淺談電力建設工程檔案的過程管理

摘 要:從電力工程檔案工作的實際出發，系統分析矛盾所在，談一些措施辦法應用于工程建設中，為電力工程發展做點事情。

關鍵詞：電力工程檔案；措施；管理

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）24-0220-02

在國家“西部大開發”的優勢環境下，地區經濟快速發展電網建設突飛猛進，電網架結構日趨堅強，在電網飛速發展的同時，需要其他基礎的工作與時俱進。但電力檔案默默無聞的弊端不斷顯現，與檔案管理的及時性、完整性和準確性要求相矛盾。

一、現象

1.工程檔案歸檔方面。檔案管理人員需從工程計劃、立項、合同的簽訂、可行性研究、選址、地質勘察、環境評估、開工、施工等方面的全面參與，才能收集到齊全資料及時歸檔，但往往在此項工作上存在缺陷。

2.檔案資料完整方面。工程檔案涉及面廣、數量巨大，環環相扣，任何一個環節疏忽都有可能造成資料丟失，且經過多層環節傳遞、移交，最終到達檔案人員手上就已缺乏，造成資料齊全完整方面的缺陷。

3.對工程檔案重要性方面。項目建設中存在 “重工程建設、輕檔案管理”的現象，尤其是工程檔案資料的收集、報送、利用的意識比較淡薄。認為工程檔案是單位檔案主管部門的事，與己無關；有的認為建設工程“合同、圖紙”足以說明問題，沒有必要搞得太復雜； 甚至把檔案作為“私人財產”，不愿移交歸檔。導致思想上的缺陷

4.工程檔案管理責任制落實方面。雖然電力建設制度目前不斷健全完善，有制度可查，但電力工程檔案缺乏有效的管理制度的落實，“推諉扯皮”的現象存在。檔案網絡沒有延伸到各個具體工程，未能形成一個覆蓋設計、施工、監理等各個方面的立體化的檔案工作網絡。檔案主管部門下現場少，對下監督指導不夠。制度缺少、管理失職，是造成工程檔案不到位的原因之一。

5.工作量與工作人員匱乏的矛盾方面。隨著用電負荷不斷整張，每年都有大量的工程新建、改造、擴建項目，而企業定編、定員工作的推進，各環節的人力資源都在優化減少。設計人員不足影響設計質量，極易造成準確性偏差； 施工人員不足直接影響了檔案收集中的完整性要求； 建設單位檔案專業人員不足致使大量完工檔案遲遲不能整理歸檔。

二、措施

1.提高對工程檔案重要性認識。電力工程檔案是電力系統檔案管理的重要組成部分，是電力建設與改造活動中形成的。它既是電力工程建設的真實記錄，也是整個電力檔案的重要組成部分，既為電力的建設、維修、治理、改擴建服務，又為電力的經濟建設和電力事業的不斷發展服務。因此，完整、準確、及時的電力工程檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源。所有涉及工程管理過程的人員都應給予充分認識和高度重視，并從以下三個方面提高。提高各級領導的認識。無論是規劃、設計還是施工、建設單位的領導，都應從推動電力經濟可持續發展的高度對待電力工程檔案管理工作。各級領導要在布置工程任務的同時布置工程檔案管理工作。提高工程全過程參與人員的認識。電力工程檔案涉及規劃、設計、施工、監理、建設等多個單位多個環節，工程項目管理過程形成不同的過程管理檔案資料，這要靠工程參與者精心收集與整理，否則極易發生檔案資料流失。提高檔案管理人員的認識。電力工程檔案能否長久保存，能否真正為電力企業長遠發展提供服務，很大程度上取決于檔案管理人員的工作態度和管理效果。做好工程檔案管理是檔案管理人員義不容辭的責任。

2.建立健全工程檔案收集工作制度。將歸檔制度的有關規定細化到每項工作的標準程序中去，每項工作結束前都有一個收集整理和移交相關材料的程序，并將其列入工作質量的考核，使工程檔案收集真正成為一項日常性工作，保證工程檔案工作有章可循，有法可依，達到規范化管理的目標要求。同時，積極采取多項控制措施和手段，嚴格手續，做到接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，保證檔案的完整、準確和系統；建立檔案目標管理考核機制，把檔案工作納入綜合考核的范疇。結合勞動競賽、達標投產、評先創優等活動，強化考核激勵，著重在領導意識、人員素質、資金落實、完善制度、收集齊全、整理質量等環節上加大考核力度，不斷增強參建人員的檔案責任意識。推行檔案工作責任制管理，對不按規定執行的基建單位，在工程竣工驗收備案后逾期不交檔案的，及時提出口頭或書面整改意見，仍不按時移交的，依照規定給予經濟和政治上的處罰，嚴重的實行責任追究； 實行標準化、規范化管理，即要求檔案管理的收集、整理、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行，做到檔案管理與工程建設同步進行，實現全過程管理。

3.加強檔案管理人員職業道德教育。檔案管理人員是企業的一員，企業興衰與成敗涉及每個成員的根本利益。要教育檔案人員只有愛崗敬業、默默奉獻，才能做好檔案管理工作，才能讓檔案真正為企業發展服務。要培養檔案人員吃苦耐勞、樂于為基層服務的精神，增強其工作責任感和使命感，讓他們從思想認識上真正熱愛檔案工作。

4.加強檔案管理人員的學習與培訓。隨著檔案工作涉及的面越來越廣，社會關注程度越來越高，工作的要求也越來越嚴，難度越來越大，對檔案員素質要求也越來越高。通過學習與培訓，不斷提高檔案管理人員的綜合素質，不斷提高其解決實際問題的能力。總之，面對目前檔案部門知識老化、新技術知識貧乏的狀況，加強現有檔案員隊伍建設，培養和造就一支具有廣博知識、精通業務和恪守職業道德的人才隊伍，是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務，也是提高檔案管理水平，實現檔案事業跨越發展的關鍵。

三、實施過程二交底、三控制

工程項目立項后，建設單位檔案管理部門對項目管理部門進行檔案交底，交底內容為項目前期和竣工驗收文件材料的收集、整理、歸檔的范圍及要求。做到前端控制。

工程項目開工前，建單位項目管理和檔案管理部門對設計、施工、監理等參建單位進行檔案交底，檔案交底的內容主要是建設過程中文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求。各參建單位要以“建一流工程、創一流檔案”為目標，認真分解檔案工作目標任務。要根據規程規范要求，做好技術文件材料的形成、積累，并注重形成質量，技術文件材料的形成與工程建設同時計劃、同時布置、同時檢查、同時考核，保證其真實可靠。認真做好工程中期控制。

檔案管理部門要加強現場的檢查和指導力度，全程參與，確保工程檔案各個管理環節，實現終端控制。

總之，檔案管理部門深入參建單位，對不符合歸檔要求的文件提出意見，督促整改完成，形成閉環。在業務指導上，檔案專職人員跟蹤了解項目信息，隨時檢查指導。在具體工作中，要主動參與各項重要建設活動和工程的竣工驗收，把工作做到現場，超前控制，把問題解決在過程中。即，檔案管理是一項長期性與復雜性共存的工作，需要各部門、不同專業通力配合才能達到滿意效果。通過提高素質、強化意識，相信在今后不斷實踐的基礎上，針對電力工程檔案管理中不斷出現的新問題，不斷改進管理的方式方法后一定會出現輝煌。檔案的信息價值作用得到充分發揮后經濟效益更輝煌。

參考文獻：

[1] 楊建英.加強電力工程檔案管理[J].華北電業，2006，(4).

[責任編輯 吳 迪]