南京愛德:信息如何輔助決策?

編者按

盡管越來越多印企上馬ERP，推行精細化、信息化管理，但是大多數印企還停留在用電腦輸入代替人工手寫的ERP初級使用階段，較少有企業(yè)達到ERP應用的最高境界——把數據變成信息，把信息變成情報，輔助領導決策。

ERP系統(tǒng)中積累的數據越來越多，但它們真正發(fā)揮作用了嗎？本期“智庫”欄目策劃“別讓你的數據躺著睡覺”專題，邀請大家共同探討ERP在印企的深化應用。

輔助決策不是部門級的信息應用，是公司內部跨部門的資源協(xié)調和外部客戶與供應商的資源整合。

南京愛德印刷有限公司2009年8月實施新ERP以來，ERP運行已經穩(wěn)定，各項流程基本成熟，ERP的數據準確性和及時性已經較高。經過兩年多的運行，公司的各項主要流程和主要數據都已經進入ERP系統(tǒng)，已經積累了報價、訂單、工藝、采購、庫存、報工、發(fā)貨、質量、財務、人事等大量數據。隨著ERP系統(tǒng)的穩(wěn)定和完善，公司IT部門的主要任務也從繁重的實施和維護工作中解放出來，轉而面向企業(yè)決策的深度信息挖掘，輔助公司高層決策，真正發(fā)揮ERP的作用。

信息輔助決策，是通過信息化手段，輔助公司戰(zhàn)略/策略層面的方案及決策的制定。輔助決策不是部門級的信息應用，是公司內部跨部門的資源協(xié)調和外部客戶與供應商的資源整合。愛德印刷信息輔助決策在ERP選型初期就已經規(guī)劃，主要體現在公司的四大策略中。

產品價格策略

目前公司的價格策略是通過價格策略會的形式做集體決策，主要參與的部門是公司高層、業(yè)務部、財務部、報價中心。年初根據客戶及產品的盈利水平、競爭對手情況、客戶價格接受度，形成公司全年整體的價格策略。在年度價格策略基礎上，每兩周開一次會，討論如何及時應對外部市場環(huán)境的變化，對價格策略進行微調。

ERP為報價策略會提供以下決策資料：

分銷售區(qū)域、客戶、產品的成本和利潤統(tǒng)計，分析公司主要利潤來源，有針對性地進行價格調整和成本改善。

重點訂單的詳細成本分析，有針對性地進行成本改善。

根據機臺負荷和淡旺季，核算成本中心固定成本和邊際成本，便于調整對外報價。

分析客戶過往的詢價記錄，掌握客戶價格接受度。

客戶服務策略

在目前國際經濟環(huán)境不景氣的情況下，愛德印刷作為出口企業(yè)，面對激烈的國際和國內競爭，必須提升客戶滿意度，才能占有更多的市場。在公司眾多客戶中，根據客戶的銷售額、信用等進行分類，集中優(yōu)勢資源滿足重點客戶需求，并防范不良客戶風險。因此公司價格策略會的重點從定價策略逐步轉向如何制定合理的客戶服務策略，以適應更加嚴峻的市場環(huán)境。

ERP為客戶服務策略提供以下信息：

分析客戶訂單記錄，制定合理的書芯、產成品庫存服務。

分析客戶銷售、利潤、回款，設定客戶等級，給予不同的賬期和交期服務，在資源有限情況下優(yōu)先滿足重點客戶。

分析客戶動態(tài)背景資料和信用情況，設定合理的信用額度。

分析客戶的投訴和質量問題，從公司層面加以關注和解決。

分析客戶詢價和訂單的規(guī)律，為客戶提供增值服務。

資金控制策略

2011年國內銀根緊縮，企業(yè)獲取資金比往年困難。隨著歐債危機的不斷深化，國外客戶的資金也緊張，出口企業(yè)逾期應收賬款顯著增加，企業(yè)經營風險不斷積聚。公司每兩周召開一次資金控制會，對應收賬款、原材料、產成品和在制品進行控制，加快資金流轉，減少資金成本。具體細則如下：

根據資金使用情況編制資金預算，利于財務融資。

分析應收賬款，加速資金回籠。

分析原材料呆滯，減少庫存積壓。

分析產成品、在制品呆滯，加快存貨流轉。

生產計劃策略

APS是ERP規(guī)劃中的一部分，分為大計劃和小計劃兩級排產。小計劃為周、日計劃，小計劃已經很順利在運行，通過每周一三五的計劃跟單會來協(xié)調解決問題；大計劃中，月度生產計劃也運行正常，通過每月的生產計劃會來集體決策。2012年規(guī)劃季度、年度生產計劃進入藍單排產，利于公司生產資源的整合和年度生產計劃平衡。

通過APS中近兩年排產信息，制定年度生產計劃。

分析近三年原輔材料的采購情況，直到提前采購與供應商開發(fā)。

通過瓶頸工序產能分析，提出高峰產能解決方案。

公司自投設備成本和委外成本對比分析。

上述四大策略需要大量數據，這些數據如何準確、及時獲取，如何整理成有效報表，需要企業(yè)IT部門進行規(guī)劃。

首先，要保證基礎數據的準確性，需要的數據包括客戶、供應商、料件、財務等各項企業(yè)最基本的信息。客戶、供應商、財務基礎信息由財務部錄入，其他基礎信息由信息中心專人錄入。

其次，要保證報價、訂單、工藝、采購、庫存、報工、發(fā)貨、財務、質量等各項基礎單據的及時準確和相關性。為保證準確性，通過ERP程序段進行字段輸入控制，減少錯誤錄入，通過單據逐級評審，減少差錯；為保證及時性，通過管理流程做規(guī)定，如報工必須當天結束，報價必須在一個工作日內完成。

再次，為保證各項數據能相互關聯(lián)，不出現信息孤島，通過訂單號、產品編號等關鍵字段能查詢各項數據；通過訂單跟蹤表和訂單結案，貫通各項基礎單據數據。

最后，為保證成本結算、生產排產、庫存呆滯等報表數據準確性，要建立數據模型，保證運算邏輯正確性，并根據企業(yè)的動態(tài)，及時進行調整。

有了IT部門的信息支持，還需要公司有“CIO”進行信息的管理需求規(guī)劃，根據公司的管理重點定制報表需求，并參與公司策略決策，才能真正發(fā)揮信息輔助決策的作用。

（作者為南京愛德印刷有限公司總經理助理）