電子文件管理系統在企業信息自動化中的應用

摘要：闡述電子文件管理系統在企業信息自動化中的應用，首先介紹在企業信息自動化中進行電子文件版本管理的核心方法，并闡述根據企業不同需求新建電子文件的兩種不同方式，然后給出為確保電子文件的安全性而使用的獨占式簽入簽出方法和完善的權限管理系統，在權限系統中，實現角色的復用，降低系統管理人員的工作量，最后針對電子文件管理系統的特點，改進電子文件管理的算法，提高了系統的工作效率。



關鍵詞：電子文件管理； 版本；權限； 效率

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A



The Electronic File Manager System Used in 

Enterprise Information Automation



WANG Lei

（Company Beijing General Research Institute of Mining Metallurgy，Beijing100070，China）

Abstract：This paper elaborates design principle of file electronic manager system which used in enterprise information automation. First we introduce two ways to create new files and core method to manage the edition of file. Second， we give the way which is used to make sure the file is safe and perfect right manager system. In manager system， we complete the multiplexing of role and reduce the workload of system manager. Last， in the light of file Electronic manager system characteristic， we improve the algorithm of this system and improve the efficiency of this system.



Key words：electronic file manager； edition；right；efficiency



1概述

近幾年，隨著我國經濟迅速發展，各企業的信息自動化也日益完善，每天需要處理的電子文件的數量不斷增多，電子文件的版本更新速度不斷加快，在這種環境下，企業急需實現對電子文件的高效管理。為了解決這個問題，設計了針對企業信息自動化的電子文件管理系統。

由于一般企業員工的計算機水平參差不齊，而電子文件管理系統是幾乎所有企業員工每天都需要與之打交道的地方，所以本部分在滿足電子文件管理需求的前提下，一個突出的特點就是易操作性，同時針對于不同的電子文件及不同的版本提供了嚴格的權限管理系統，保證了整個電子文件系統的運行安全。

2各部分的設計原理

2.1新建電子文件

一般企業應用的很多電子文件是在已有的模板文件的上的處理，所以新建電子文件的部分提供了兩種方式：直接建立新電子文件或者從模板文件復制電子文件。其中，模板文件夾屬于系統文件夾，出于安全性的考慮，該文件夾我們不提供刪除或編輯等功能，只能在該文件夾下添加或刪除模板電子文件。從模板新建電子文件時，將選中的模板電子文件直接復制到當前的文件夾，并自動生成草案版本電子文件，供用戶編輯。

2.2電子文件的版本管理

電子文件的版本管理是電子文件系統的核心，該部分在正式版本和歷史版本（廢棄版本）的基礎上又添加草案版本（可供用戶隨時編輯）、待審批版本（等待領導審批同意從而可以成為正式版本）和延期發布版本，增加了系統管理的靈活性和易操作性。我們將草案版本、待審批版本和延期發布版本三者統稱為中間版本，在任何時間中間版本只能有一個。這五個版本的級別由低到高依次是歷史版本、草案版本、待審批版本、延期發布版本和正式版本。一般顯示在文件列表的文件為正式版本文件，若此時文件尚未正式發布，即還沒有正式版本，則以版本最高的文件顯示出來，以方便操作者及時的找到該文件。這五個版本在一個功能按鍵下統一管理，配合權限系統，在版本轉換中可以根據當前的版本狀態計算出用戶可以轉換到的目標版本[1]，如表1所示：

表1由源版本和用戶權限計算出的目標版本

源版本

用戶所擁有的權限

目標版本

草案版本

在草案版本/待審批版本/延期發布版本/正式版本間轉換

待審批版本、延期發布版本、正式版本

草案版本

在草案版本/待審批版本間轉換

待審批版本

待審批版本

在草案版本/待審批版本/延期發布版本/正式版本間轉換

草案版本、延期發布版本、正式版本

待審批版本

在草案版本/待審批版本間轉換

草案版本

延期發布版本

在草案版本/待審批版本/延期發布版本/正式版本間轉換

待審批版本、草案版本、正式版本

歷史版本

從歷史版本生成草案版本

草案版本

版本轉換的舉例說明：將一個草案版本文件轉換，首先根據操作者的權限判斷可以轉換到的目標版本，若操作者的權限是“在草案版本/待審批版本/延期發布版本/正式版本間轉換”，則目標版本為待審批版本/延期發布版本/正式版本，如圖1所示；若操作者的權限是“在草案版本/待審批版本間轉換”，則目標版本為只有待審批版本，如圖2所示：計算技術與自動化2012年9月

第31卷第3期王磊：電子文件管理系統在企業信息自動化中的應用

圖1權限為“在草案版本/待審批版本/

延期發布版本/正式版本間轉換”



圖2權限為“在草案版本/待審批版本間轉換”

