用友財務軟件實踐教學故障診斷機制的構建

摘 要：在用友財務軟件的實踐教學過程中，由于學生對會計理論基礎知識的欠缺、對財務軟件操作流程的不熟悉或操作錯誤而導致出現諸多的實訓操作故障。文章根據對多年實踐教學經驗的探索與總結，提出構建由診斷助手與診斷工具綜合運用的故障診斷機制來應對這一實踐教學難題。在對故障診斷機制的基本框架及工作運行機理進行闡述的基礎上，對實訓過程中常見故障進行診斷分析，提出應對的解決策略。構建診斷機制對會計電算化的實踐教學具有積極的教學意義。

關鍵詞：財務軟件 實踐教學 故障診斷 診斷助手 診斷工具

中圖分類號：G642 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2012）02-134-02

目前在職業院校的會計電算化實踐教學中，以介紹用友財務軟件的操作流程是教學的一個重要組成內容及部分。在實踐教學過程中，教師常常發現，由于學生對會計理論基礎知識的欠缺、對財務軟件操作流程的不熟悉或操作錯誤而導致實訓操作無法繼續或無法進行，因而學生在上機實訓時遇到諸多問題即實訓操作故障急需指導教師即時進行解決。而課堂教學組織程序中教師與學生的人數比的懸殊性，導致指導教師往往是“顧得了這頭顧不了那頭”，不能關注到每一位出現實訓操作故障的學生，不能做到“面面俱到”。出現的實訓操作故障不能“即時”解決，就會導致實訓操作的“停滯”，不能依照實訓內容繼續進行或無法運行下去，從而不能按時完成實訓任務。而教師因要走到學生當中解決其出現的問題，在偌大的實訓機房里走來走去，不論是在腦力上還是體力上都是異常的勞累。即使是這樣，也沒能很好地完成預先規劃好的實訓教學任務。

針對上機實訓過程中出現的諸多問題，筆者結合多年來的實踐教學經驗，對經常遇到的故障問題進行分析與總結，并有針對性地進行了一定范圍內的試驗與探索，認識到在會計電算化的實踐教學中構建起實踐教學故障診斷機制的重要意義。

一、實踐教學故障診斷機制的基本框架及工作原理

1.基本框架（見圖1）。

2.運行機理。簡單地說，實踐教學故障診斷機制就是針對學生在對財務軟件的實訓過程中，由故障診斷助手協助高級診斷師運用故障診斷工具對經常出現的故障問題進行原因分析與糾錯闡述，并依據診斷工具列出的應對策略進行實踐糾錯的操作過程。

診斷助手由教師從學生中挑選出一定比例的優秀者擔任（依據班級人數及學生的基礎水平來確定此人數比例），診斷助手所承擔的職責類似于學科代表，協助教師完成教學工作任務。教師挑選好診斷助手后，仍需要花費一定的時間和精力專門培訓診斷助手，使其能夠正確的掌握和使用故障診斷工具，學會如何正確、快速地幫助其他同學解決在實訓過程中出現的故障問題。根據教學班級的人數及教學對象的基礎情況，教師可分配每名診斷助手負責解決5~10名學生出現的實訓操作故障。若出現診斷助手解決不了的問題，應及時向高級診斷師（由教師擔任）報告，由高級診斷師來負責解決。每一階段的實踐教學結束后，教師將進行一定的總結與講評，從而使診斷機制更趨于完善與合理化。實踐教學過程中診斷助手角色的引入，一方面有利于分擔教師的教學負擔，確保教學任務的順利完成；另一方面，就診斷助手本身而言，極大地提高了自己的學科動手能力及實踐操作水平。

