高職院校設備清查工作研究

摘 要：高職院校設備投入逐年增加，但設備的清查工作無法有序有效開展，原因在于設備量大分散、管理人員崗位認同度低以及管理意識上重采購、輕管理。作者根據深圳職業技術學院20多年的設備管理經驗總結出設備清查工作的前提是要做好制度建設、隊伍建設以及技術更新三個方面的工作，指出設備管理流程再造以及條碼技術的更新是未來清查工作發展的方向。

關鍵詞：高職院校 儀器設備管理 設備清查

中圖分類號：G71 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2012）02-155-02

一、引言

隨著國家對高職教育的重視和投入的增加，高職院校的設備增量和存量逐年增大。為保證教學、科研和管理工作的有序運行，充分發揮設備的使用效益，高職院校應對在賬設備進行定期清查，做到賬物相符。此外，通過全面清查才能發現設備管理中實際存在的深層次問題并及時解決，進而提高管理隊伍的業務能力和職業素養，提高設備的使用效率。但就目前情況來看，高職院校的設備清查工作處于要么不清查即便清查也主要采取定期或不定期抽查的狀態，不能做到定期全樣本盤查。設備清查工作如果不能做到連續性和制度化，設備管理過程中積存的賬物不符、條碼混亂、設備損毀、閑置丟失等問題得不到及時的處理，嚴重時將影響教學及科研工作的正常運行。

二、原因分析

高職院校之所以對設備資產不做定期的全樣本清查存在諸多因素，這里簡要分析如下：

1.高職院校設備量大分散，使用率、流動率高。近年我國政府對高職教育的發展給予了高度的關注和支持，2007年國家教育部發布的《國家示范性建設高等職業院校辦學狀態統計分析》報告中，首批28所建設院校平均儀器設備總值5979萬元，第二批立項建設院校教學儀器設備總值平均5884萬元，其中3所學校總值過億。隨著高職院校辦學規模的不斷擴大，很多高職院校增設多個校區，設備也分散于不同的校區和部門。因此對設備進行全樣本定期清查牽扯到大量人力物力，這也的確讓絕大多數學校望而卻步。

為實現高職教育“以服務為宗旨，以就業為導向，走產學研結合的道路，培養高技能應用型人才”的培養目標，高職院校的課程設置以實訓為主，因此設備的使用率極高。此外，高職院校的專業設置大都根據市場需求的變化不斷進行調整，專業的劃分整合頻率要遠高于普通院校，因此設備分屬的部門、具體分管的設備管理人員變更較頻繁，交接不清問題大量存在，諸多賬實不符往往不能及時處理，經年積累，清查工作阻礙重重。

2.設備管理意識上重采購、輕管理的現象嚴重。目前高職院校的設備工作中存在“重視新購入設備”、“輕視在用設備”、“無視報廢設備”的現象。為了順利通過教育部組織的高職高專人才培養工作水平評估，近年來，各高職院校按照“以評促建”的方針，全方位地加快了學校建設的步伐，在硬件建設中特別注重加強了對教學儀器設備的投入。但是目前，高職院校的儀器設備除公共教學用儀器設備(多媒體教學設備、語音室、公共計算機房等)外，一般都是以部門為單位進行計劃和購置。各部門在進行計劃和采購時往往從部門的角度思考得較多，在學校儀器設備的購買與管理上，使用部門往往更重視購買，因為只有購買了，才能擁有和使用。而購買回來之后往往存在不重視日常管理和日常維護，有的設備甚至購買回來很長時間閑置不用。從設備采購經費來源來看，使用部門不需要考慮經費問題，因此，儀器設備一旦購回后，使用部門可以說是無償占有、廉價使用，很難有成本的意識和效益意識。此外，個別院校為了達到教育部高職高專人才培養工作水平評估指標體系中對儀器設備值的要求，對已超過使用期限的儀器設備不及時進行報廢，造成多年不清理無從找到實物。