2.3電子文件的安全性

電子文件管理系統全部采用獨占式簽入簽出，任何用戶想要修改電子文件的內容，必須先簽出文件，修改完畢后，再次簽入，而對文件的每一操作，都會有相應的歷史記錄生成，并且在文件處于簽出狀態下，為了避免混亂，此時不可以進行任何版本轉換的操作[2]。圖3為當文件為簽出狀態試圖進行版本轉換時系統給出的提示信息。

圖3簽出狀態不許進行版本轉換

2.4邏輯判斷和具體操作分開的設計模式

每一次操作，不僅要有權限對其的限制，還有當前文件的狀態對其的限制[3]，例如簽出狀態的文件不允許再次簽出，不允許其他人簽入，不允許版本裝換等等。這樣在每次操作中就有大量的邏輯判斷。對此，我們采取了將邏輯判斷和具體的邏輯操作分開的設計模式，這種設計模式使操作和邏輯判斷相互獨立。

3權限系統的設計

權限是作為電子文件管理系統安全運行的重要保障，在這里，我們不僅考慮到企業對電子文件管理權限的通用性需求，也考慮到了企業不同部門的特殊需求，所以在通用性的基礎上給予了設置權限的管理人員極大地靈活性，最大限度的降低了管理人員的工作量。我們在系統中并沒有替用戶設定角色，相反，我們將設定角色的權力下放給了系統的管理人員[4]。權限系統分為：操作者、操作對象和角色三個部分，其中角色的引入降低了管理人員工作量，我們在權限系統中設定一個“經理”的角色，如圖4所示，但我們并沒有制定經理這個角色是設定在哪個部門的，這就為我們重復利用經理這個角色提供了可能，作為系統的管理者，我們只需根據自己單位的實際情況確定經理這個角色的具體權限，一旦確定，以后所有部門的經理都可以直接利用這個角色，而不用去具體的設定“一部門經理”“二部門經理”等。

圖4角色與權限

有了角色這個概念，我們只需要在數據庫中將操作者、操作對象和角色三者的關系綁定即可。綁定的方法是先確定操作對象，先確定操作對象不僅可以為以上三者綁定確定順序，而且還可以在這里同時提供對操作對象進行編輯或其他設置的接口，這樣就使系統的各個部分有機的融合在一起。由操作對象進入權限的綁定界面，在界面的左側顯示當前模塊下有的角色，右側是具體角色在當前的操作對象上所對應的操作者，其中“顯示所有角色”可以在顯示所有角色和只顯示在當前操作對象上已經使用的角色間進行切換，以便用戶的操作[5]，如圖5所示：

圖5綁定角色

4電子文件版本管理的優化

在電子文件管理系統中，隨著同一文件的版本不斷增多（假設其數量為N），而同一文件夾下的文件也在不斷增多（假設其數量為M），那么此時我們在展開一個文件夾時，因為我們要展示出M個文件的最高版本給用戶，如圖6所示：

圖6文件的顯示

顯示圖6的文件列表要遍歷下屬的M個文件的N個版本，計算的復雜度為M*N，在M和N都比較大的時候，這是一個很大的工作量[6]。針對于這個問題，我們在數據庫中對每一個文件建立一個虛擬的總文件，該文件并不指向某個具體的文件，而是負責從宏觀上管理該文件版本的各項信息，如最高版本，中間版本以及是否有簽入簽出等，每次文件版本的變動，都隨之更新總文件的信息，這樣對有N個版本的文件來說，每次具體變動的都是其中之一，只要更新總文件和對應的具體文件即可；對其下有M個文件的文件夾來講，只需要管理好這M個文件對應的總文件即可，這樣便大大的減少了我們運算的復雜度，優化前后的運算次數比較如表2所示。

表2優化前后的運算次數比較

操作

優化前計算次數

優化后計算次數

展示文件夾下所有文件信息

M*N

M

處理具體文件

N

2

5結束語

適用于企業信息自動化的電子文件管理系統最突出的特點就是易操作性。本系統將文件劃分為草案版本、待審批版本、延期發布版本、正式版本和歷史版本，并在版本轉換中根據當前的版本狀態和操作者的權限自動計算出目標版本，同時根據所處理電子文件的特點提出了進一步提高文電子文件管理效率的方法，較好的滿足了企業的需求。

參考文獻

[1]劉家真.電子文件管理電子文件與證據保留[M].北京：科學出版社，2009.

[2]David Flanagan.JavaScript權威指南[M].李強等譯.北京：機械工業出版社，2010.

[3]Stephen Walther.ASP.NET 4揭秘[M].譚振林等譯.北京：人民郵電出版社，2011.

[4]薩斯喀亞歷山大·拜爾.SAP 權限系統[M]. 陳躍東譯.北京：東方出版社，2006.

[5]王小科，趙會東.ASP.NET程序開發范例寶典（C#）[M].北京：人民郵電出版社，2012.

[6]維斯著.數據結構與算法分析[M].馮舜璽譯.北京：機械工業出版社，2004.