區庫存，礦物管科儲備資金占用降到 45.5萬元，井區儲備156萬元清理為零庫存，月均消耗材料較同期月均減少86萬元，35種定額材料同比月均下降23.8萬元。新建煤礦實行超市供應后，取消了所有基層倉庫，月節省工資5萬余元。

（作者單位：黑龍江龍煤集團七臺河分公司）

（責任編輯：古偉鋒）