淺談建設知識與信息管理系統以傳承企業技術信息資源

【摘要】任何企業都在不同程度上依賴于一定的技術和知識才可以生存與發展，而這些知識大多把握在部分骨干人才之中，但在企業經營中卻經常面臨這樣一個問題：人才流失。人才流失有時對企業的發展是致命的，本文將就這個問題切入，淺談從知識管理的角度建立企業信息管理系統，解決企業發展之道。

【關鍵詞】信息管理；知識管理

一、企業信息管理概述

企業信息管理是指為企業的經營、戰略、管理、生產等服務而進行的有關信息的收集、加工、處理、傳遞、儲存、交換、檢索、利用、反饋等活動的總稱，而企業信息管理系統（Information Management System for Enterprise-EMS）則包括企業資源計劃（ERP）、客戶關系管理（CRM）、供應鏈管理（SCM）、產品壽命周期管理（PLM）、制造執行系統（MES）、產品數據管理（PDM）等管理概念、理論和方法，以及各種各樣品牌的應用解決方案與信息管理系統，如用友ERP、海艾迪C-EMS和M-EMS及SAP信息管理系統等等多個方面。眾所周知，任何企業都在不同程度上依賴于一定的技術和知識才可以生存與發展，尤其當今已經進入了知識經濟和信息經濟的時代現代企業之間的競爭更多的是知識與信息獲取或使用能力的競爭。所以對企業的知識資源進行有效的管理，是一個企業能否在激烈的市場競爭中立于不改之地的關鍵。從事企業管理的人都清楚，企業的人才流失對企業意味著什么。長期以來，企業員工的個人頭腦是知識的載體，人才流動實際上是知識在流動。

二、知識管理概述

美國生產和質量委員會（APQC）對知識管理有一個定義：知識管理是組織有意識采取的一種戰略，它保證能夠在最需要的時間將最需要的知識傳送給最需要的人，這樣可以幫助人們共享信息，并進而將其通過不同的方式付諸實踐，最終達到提高組織業績的目的。企業知識管理則是以信息為基礎的活動，通過組織性學習創造隱性和顯性知識，并負責如何在適當的時間、適當的地方擁有適當的知識。中外學者普遍認為，信息是企業發展的一個非常重要的資源，信息作為資源，除了一般的可利用、有價值等特性外，還具備共享性、歷史積累性、時效性和多次再生性的特性。而系統則是由若干相互聯系、相互制約的獨立成分組成的一個有機整體，如管理人員、生產工人、工藝、技術、管理、方法和組織機構、生產設備等，為了一個共同的目標即獲取利潤生產出社會需要的產品，而組成的一個生產企業就是一個系統。那么，要系統地利用信息這個資源，企業建立信息管理系統是一個非常重要的前提。

三、企業信息管理系統的特性

（1）除了通用的管理軟件和MRP（物料資源計劃）、OA（辦公自動化）、WFS（工作流系統）外，大多軟件都需要做大量的需求分析，咨詢顧問（多數都是行業內的專家）和企業各級員工在認真總結以往經驗和企業發展要求的基礎上，根據企業實際量身定做或在標準版本的基礎上根據企業實際做大量的修改，所以具有行業專家特性及實際應用特性。（2）多數系統是從企業戰略的角度出發，在全局和總體考慮的前提下設計企業的信息管理系統，是從企業的人員機構管理、產品管理、系統權限管理、銷售管理、采購管理、生產管理、質量管理等系統的角度，考慮戰略的實現性和信息之間的關聯性、制約性的，具有系統性和整體性。（3）具有歷史知識的積累性和共享性。企業的信息管理系統能夠將各部門和各員工的日常工作的關鍵數據，存儲在數據庫中，并能根據權限方便查閱和調用。（4）具有決策的支持性。所有的各種數據可以經過計算機的處理從不同的角度得到各種分析結果，并通過報警提醒的方式，使決策者在第一時間得到相關信息。（5）動態特性。由于信息的時效性和關聯性，當系統中某一信息要素發生變化時，與之相關聯的其他信息均發生變化。同時，由于企業的外部環境和內部要素均在動態發生變化，系統也要求能夠適應這種變化。