3.設備管理人員的崗位認同度低。目前高職院校的設備工作團隊呈獻出“兩低一高”的狀態，即專業化水平低、職業認同度低和流動率高。設備管理工作隊伍的專業化、專門化水平很低，在職的設備管理人員往往既管設備又兼任部門的其他職務。高職院校對設備管理工作的不重視也導致設備管理隊伍系統培訓的缺失。在績效考核方面，缺少相關制度對設備管理人員的設備日常管理過程及結果進行評判，工作績效也不能與年終的人事考核掛鉤，這也抑制了設備管理人員的工作積極性。因此設備管理人員對自己的崗位的重視程度以及認同度低，最終導致目前普遍存在的設備管理人員流動率過高的問題。這直接導致設備賬物交接不清，設備盤虧盤盈得不到及時處理，進而導致清查過程受阻，清查結果無法順利追償等問題。

三、建議

雖然高職院校的清查工作存在重重阻礙，但是通過不斷的總結經驗，改進工作方式是可以將這項工作落到實處，形成制度規范。下面以深圳職業技術學院的設備清查工作為例詳細介紹。深圳職業技術學院在建校20年里不斷探索，逐漸完善設備管理制度，改進工作方法，能夠做到每年一次對在賬設備的全樣本清查。總結經驗主要在于在以下三個方面夯實工作，即制度建設、隊伍建設以及技術更新，筆者將其命名為設備清查工作的“三駕馬車”（見圖1）。

1.制度完善是前提。建立與設備清查工作相關的一系列相關管理制度，具體包括：

（1）明確崗位職責。明確實訓室主任、設備管理員、實訓室技術維護人員在內的崗位職責。建立詳細條例，明確各具體設備管理工作、辦事流程以及具體應承擔的責任。

（2）自查普查相結合。建立二級管理部門的設備自查、學校設備主管部門每年全樣本清查制度。二級管理部門須建立嚴格的自查工作規范，要求每周或每月輪替對設備進行清點，清查結果需記錄在案。這樣做可以及時發現設備中條碼損壞、設備丟失、賬物不符等問題并及時處理。這樣為每年一度設備主管部門的全樣本抽查掃清不必要的障礙，確保清查工作的有效推進。

（3）明確異常設備辦事流程及相關制度。建立并完善異常設備上報處理流程以及儀器設備損壞丟失賠償實施細則。對損壞丟失設備要明確賠償方式、賠償金額的計算以及責任的劃分和落實。賠償責任要具體到時間、具體到金額、具體到形式、具體到人。實行分類賠償，明確哪些設備應該實物賠償，對賠償的實物必須符合怎樣的技術要求；哪些可以現金賠償，賠償的金額如何計算。責任具體到人，哪些責任應該部門承擔，哪些責任應該具體老師去承受，以上細節明確并可操作。

（4）完善相關配套制度。明確相關設備管理制度，如《閑置設備處置辦法》和《儀器設備報廢實施辦法》，理順閑置及報廢設備的處置流程，為設備的處置建立暢通的通道從而可以得到及時的集中處理。避免因分散在不同部門導致不必要丟失和損毀。

2.人員隊伍的建設是基礎。聘用長期化：目前設備管理人員大都兼職，對于高職院校可以根據不同實訓室設備的特點按設備總數配備設備管理人員。做到因事設崗、因崗定編、因編定人。并且一旦聘用就要頒發聘書，讓設備管理人員對自己的崗位有一個明確的認知，這樣可以從某種程度上保持這支隊伍的相對穩定性。

培訓系統化：職業技術院校應針對設備管理人員建立一整套系統的培訓體系，使設備管理人員既要有實際操作技能，又具有一定的管理意識和水平，同時又能在實訓室管理過程中不斷發現問題、總結經驗。具體培訓內容可根據需要包括相關制度、設備維護保養、管理相關知識等，一旦確定就要嚴格執行。

考核制度化：設備管理人員的考核必須與獎勵績效掛鉤，考核指標須明確可操作。這里重點要求清查結果與考核結果直接掛鉤。比如，如所分管的設備在當年的清查中出現盤虧的須取消其評優資格。此外工作量的計算、考核評優指標的確定必須可量化、可操作。

