讓職場溝通變高效

Dear XXX，你是不是已經(jīng)習(xí)慣了以這句為郵件的開頭，也許對方并不肯“笑納”；同事發(fā)了一封辦公室的“秘聞”給你，你要不要回；通知一件事，是主送老板、抄送同事，還是反過來……職場Email的“潛規(guī)則”，你知道多少？

同學(xué)的困惑

X同學(xué) 目前在外資公司實習(xí)

是因為外資公司的關(guān)系嗎? 大家對郵件都好冷漠。發(fā)郵件跟大家確認(rèn)一件事情，一般都是不回復(fù)的。雖然郵件里說是說“如果有什么意見可以告訴我”，可是好或不好都說一下嘛。一個回復(fù)都沒有就去執(zhí)行，真是讓人心里不踏實。

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這種情況是有的，如果沒有特別意見的話，一般都不會回復(fù)郵件的。否則，收件人每個人都給你回一句 ”好的，我知道了?！?你還得花時間來整理這些回復(fù)。而這種回復(fù)都是完全沒有實質(zhì)意義的，會大大影響你的工作效率。

如果以后有特別需要領(lǐng)導(dǎo)或同事一定要看的郵件，可以在標(biāo)題注明【重要】或【緊急】，讓人明白郵件主題和是否重要或緊急。如需回復(fù)，可在郵件里說明，這樣收件人就會明白是否需要立即回復(fù)及處理。

職場新人 Email雷區(qū)

揮一揮衣袖，作別了QQ。Email是不是讓你很有距離感？常常在發(fā)Email時干了件蠢事，自己卻渾然不知，下面這些便是職場新人面臨的雷區(qū)。

“你好，……” NO！

沒有稱呼是大忌，不少職場新人因為種種原因，比如，沒有搞清楚對方的職位，一上來就“你好，我是……”，然后直接說事情，這種做法給人的感覺是：你應(yīng)該知道我是誰。但實際上，收件人在看到你的郵件后可能會莫名其妙。

正確做法：

如果對方有職位要稱呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，可用姓氏+先生（小姐）。當(dāng)然在十分熟悉的情況下，可以用雙方習(xí)慣的稱呼方式，而這種情況僅限于非正式郵件。如果實在不知曉對方的稱呼或姓氏，也請使用“您好”，這比用“你好”更有禮貌。

“X總，……” NO！

亂稱呼也不行，比較忌諱的是管所有副經(jīng)理或經(jīng)理級別的都叫“總”。需注意的是通常稱呼他人可省去“副”字，但盡量不要跳級，更不可給別人降級。

正確做法：

假如對方是副經(jīng)理，可以稱呼“X經(jīng)理”，但不要稱呼“姓氏+總”；而如果對方是副總裁，則不可稱呼對方為經(jīng)理或總經(jīng)理。

回復(fù)所有人 NO！

通常只需要答復(fù)發(fā)件人，很少有需要全部回復(fù)的情況，盡管對方可能同時發(fā)給了很多人，為了減少給別人帶來的不必要麻煩，用“回復(fù)”功能即可；如果很有必要“回復(fù)全部”，盡量根據(jù)實際需要有選擇性地發(fā)給一部分人。

正確做法：

尤其需要注意的是，好的事情可以抄送給他人，不好的事情盡量一對一處理；這與表揚當(dāng)眾，批評不當(dāng)眾是一個道理。如果你是發(fā)件人，為了避免對方隨意點擊“回復(fù)所有人”的不職業(yè)情況，可以把其他眾多收件人地址放在“密送”處，然后在正文起始位置寫上收信人的群體名稱，例如“致：各營業(yè)部經(jīng)理”等，有利于收信人清晰了解與自己同時收到郵件的還有哪些人，又同時避免了對方“回復(fù)全部”。

發(fā)給他人、抄送老板 NO！

幾個收信人中，自己的老板是其中一位，這通常會被老板認(rèn)為不太尊重他。如果是寫給老板的信，則需要單獨寫給他，不要抄送其他人。否則，老板可能會覺得沒有安全感。

正確做法：

如果只需要老板了解某個相關(guān)的事項，應(yīng)該發(fā)給其他人的同時，抄送給老板，這代表你對老板的尊重，可以在抄送的同時，在正文中單獨寫一段“請老板指教”的話。不過，如果這件事需要征求老板的意見，則必須單獨發(fā)送給老板。