故障診斷工具完全是由教師根據多年的實踐教學經驗總結而成的教學工具書或工作手冊，內容涉及學生在財務軟件的實訓過程中經常出現的實訓操作故障。針對出現的這些故障，工具書上均列及了原因分析、糾錯對策及處理建議，并配以圖示說明，直觀明了，通俗易懂。故障診斷工具每學期教學工作結束后仍由教師依據教學內容及教學過程中新出現的問題進行一定的補充與完善。診斷工具是故障診斷機制的核心和關鍵，診斷工具效能的充分發揮是決定診斷機制能否有效運行的基礎。診斷工具既可以以紙質工具書的形式存在，診斷助手可人手一本；在條件允許的情況下，學生也可人手一本。隨著學校局域網技術的成熟，也可以將其以電子輔助教學平臺的方式鏈接到相應的教學軟件當中，實現網絡化教學形式。當學生碰到實訓操作故障，系統就會自動提示并鏈接至診斷工具技能平臺，學生可通過點擊“幫助”提示自動獲取應對的解決策略。此時，診斷助手的功能與作用相對弱化，但并不會完全消失，因為仍有部分學生對解決方法及策略的解讀存在偏差，這時就需要診斷助手的幫助了。

診斷工具的重要地位并不表明它能獨立于診斷助手的存在而獨立發揮診斷機制的運行機理，從故障診斷機制基本框架圖就可看出，診斷工具要發揮其作用，需要借助診斷助手對其應對策略及解決方法的解讀及理解，并將其具體落實到實踐糾錯過程中。可見，兩者是相互依存的關系，診斷機制的有效運行依賴于兩者的配合與友好協作。

二、常見的操作故障及診斷策略

為了說明構建診斷機制對會計電算化的實踐教學具有積極的教學意義，以下部分列舉常見的實訓操作故障及診斷方法和策略。

故障一：在進行總賬系統初始化操作時，設置了輔助核算的會計科目期初余額錄入錯誤且無法調整。

原因分析：有些學生在對會計科目進行修改時，忘記了定義科目的輔助核算性質，在期初余額錄入完畢后才發現遺漏了科目輔助核算性質的設置，然后在沒有刪除該科目余額（此時的期初余額是在科目還沒有設置輔助核算性質的狀態下錄入的）的情況下，直接返回前面的操作，將該科目設置了輔助核算，并再次錄入了輔助核算項的期初余額，這樣該科目的期初余額就變為了正確余額的兩倍，導致期初余額試算不平衡。若不錄入輔助核算項的期初余額，雖然期初余額試算平衡，但會導致后面的憑證輸入的錯誤和賬簿生成的錯誤。

解決方法：（1）先刪除輔助核算項的期初余額；（2）在會計科目設置中把該科目的輔助核算屬性去掉；（3）在期初余額錄入中將該科目原來輸入的數據刪除；（4）重新設置該科目的輔助核算屬性；（5）在期初余額錄入中正確錄入該科目輔助核算項的期初余額。

故障二：在填制憑證時，當輸入制單日期為“×年×月×日”時，系統出現提示信息“日期不能超前建賬日期”或“日期不能滯后系統日期”。

原因分析：“日期不能超前建賬日期”警告的意思是，填制憑證時的業務制單日期跳到系統建賬以前了，沒有建賬就處理業務，顯然不符合邏輯；“日期不能滯后系統日期”警告的意思是，填制憑證時的業務制單日期超過了計算機系統日期（計算機主板上的CMOS時鐘記錄），這就意味著到將來去處理業務，也不符合邏輯。因會計核算遵循歷史成本原則，只能對已經發生的業務進行處理，不能對未來的業務進行核算。

解決辦法：對于第一種情況，如果憑證業務日期是正確的，系統建賬日期錯誤，那么就重新建賬，并正確設定總賬啟用日期；否則，修改憑證業務日期。對于第二種情況，如果憑證業務日期是正確的，必須先退出總賬系統，更改計算機系統日期（雙擊電腦桌面的右下角進行修改）后重新登錄總賬系統，再填制憑證。

故障三：在填制憑證時，應填制的會計科目為應收賬款（票據）或應付賬款（票據）時，系統提示“不能使用應收（或應付）系統的受控科目”。

原因分析：這是由于在設置會計科目時，應收（或應付）賬款（票據）科目在添加客戶（或供應商）往來輔助核算屬性時，受控系統變成了應收（或應付）系統。

解決方法：（1）一種方法是進入會計科目修改窗口，把應收賬款的受控系統修改為空即可；（2）另一種方法是執行總賬系統菜單下的“設置”→“選項”命令，在“憑證”選項卡窗口選中“可以使用應收（或應付）受控科目”即可。

