活用工作記事本 讓煩事變好事

測一測 你需要記事本嗎

你在工作時，是不是有過以下經驗：

某一時刻腦子里記起一件事情，是你將要去做的，但是，你被突然光臨的其他事情耽誤了一會，結果再也想不起來了。

下班的路上，老板打電話給你，向你索要某家重要的公關公司的地址，你卻因為記在電腦里而不得不趕回公司。

猛然間想起一件重要的事情，你還沒有開始，但是截止時間已經快到了。

客戶打電話給你：“之前我們討論的那件事情，你覺得怎么樣？”你迅速在腦海中搜索，卻怎么都想不起來。打開電腦里的文件夾，甚至不知道他是負責哪個項目的客戶。

打開郵箱，正準備回一封重要郵件，碰巧同事喊你去幫了一個忙，回到座位后直接把郵箱關掉了。

下班前總覺得有什么事情沒有完成，但怎么也想不出到底是哪件事情，因此壓力重重。

對同事或客戶的一些承諾經常忘記兌現。

如果出現這些情況，就是你沒有使用工作記事本的后果。事實上，人的記憶由兩部分組成：意識和無意識。意識依靠的是大腦，而單靠大腦管理事項，根本無法做到清晰、有序，是因為意識中存儲的信息是很少的，而且時刻在變化，意識好比電腦中的內存一樣，只用來存儲和處理當前發生的事情，一旦處理完畢，或者轉移了注意力，這部分信息就會被自動轉移到無意識中。無意識則需要外部刺激才會被喚醒。很多缺乏刺激因素的信息就沉睡在無意識中，你怎么想也想不起來，而工作記事本，就是你需要的“外部刺激”，它有電腦和智能手機無法取代的優點——迅速記錄、隨身攜帶、查找便捷。

活用術1

三色法 管理工作行程

一般人對有顏色的字比對黑白字感覺更強烈，日本明治大學齊藤孝教授因此提出了以紅、藍、綠“三色法”來管理行程和資訊。在工作行程安排上，用不同顏色的筆來記錄，方便提醒自己和以后檢索查看，每個人對顏色的感官不同，如果你初次嘗試，不妨參照這個區分方法：

紅色： 用來寫最重要的待辦事項，比如“保險規劃案提報”、“通知與會人參加緊急會議”

藍色： 一般的待辦事項，比如“更新聯絡人名單”

綠色： 相關項目聯系人、地址、電話

黑色： 最常用的顏色，用來記錄做完就ok的一般事項，比如與客戶的會餐安排等

活用術2

六件必辦事項 提高效率

這個方法源自管理大師Ivy Lee，美國鋼鐵大王Charles向Ivy請教，如何才能每天都有效率地工作。Ivy建議他，把每天要完成的六件事寫下來，然后排列好順序，依次完成，一件做完再做下一件。最后果然很有成效。

我們建議你這么干：準備一張正方形便利貼，按照類別和次序寫上待做事項，貼在記事本里，然后依次做完。當然，如果你的記事本夠大，你可以直接在記事本上完成。

Tips：

不同的顏色就意味著你要準備幾只筆？No！一直小體型的多色圓珠筆就夠，既方便記錄，又便于攜帶。

5色便攜原子筆 MUJI

體積小，有5種顏色，中間按壓的筆頭是鉛筆，還附贈一個小“橡皮頂”，很實用。

活用術3

時間壓力提示法

適當的壓力能讓你更高效地完成工作。比如一份設計稿，老板要求你10天后交，你大概會在最后一天才能交得出來，雖然你原本只需要5天就能完成。針對此類事件，你可以在記事本上留下一筆，不妨試一試心理暗示產生的積極效果吧！

如果你的記事本內頁是空白的，可以將有顏色的便利貼貼在內頁，標明“今天要交設計稿”，從第5天開始，你就可以開始貼了。如果第5天沒完成，次日再加上一句“逾期1天”。

如果你的記事本是周歷本，在5天后的那一欄，標上“今天要交設計稿”。

活用術4

不再犯錯醒目貼

在工作中難免犯錯，將你犯的錯誤記下來，提醒自己下次不再犯相同的錯誤。如果讓這些“反省單”不被淹沒在記事本的眾多事項中呢？我們建議你這么干：將已犯的錯誤打印下來，然后將打印的紙貼在記事本里。以后再次翻看時，它就能很“扎眼”了。比如——“如請購金額超過貳萬元，務必經財務審核后，才能開發票。也就是說，所報發票的日期，需在財務和主任的簽章日期之后。”

活用術5

瑣碎時間計劃表

上班前、午餐后，有很多瑣碎的時間，10分鐘、5分鐘、甚至是1分鐘，如果你恰巧有很多瑣碎的事情，不妨利用這個時間干掉。但前提是——你在這段小小的空閑期，能想到這些事。所以，“爛筆頭”又出現了！你可以一周寫一張這樣的表，把瑣碎的事情利用瑣碎的時間完成掉！

活用術6

附錄頁 維系人脈

工作中，人脈很重要，如果你善于經營，它會為你帶來更多的職業機遇。有的記事本在最后會有附錄頁，如果沒有，你就手動留幾頁作為“附錄頁”，把你偶然間獲知的（同事或客戶的）生日、重要日記錄下來。這些邊角信息是你維系人脈的一個小資源。

活用術7

善用“□”符號

若有太多瑣碎待辦事項，請在記事本上寫下“執行的時間”、“事項”，同時在待辦事項前面畫上一個“□”的符號，完成后在小方框內打個√即可，絕對會比你用線劃掉它更清爽，也能減少重復確認的時間和出錯率。

活用術8

周五記錄術

每到周五下班前，是你盤點本周工作和計劃下周工作的一個好時機。可以在記事本上記錄如下的內容——

Work 1 本周已完成的工作

Work 2 懸而未決的工作（記錄下原因，如有聯系人，記下聯系方式，以便下周一來就可以開始解決）

Work 3 下周待辦事項（時間、人物、事項、地點。只用關鍵詞記錄即可）

什么樣的記事本好

記事本最好只有1本，這樣比較容易找到資料，也能對自己所有的行程計劃一目了然。尺寸以易攜帶為標準，一般A5、A6大小的記事本最利于攜帶，超過A4紙張大小的筆記本容易因太重、太大而懶得帶，失去隨時更新內容、經常翻閱的意義。

學習工作記事 推薦閱讀

《史上最靈活！八爪魚圓夢記錄術》

作者：鹿田尚樹

出版社：三悅文化

不必整理、不必分類、不必建檔，工作、讀書、人脈、時間、夢想、資訊……一本記事本一網打盡。用筆記本為自己的人生制造機會；成為我們與人溝通的最大利器。

《A6全能筆記術》

作者：奧野宣之

出版社：麥田出版

不應該是由人去配合筆記本，而是可以隨心所欲使用才對！你可以學到一元化管理新技巧，超越傳統厚重筆記的新技術，打造專屬自己的隨身數據庫。輕薄A6筆記本，讓你把數據放進口袋，一本筆記走天下。