聰明管理名片 廢紙變人脈

名片牽系著重要的人脈關系，職場中很多秘密就寫在那些薄薄的紙片上，用好了，它就是人脈；不會用，它只能是印滿了字的廢紙。在“名片管理”這件大事上，我們必須展現出“人和動物的本質區別”——使用工具！

第1招 寫上交換日期

工具：日期章

交換得來的名片要立刻寫上交換日期，這一個動作是名片整理的前提，如果你有每天記錄工作安排的習慣，將來只要拿著名片對應當天的工作安排，就能幫你回憶起名片交換那天的情境：為什么交換、對方大概是什么性格特征等等。

也許你要問，為什么不直接在名片上“寫下見面地點”？那是因為多數情況下你沒時間寫得這么詳細，尤其是一次見了很多人的情況下，依次在每張名片上寫下會面地點是件非常辛苦的事。并且，如果每張都這樣寫，會影響名片的美觀。更重要的是，彼此交換名片后不再聯系的情況也非常多，即使每張都費勁記錄下來，也可能是在浪費時間。

Tips：

1 使用日期章既整潔，工作起來又輕松，很容易變成一種習慣。即使是在交換大量名片的第二天，也能用不到一分鐘的時間就完成這一工作。

2如果日后要查“名片交換地點”，按日期查看你當日的工作安排，幾乎都能準確無誤地查到。如果“想不起來在哪次活動上都見到了誰”，也可以根據日期查找名片。

3 建議用紅色的印泥，這樣會非常醒目，方便日后查找。

第2招 正確的分類邏輯

工具：名片冊+Excel

最傳統的名片管理方式就是用名片冊，并將名片信息輸入計算機，用Excel的表格來管理，萬一名片遺失，還有檔案可循。一般的做法是將同一公司的名片放在一起，很少有人會注意次序的問題。這么做的缺陷是：你無法一眼看出，這些來自同一公司的人，有何階級與部門之間的關系。所以，建議你按照產業類別、公司別、階級別、部門別的邏輯，層層管理名片簿。

Tips：

1 比如，將美容行業的名片放入同一本名片冊中；接著，同公司的名片放在一起；再來，從董事長、總經理排起，各部門主管之后緊接著排上他們的下屬。如此一來，上下位階與部門之間的關系便一目了然，方便查看和使用。

2 制作備份名片的Excel時，不同領域的用不同的標簽卡，不同公司用不同的色塊……按照自己的習慣進行區分，避免白紙黑字一大片。

第3招保留對方的工作軌跡

工具：活頁式名片冊

利用你手中的名片，贏取對方信任和好感的時候到了！如果對方升遷、跳槽，再次見面時給了你新名片，你會如何處理舊名片？大多數的人會把舊的名片扔掉，只保留新的名片。我們的建議是繼續保留，因為這是對方的一個工作軌跡，如果你熟悉對方待過哪些公司、擔任過哪些職位，在不經意地交流時，對方會覺得深受尊重和重視，也會對你更加有好感。

Tips：

1 名片不斷增加，你不可能經常調整名片的順序。為此，可以采用活頁式的名片冊，當名片有增有減時，無須挪動后面所有名片的位置，只要移動活頁即可。

2 如果對方升職，則把新名片疊加在舊名片之上即可；如果對方跳槽，也采取同樣的方法。只是別忘了，將此人的新舊名片一起移至新公司旗下。

工具：名片全能王軟件

“冷門名片”通常是來自你不常打交道的領域，一般不會聯系，卻依舊有聯系的可能。這種極少聯絡的冷門名片，應以公司為類目另外歸在一本名片簿或收起來。冷門名片也是寶貴的數據庫，日后萬一有需要，仍可供查詢。

而沉睡2年以上的名片，假如你們從交換后就沒有任何往來，今后也不可能會有交集，這樣的名片可以扔掉，這是厘清工作資料的一種必需手段。但是，你依然必須保留它的電子版。

Tips：

1 不要驚詫于扔掉名片的行為，要知道，人脈的保質期非常短，連對方的一切都想不起來的人的名片早就過了保質期。此外，名片上的信息也會日漸過時，其公司未必是以前的那個，辦公地點也可能已經搬遷。保存這種喪失了時效性的信息，幾乎沒有意義，反而會占用掉有限的辦公空間，你用于尋找有用名片的時間也會更多。因此，定期清理一批沉睡兩年的名片，很有必要。

2 沉睡名片在扔掉之前，如沒有存過檔，可在手機里下載“名片全能王”軟件（安卓系統、ios系統的手機都適用），一鍵完成，只需要將手機攝像頭對準這張名片，它就能夠有效識別名片中的信息，并同步保存到你的名片管理賬戶，以便隨時提取。

3在用手機接收郵件時，如果你需要保存對方簽名檔的信息，包括：姓名、公司、傳真、電話、聯系地址等，也可以通過“名片全能王”來一鍵保存，它會自動轉換成名片的保存格式，同步到你的名片管理賬戶中。

第5招 整理專業的資源庫

工具：名片掃描識別儀

換來的名片一大堆，需要手工錄入至Excel表格中，剛開始還能堅持，如果你一下子收了20幾張甚至更多的名片，恐怕你就要“犯懶”了。智能手機上的名片管理軟件，只適合少量的名片識別和歸檔，所以你需要更專業的工具。

名片掃描儀早已擺脫了N年前一副笨重的模樣+單一的掃描功能，你可以選擇60～100克之間、與智能手機差不多大小的名片掃描儀，迅速實現名片的掃描、識別、錄入。甚至它還可以實現多級分類管理，也支持多種方式的快速查詢。這些掃描出來的名片信息可導入到Outlook Express、Excel、Foxmail等應用軟件中。

Tips：

1 名片掃描儀每分鐘可錄入多張名片，系統自動將名片上的各類信息識別并輸入到電腦中，整個過程就像刷卡一樣簡單。它的好處在于，中文、英文、繁體、簡體、橫排、豎排等都能識別。有的掃描儀還可以對名片進行分類、模糊查詢等，只要1秒就能查找一張名片。

2 如果你經常出差，請選擇體積小、重量輕、并且有“移動名片夾功能”的掃描儀。它可以將名片信息導入到移動存儲設備中，這樣你就能在任意一臺電腦中實現名片信息的查詢。

讓你的名片 也受人重視

在交換名片后，如何不被對方忽視，建立并長期保持聯系？請別剛見面就迫不及待地遞上你的名片。正確的做法是，在分別時，慎重地發一張。這可以讓你的新朋友知道你不是一個隨便與人建立關系的人。雖說名片的成本不高，但逢人就發會讓自己顯得很“廉價”，除非你是一名銷售人員，或處于“被交換”的場合。