高校人事管理信息化存在的問題及對策

【摘 要】人事管理信息化的過程其實就是不斷使人事管理信息系統(tǒng)與人事管理工作實際相協(xié)調(diào)的過程。在高校的人事管理信息化建設(shè)中還存在很多問題，解決這些問題的過程也就是高校人事管理信息化水平不斷提高的過程。

【關(guān)鍵詞】高校 人事管理 信息化

一、序言

隨著我國高等教育體制的改革和發(fā)展，特別是近期正在深入進行的事業(yè)單位人事制度改革和績效工資的逐步實施，高校的人事管理工作出現(xiàn)了新的變化。同時，伴隨著近年來的高速發(fā)展，高校的人員組成和人事關(guān)系越來越呈現(xiàn)多樣化和復(fù)雜化的特點，人事信息的范圍逐漸擴大，人事信息量也呈級數(shù)增長，這就對高校的人事管理工作，尤其是高校的人事信息管理工作提出了更新、更高的要求。

高校人事管理信息化， 具體而言是指高校人事部門借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)， 以計算機和網(wǎng)絡(luò)為平臺， 通過對高校各種人事信息資源的廣泛收集、 整理、 深入開發(fā)和充分利用， 促進人事管理從傳統(tǒng)事務(wù)型管理到現(xiàn)代人力資源數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變， 不斷提高人事管理的效率和決策水平的過程[1]。面對人事信息量的迅速膨脹，各個高校都不約而同實施了人事管理信息化。雖然高校都在積極實施人事管理信息化，但事實是高校目前的人事管理信息化水平還很低、很不平衡，在信息化建設(shè)的過程中還存在很多問題，人事管理信息化的巨大作用還未能充分發(fā)揮出來。

二、高校人事管理信息化中存在的問題

當(dāng)前，信息化在提高人事部門的管理水平和工作效率方面發(fā)揮了巨大的作用。但面對新形勢下更新、更高的要求，高校的人事管理信息化過程中也暴露出了很多問題。結(jié)合筆者工作實際，總結(jié)了如下幾個方面的問題：

（一）各部門信息管理系統(tǒng)各自為政，人事信息共享率低

不同部門的工作需求不同，關(guān)注的信息也不同，這就導(dǎo)致了在高校管理信息化的初期，各部門相繼建立了符合自身管理工作需要的信息系統(tǒng)。例如：組織部門有自己的干部管理信息系統(tǒng)，人事部門有教職工信息系統(tǒng)、職稱評審系統(tǒng)等，教務(wù)部門有教學(xué)信息管理系統(tǒng)等等。不同部門使用的信息系統(tǒng)可能采購自不同的公司、使用了不同的開發(fā)平臺，這都制約了人事信息的共享和全校管理信息系統(tǒng)的一體化，使人事信息冗余度很高，資源浪費嚴(yán)重。由于人事相關(guān)信息的共享程度很低，使人事部門很難及時、準(zhǔn)確地為學(xué)校決策層和上級管理部門提供決策支持。

（二）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，系統(tǒng)安全性有待進一步提高

隨著Internet技術(shù)的興起，越來越多的人事管理信息系統(tǒng)選擇使用B/S結(jié)構(gòu)，在這種結(jié)構(gòu)下，用戶工作界面是通過網(wǎng)絡(luò)瀏覽器來實現(xiàn)，主要事務(wù)邏輯在服務(wù)器端實現(xiàn)，大大簡化了客戶端電腦載荷，減輕了系統(tǒng)維護與升級的成本和工作量，有效降低了成本。但在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，系統(tǒng)的安全性就面臨了更多的挑戰(zhàn)。在數(shù)據(jù)的存儲和傳輸過程中，安全問題尤為突出，例如，硬件的損壞、電腦病毒、甚至黑客的入侵都會給管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全造成極大的威脅。另外，人事管理信息系統(tǒng)保存著大量的個人隱私信息，如何保證這些信息不被濫用也是一個很重要的問題。

（三）人事數(shù)據(jù)量巨大，數(shù)據(jù)維護壓力大

高校的人事管理部門通常都履行編制管理、崗位聘任、人員調(diào)配、人才引進、職稱評審、進修培訓(xùn)、學(xué)歷教育、年度考核、工資福利、社會保險、臨時用工、退休退養(yǎng)等職能。人事管理中眾多職能的履行都需要以大量的人員信息管理為基礎(chǔ)，因此人事管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護量是十分巨大的。以筆者所在的人事管理部門為例，在人事管理信息系統(tǒng)中需要經(jīng)常維護的字段超過100個，數(shù)據(jù)的更新壓力很大，繁雜的數(shù)據(jù)維護工作往往占用了大量的工作時間。同時，由于很多數(shù)據(jù)并非由人事部門直接獲得，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性很難得到保證。

（四）現(xiàn)有人事管理信息系統(tǒng)難以滿足人事制度改革的要求

經(jīng)過幾輪的事業(yè)單位人事制度改革，高校的人事管理工作發(fā)生了很大的變化，面對這些新的變化，舊的管理信息系統(tǒng)已經(jīng)難以滿足人事管理工作的需求。同時，這些新的變化帶來了更多的信息管理工作，使人事管理工作更加依賴于一個高效的管理信息系統(tǒng)。例如，近兩年開展的崗位聘任工作就需要在管理信息系統(tǒng)中設(shè)置一個全新的模塊來對崗位設(shè)置、聘任、考核等相關(guān)工作進行管理，這些都是原有信息系統(tǒng)中沒有的。