附件與正文內(nèi)容脫節(jié) NO！

你以為附件里已經(jīng)說過某件事了，正文就可以省略了么？其實很多收件人會漏看或者忘記下載附件。

正確做法：

如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理。

“更正”或“補充”類郵件 NO！

常出現(xiàn)的錯誤是：有一些事情，在還沒有完全肯定或確定時，著急發(fā)給對方。等消息更新后，又發(fā)送了一封【補充】或【更正】之類的郵件，這會引起對方的反感，影響收件人的工作效率。

正確做法：

如果確實有需要分兩批發(fā)送，比如圖片超大，不得不分2—3次發(fā)送，請在每一封郵件的正文都說明一下，并給圖片標(biāo)清楚文件名，比如“A產(chǎn)品細(xì)節(jié)圖2-1”、“A產(chǎn)品細(xì)節(jié)圖2-2”。

標(biāo)題一直RE下去 NO！

和對方溝通一件事，永遠(yuǎn)點“回復(fù)”，那么你們郵件的標(biāo)題就會一直RE下去。這種標(biāo)題不僅讓對方會皺眉頭，也會影響你的工作效率，將來查找郵件時也增加了工作量。

正確做法：

標(biāo)題最好寫上來自XX公司的郵件，必要的話，用數(shù)字標(biāo)識年、月、日，以便對方一目了然又便于保留?？稍诓煌幕貜?fù)階段，修改契合內(nèi)容的標(biāo)題。通過標(biāo)題，告訴對方什么是重要的，需要首先處理。同時，要記得，正文里不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等。合理的提示是必要的，但過多的提示則會影響對方閱讀。

職場老人 Email提升區(qū)

如果收件人是一位叫“劉夢”的客戶經(jīng)理，你發(fā)郵件時卻稱呼她為Dear或“夢夢”，請讓這種低級錯誤停留在剛?cè)肼毮菚r吧。職場老人們的目標(biāo)，應(yīng)該是，讓你的Email更有“質(zhì)感”。

如果同事將秘密發(fā)給了你

跟你要好的B同事，發(fā)來一封帶有偏見內(nèi)容的Email。

正確做法：

你自己知道就行了，如果不得不回復(fù)，請不要直接點擊“回復(fù)”，而是另寫一封，感謝他的信任，千萬不要轉(zhuǎn)發(fā)給任何“閨蜜”或“兄弟”，更不要為證明“這不是我說的，是B說的”而當(dāng)他人面打開此封Email的頁面。

如果你想樹立努力工作的形象

不能半夜給客戶打電話談價格，不能在出差途中、火車上給老板打電話匯報情況，但你想告訴對方，你正在努力處理這件事，努力工作。

正確做法：

只管在晚上零點之后給客戶、老板發(fā)Email談工作吧，當(dāng)他們收到時會為你的勤奮感動的！大家都會喜歡這樣努力的Partner或員工。

如果你不想顯得太強勢

和對方是平級，或你是對方的上級，但你并不想在此件事情上顯得太強勢。正確做法：

不要全用英文大寫字母，這樣寫成的郵件太強勢，甚至是在暗示對方你懶得切換輸入法、懶得使用正確的文法。此外，生氣的時候?qū)懙泥]件，也易產(chǎn)生強勢感（盡管你并不是因為對方而生氣），所以生氣的時候不要急著發(fā)送或回復(fù)郵件。

記住這些信息

字體：五號

正文里，中文一般用宋體或新宋體，英文用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要為了突出內(nèi)容而將字號設(shè)置過大，最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件。

附件：＜4個

數(shù)目較多時打包壓縮成一個文件。在正文里，對各個附件內(nèi)容做簡要說明。如果附件是特殊格式文件，須在正文中說明打開方式，方便對方操作。

簽名：＜4行

簽名信息不宜過多，一般不超過4行。字號一般需比正文字體小一些。

回信：＞10個字

比如“是的”、“對”、“謝謝”、“好的知道了”等字眼，這看起來不太禮貌。

謙遜OR強勢 只用一個詞

美國喬治亞理工學(xué)院的科學(xué)家們宣稱，我們在電子郵件里經(jīng)常使用的詞匯是和我們在職場中的地位息息相關(guān)的，研究人員們對50多萬封電子郵件進行了統(tǒng)計分析，最后得出了這一規(guī)律——有些詞會讓你顯得更謙遜，更像以下屬的身份在于上司溝通；而有些詞，一看就知道你是在對下級說。

謙遜

the ability to(有能力……)

I took(我以為……)

that we might(我們或許可以……) are available(……可用)

thought you would(我想你會……)

強勢

have you been(你有沒有……) to manage the(去做到……)

let’s discuss(我們討論討論) we are in(我們正在……)

need in(需要…)