3.引進清查工具及盤點分析軟件是技術保證。以深圳職業技術學院為例，目前設備清查工作主要由四個管理系統支撐，即設備條碼管理系統、設備管理系統、條碼掃描系統和盤點分析系統。下面對每個系統的工作原理簡要介紹如下：

條碼管理系統：對所有單價大于等于800元的硬件和軟件設備在辦理新增入庫的同時均配備一個條碼，這個條碼相當于每件設備的身份證，一物一碼，終身不變。

設備管理系統：目前深圳職業技術學院采用的設備管理系統為北化開發的設備管理系統WEB版，所有設備納入設備管理系統賬中。設備的所有驗收數據均記錄在系統中，設備的變更處置也可以在系統中實時反映。各分管部分可以隨時登錄查詢本部門在賬設備，提出設備異動申請。

條碼掃描系統：深圳職業技術學院為所有在賬超過600件設備的部門配備掃描槍，部門可以利用掃描槍對其分管設備進行定期掃描。操作簡捷，結果客觀準確，可節省大量的人力和時間。

盤點分析系統：掃描槍盤點完的數據導入清查盤點分析軟件。盤點分析軟件的作用就是對槍掃數據與賬上的數據逐一對照，盤盈、盤虧數據一目了然，結果及時反饋給分管部門，對賬物不符的設備再進行逐一核對，及時處理。

以上系統之間關系為：條碼打印系統編制并打印條碼，設備驗收人員在驗收設備后將條碼貼到相應的設備上。在賬設備的數據從設備管理系統中導出并安裝到盤點分析軟件中。各分管部門從盤點分析軟件中將本部門數據下載至掃描槍中。掃描槍對條碼進行掃描，掃描入槍后的數據再導入盤點分析軟件進行數據分析，得出盤點結果，見圖2：

以上系統成功實現了條碼打印、設備日常管理以及設備盤點、結果分析的自動化。大大提高了清查速度以及結果的客觀性、準確性。

四、仍需進一步研究的問題

首先，目前設備采購管理流程再造研究已經成為實際工作發展的必然趨勢，也成為諸多相關領域研究者關注的焦點。筆者認為設備清查這一設備日常管理的關鍵環節也應整合到包括設備采購、驗收、管理、處置一整套流程中。以深圳職業技術學院為例，以上四個系統仍然相互獨立，數據仍存在人為操作的空間。這既增加工作量，同時也無法保證數據的完全客觀性。因此，系統之間的整合將是未來發展的方向，目前深圳職業技術學院正在開發的數字化校園設備資產管理系統就秉承這一理念，設備從計劃到驗收再到管理、處置均在系統上以流程的形式實現。設備盤點可以在系統上直接下載數據，盤點結果也必須直接上傳至系統上，分管部門無權修改結果，這對設備管理工作的促進是突破性的。

其次，目前所采用的條碼大都是外貼式，在天長日久使用過程中因磨損脫落的情況時有發生，補貼條碼不僅增加管理人員的工作量也容易在具體操作中出現條碼貼錯串碼的問題。此外，個別設備如移液器等因面積小無法帖條碼，管狀設備的凸凹面的設備條碼無法掃描。為了解決這一問題，目前有開發商在研制開發一種芯片嵌入式條碼，在設備驗收時就將條碼嵌入到設備表面內層，終身不退，這將是未來該項技術發展的方向。

總之，設備清查工作是設備日常管理工作的中心環節，是檢驗設備管理工作最核心指標，高校尤其是職業技術院校應常抓不懈，發現并不斷解決問題，將這項工作做好。

參考文獻：

1.陳冬生.關于如何利用設備管理信息系統提高設備管理效率的思考.企業管理，2009（33）

2.邱川弘，路勇.高職院校設備管理現代化技術手段應用的探索與實踐.實驗技術與管理，2002（19）

3.教育部.普通高等學校基本辦學條件指標(試行)[R].2004.01.04.

4.翟吉和.高職院校設備管理中的問題及對策分析.南京工業職業技術學院學報，2006（6）

（作者單位：深圳職業技術學院 廣東深圳 518055）

（責編：呂尚）