（五）軟硬件升級面臨不少困難

伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校人事管理信息化也面臨著經(jīng)常性的更新和升級的問題。高校人事管理信息系統(tǒng)在軟、硬件升級方面都面臨著不少的困難，而軟件方面的困難尤為突出。軟件的升級往往使我們面臨著數(shù)據(jù)遷移、系統(tǒng)安全、新系統(tǒng)使用培訓(xùn)等等問題。如果新軟件的提供者與舊軟件不同，就可能會面臨著極為復(fù)雜的數(shù)據(jù)遷移問題，因為兩套不同開發(fā)者開發(fā)的系統(tǒng)使用了不同的數(shù)據(jù)字典。升級新的管理信息系統(tǒng)，必須要給信息系統(tǒng)的使用者進行全面的培訓(xùn)，這會增加他們的工作壓力，可能會給新系統(tǒng)的實施帶來不小的阻力。

三、應(yīng)對高校人事管理信息化中問題的對策

針對高校人事管理信息化中存在的若干問題，筆者希望試著提出一些對策，供大家參考。

（一）協(xié)同管理，實現(xiàn)人事信息的共享

高校可以由信息管理部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，在全校范圍內(nèi)建立統(tǒng)一的人事信息管理系統(tǒng)，將需要維護的數(shù)據(jù)字段按照部門加以分類，各個相關(guān)部門負(fù)責(zé)定期維護和更新所屬內(nèi)容。例如可由人事處負(fù)責(zé)維護人員基礎(chǔ)信息、職稱、考核、工資、崗位聘任等內(nèi)容，組織部門負(fù)責(zé)維護人員黨派、職務(wù)、獲獎、干部考核等信息，社科處、科技處負(fù)責(zé)維護科研項目、獎勵、學(xué)術(shù)成果等信息。由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)所屬相關(guān)信息的維護工作，可以有效保證人事信息的時效性和準(zhǔn)確性，從而使人事管理信息系統(tǒng)可以更好地為各部門日常管理工作服務(wù)，提高工作效率。統(tǒng)一的人事管理信息系統(tǒng)也可以有效地降低數(shù)據(jù)冗余，減輕各部門的數(shù)據(jù)維護工作量。

（二）完善網(wǎng)絡(luò)安全機制，提高信息安全意識

面對安全風(fēng)險，首先要建立健全網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，加強對系統(tǒng)管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全知識培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的信息安全意識；其次要為硬件設(shè)備提供良好的工作環(huán)境，有條件的情況下可以建設(shè)無塵、恒溫的機房，以保證設(shè)備運行穩(wěn)定；最后要盡量保證客戶端操作系統(tǒng)的安全，避免病毒和黑客的入侵，采用最新的安全技術(shù)為信息讀取和傳輸加密，并定期為數(shù)據(jù)庫做好備份。

（三）發(fā)動基層管理人員，有效分散數(shù)據(jù)維護工作

在人事管理信息系統(tǒng)眾多需要維護的字段中，存在一部分字段可交由基層學(xué)院和部門的人事管理人員來維護。例如教職工的聯(lián)系方式、住址、配偶相關(guān)信息等等，基層人事管理人員對這些信息的掌握更為及時和準(zhǔn)確，同時這些信息也并不是人事管理信息系統(tǒng)中需要嚴(yán)格控制的關(guān)鍵信息。因此，可以為基層人事管理人員設(shè)置一定范圍內(nèi)的修改權(quán)限，將非核心人事信息交由他們負(fù)責(zé)維護，這樣可以一定程度上降低人事部門的數(shù)據(jù)維護工作量，同時提高非關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性、時效性。

（四）適時升級和調(diào)整，使信息化與人事管理工作的發(fā)展相適應(yīng)

人事管理信息化是一個長期的、動態(tài)的過程。人事管理信息系統(tǒng)要與管理工作的實際相適應(yīng)是貫穿這一過程的核心。因此，高校在選擇人事管理信息系統(tǒng)的時候就要充分考慮到未來系統(tǒng)升級、調(diào)整的便利性問題，同時也要對供應(yīng)商提供持續(xù)服務(wù)的能力加以考察。而在高校內(nèi)部，應(yīng)該努力培養(yǎng)既熟知業(yè)務(wù)又精通信息技術(shù)的骨干人員，他們可以在信息系統(tǒng)的調(diào)整的過程中和后期的使用培訓(xùn)中發(fā)揮重要的作用。只有內(nèi)外兼?zhèn)洌咝Ｃ鎸π碌淖兓拍芗皶r進行調(diào)整，提高人事管理信息化的水平。

四、結(jié)語

高校人事信息管理工作是高校人事管理的基礎(chǔ)性工作，也是促進人事管理科學(xué)化、提高管理水平的關(guān)鍵。而人事管理信息化則是提高人事信息管理效率的最重要手段。人事管理信息化的過程其實就是不斷使管理信息系統(tǒng)與管理工作實際相協(xié)調(diào)的過程。因此在高校人事管理信息化的不同階段，肯定會存在各種各樣的問題，正是在解決這些問題的過程中，高校人事管理信息化的水平才得到了不斷的提高。

【參考文獻】

［1］趙宇馨，朱江.淺析高校人事管理工作中的人事信息化[J].經(jīng)營管理者，2010（12）：283.

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