四、企業信息管理系統的作用

（1）發布知識，確保組織內的每個成員都能共享。在沒有計算機、軟件和網絡通訊技術的前提下，企業發布知識的手段通常采用開會、發文件及書籍等手段，除了發布成本高而外，知識的傳播速度、傳播量、更新、查閱及查閱權限等等受到極大的制約。而企業信息管理系統則有效地解決了這些問題，使知識信息交易成本大大降低，交易質量和效率大大提高，有力地發揮了知識在企業中的生產力作用。（2）確保知識獲得的及時性。信息管理系統解決了跨地區、跨時間、跨單位、跨部門、跨員工之間的查閱障礙，只要是在有權限的前提下，知識需求者可以迅速通過系統找到自己需要的各種知識。例如目前的企業信息門戶（EIP-EnterpriseInformationPortal）可以解決企業之間的信息及知識交流問題，另外企業信息系統可以與相關的網絡連接，并自動按照組織內部成員對信息的需求進行篩選、分類和收集，并按照成員對信息的需求及時傳送給需要的人，以解決知識時效性的問題。（3）提升組織或個人的隱性知識為顯性知識，并保證兩者之間的有效轉換。在企業沒有信息系統之前，員工的知識和經驗僅存在自己的腦子里，部門的知識也在這個部門里，信息呈現孤島狀態。遺忘、人員流失和成員之間交流不暢導致企業的知識大多是隱性知識，而不能轉變為顯性知識，組織的知識難以積累。組織隨著人員的流動、時間的推移不斷地交學費，企業不能形成經驗曲線，生產效率和競爭力也就難以提高。信息管理系統使個人知識得以沉淀，成員之間的知識得到共享和交融，企業對員工的過分依賴性降低，從而避免企業因某些關鍵崗位人員流失出現不可收拾的局面。

五、做好企業知識管理的要點

（1）我們要抓好企業的信息管理。知識管理著重于顯性知識和隱性知識的相互轉化，因為企業只有把國內外和自己企業積累的知識和經驗即顯性知識，通過歸類、整理、提煉迅速傳遞給需要它的員工，即轉化為員工個人的知識———隱性知識，并運用到每項工作中去，才能對企業目標發生作用。信息管理主要集中在對已有的如書面化的、電子信息等顯性知識的管理，在信息增值鏈上，要將數據提升為信息，并對其進行采集與選擇、組織與程序、壓縮與提煉、歸類與導航等，對信息外部特征的加工和組織。在信息管理基礎上，在根據企業和員工需求，對信息內容進行提煉、比較、挖掘、分析、概括、判斷和推論等進行知識管理。（2）要建立知識共享系統。知識管理是以共享和創新為主要目的，重點解決信息超載而知識匱乏的問題，重視人與人產生知識過程的管理。知識如果不拿出來與他人共享，將導致核心信息掌握在具體實施人員中，管理失控，企業人員外流導致知識資產流失，大量核心技術被帶走，知識孤島造成協調困難，效率下降。所以，在企業信息系統建設中，要堅持以獲取企業內部和外部知識資源為核心；以產品的生產流程為核心；以個人知識與團隊知識的相互交流和轉化為核心；以正式交流與非正式交流的相互接軌為核心；以解決實際問題為核心；以價值鏈的不斷增值為核心和以技能培訓為核心。（3）把信息化建設作為知識管理的平臺。傳統的金字塔式組織結構和人際交流模式在很大程度上不適合現代社會對知識的快速組織、整合和共享需要，計算機網絡則為知識的獲取、組織和共享創造了一個全新的平臺。企業在網絡平臺下，形成一種柔性的與變化的組織和扁平化的信息傳遞渠道。從知識管理的角度，建立信息管理系統，使人與知識資源有機結合，它將人、知識與現實工作任務整合起來，必將為企業管理帶來實效。

最后，企業的知識管理一直是一個非常重要的課題，實現從知識管理的角度去建造企業信息系統定可以更加有效的保證企業的穩定運營，讓企業有一個更加的飛速發展。

參考文獻

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