故障四：憑證填制完畢后，發現用錯了制單人。

原因分析：在會計電算化實踐教學中，為了使學生掌握財務軟件的每個操作環節，所有的操作人員（包括賬套主管、制單人員、審核人員、出納人員等）的工作均由學生一人完成。由于學生對操作流程的不熟悉及操作不細心等方面的原因，經常會出現操作員錯位的現象，譬如當憑證填制完畢后，發現用錯了制單人。

解決方法：在總賬系統的“設置→選項→憑證”選項卡中選中“允許修改、作廢他人填制的憑證”，然后以正確的制單人身份注冊登錄總賬系統，在填制憑證窗口對原制單人所填制憑證執行“編輯”→“制單”→“作廢”命令，由系統對“假作廢”的憑證蓋上“作廢”戳記，然后再執行“編輯”→“制單”→“恢復”命令，即對原制單人填制的憑證全部作廢，再恢復，那么憑證的制單人就自動改為當前的操作人員（正確的操作員）了。

故障五：憑證全部填制完畢后，進行出納簽字時，系統提示“沒有符合條件的憑證”。

原因分析：出納憑證涉及企業現金和銀行存款的收入與支出，為了加強對貨幣資金的管理，出納人員可以通過出納簽字功能對涉及“現金”或“銀行存款”科目的憑證進行檢查核對。不能進行出納簽字的原因主要有：（1）在對總賬系統進行參數設置時，沒有選中“出納憑證必須經由出納簽字”這一選項；（2）混淆“出納”和“出納簽字”的意義，沒有給出納人員賦予憑證“出納簽字”的權限；（3）沒有指定科目，不能執行出納簽字的操作；（4）沒有需要簽字的憑證。

解決方法：（1）在總賬系統的“設置→選項→憑證”選項卡中，將憑證控制設置為“出納憑證必須經由出納簽字”；（2）在系統管理的“權限→權限”窗口中，給出納賦予憑證“出納簽字”的權限；（3）在“會計科目”設置窗口，執行“編輯→指定科目”命令，在指定科目窗口中將“現金”科目指定為“現金總賬科目”，將“銀行存款”科目指定為“銀行總賬科目”；（4）弄清只有涉及到“現金”或“銀行存款”科目的憑證才需要出納簽字，核實給出查找條件的會計期與要簽字憑證的填制日期是否一致。

故障六：盡管對系統初始化、經濟業務的處理操作完全無誤，且科目匯總表和試算平衡表又都是平衡的，但利用報表模板生成的資產負債表仍存在數據不平衡的差錯情況。

原因分析：報表模板中資產負債表各項目的取數公式都是系統事先設置好的，個別取數公式仍需要依據企業的具體發生的經濟業務進行適當的調整與補充。比較典型的一個例子就是存貨項目的取數公式，若企業期初生產成本賬戶仍有期初余額，那么就應將生產成本加入到存貨項目。另一例子就是未分配利潤的取數公式。一般情況下它是從利潤分配科目取數，如果在總賬系統的期末業務處理中沒有把本年利潤科目的余額轉到利潤分配科目，則報表模板中設置的取數公式就取不到這部分數據，因而造成報表數據的不平衡。

解決方法：（１）一種方法是修改報表模板中的存貨和未分配利潤項目取數公式，將生產成本加入到存貨項目當中，將本年利潤項目修改為取利潤分配和本年利潤的合計數。（２）另一種方法是多做一張憑證，把本年利潤轉到“利潤分配—未分配利潤”去，這樣就無須修改取數公式了。

參考文獻：

郭小芬，謝歆.用友ERP-U8實踐教學常見問題解析[J].中國鄉鎮企業會計，2010（6）

（作者單位：廣西銀行學校會計教學部 廣西南寧 530007）

（責編：若佳）