試談電算化條件下的內部會計控制

【摘要】隨著會計電算化的不斷普及，企業的內部會計控制方式也發生了很大的變化。本文就建立電算化會計控制的必要性和目前會計電算化條件下的內部控制存在的問題及完善電算化條件下的內部會計控制制度的相關措施作了簡單闡述，希望對電算化條件下的內部會計控制的完善提供一點借鑒。

【關鍵詞】內部會計控制；必要性；問題；措施

內部會計控制是指單位為了提高會計信息質量，保護資產的安全、完整，確保有關法律法規和規章制度的貫徹執行等而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。會計電算化雖然沒有改變內部控制的目的，卻引起內部會計控制的方式發生了很大變化。如何在電算化條件下做好內部會計控制工作，并使之制度化，是擺在企業領導和財務管理人員面前的一個重要課題。

一、建立電算化會計控制的必要性

1．電算化會計自身特殊性的要求。電算化會計與手工會計相比，使用的技術手段、組織結構及內部控制都存在區別。在電算化下，憑證、經濟事項的說明、賬簿等均要求通過計算機方可錄入、閱讀、查詢。這種情況下，對數據輸入及輸出的控制顯得更為重要。在傳統的手工系統下，任何一項業務處理都會留下記錄備查;而在電算化條件下，賬務處理及數據文件都存儲在計算機或磁盤上，不像手工系統那么直觀。因此，為了保證會計信息的完整性和真實性，做好電算化條件下的內部控制更為重要。

2．電算化會計對內部控制的特殊影響。電算化會計使功能和知識高度集中。由于知識的集中，導致了職責的集中，這就使得一些可能從事數據的輸入、處理，又負責這些數據的輸出、報送的人員在未經批準的情況下直接對使用中的程序和數據進行修改，這種現象加大了出現錯誤和弊端的風險。傳統手工會計業務處理系統的內部控制是建立在不相容職能相互分離及相應職責分工的基礎上，在電算化條件下，由于業務人員的減少，將會直接導致這些原則重要程度的下降。電算化會計使程序和數據存儲在一起，所以數據的輸入可能缺乏充分可靠的記錄，缺少附件的數據在未經許可的情況下也有可能被輸入系統。而在輸出方面，某些業務或處理結果也可能不能被完全打印出來。因此，如果存取改動數據的命令和程序集中于同一裝置，再加上沒有適當的控制，未經批準擅自存取或改動數據的情況就可能發生，這一切都會對會計控制產生重要的影響。

3．加入WTO參與國際競爭的形勢需要。隨著社會生產力的發展和科學技術的進步，信息技術高度發展，全球經濟一體化的進程加速，各企業所面臨的風險也逐漸加大。加入WTO后，我國企業將面臨眾多國外企業的激烈競爭和有力挑戰，我國在海外的企業也將遇到與國內不同的政治、經濟和文化等風險。因此，如何提高自身的競爭力，如何以一種積極的姿態參與到世界競爭的潮流中去，將是我國企業當前面臨的主要問題和難題。信息社會發展的潮流，更催化了會計電算化的普及，企業要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，必須適應現代會計形式的變化，完善電算化條件下的內部控制，提高經營管理的效率和效果，保證會計信息的真實性。

二、目前會計電算化條件下的內部控制存在的問題

1．職務相分離，職權不相容原則的重要性下降。傳統手工會計信息處理的一條重要原則就是職務相分離，職權不相容原則。如所有會計業務由不同的責任人分別記錄并保管，即按經濟業務的性質分為不同的工作職責，各司其職，彼此構成一個內部牽制網，不易出現錯漏或舞弊行為。且未經授權，任何人都難以瀏覽到全部的會計資料。而一旦出現問題，也可通過檢查不同的責任者追究責任。這種職能的分割與人員的分工便形成了行之有效的手工會計的內部組織控制。采用電算化后，這一原則的重要性下降甚至得不到遵循。由于系統操作的高度集中，許多崗位可以合并，許多手續合并到計算機統一執行，會計工作人員大大減少，從而使一些不相容的職務得不到分離，這種數據處理的集中性使得傳統的組織控制功能削減，會使人非法瀏覽、修改、拷貝甚至損壞系統資料和會計信息資料，降低了工作人員相互牽制的效力。

2．會計電算化對授權控制的沖擊。傳統手工會計授權下，對于每一項業務的每個環節都有相應工作人員的簽名或印章。簽名或印章的仿造具有一定的難度。在會計電算化系統簽名或印章轉化為授權文件和口令，口令授權存在于計算機系統內部。口令對于稍懂計算機操作知識的人來說根本算不上什么秘密，因為可以繞過財務軟件的相關控制措施，通過打開計算機財務數據庫進入財務報表等系統，則所有的財務秘密均可見。同時，業務人員可以利用特殊的文件或口令，獲得某種權利或運行特定程序進行業務處理，從而給公司造成經濟損失。例如：業務人員被客戶收買，非法取得他人口令，繞過批準程序開出銷售提單；非法核銷客戶應收款及相關資料等。

3．信息存儲電磁化使實物保護控制風險加大。在過去手工會計環境下，會計信息被記錄于憑證、賬簿等紙張上，對于一項經濟業務的每個環節都要經過某些具有相應權限人員的簽章，其法律效力是被廣泛承認的；并且一旦對出現錯誤進行修改時，無論采用何種方式都會留有痕跡。而在電算化環境下，賬戶記錄和紙介質已逐漸分離，完全不必使用紙張作為賬戶記錄的唯一載體，憑證、賬簿、報表等均可存貯在計算機軟硬盤和其它存貯介質中。這些存放在磁性介質中的會計檔案，更容易被損壞、修改、仿造、復制，特別是資料涂改不留痕跡，不易實現簽字、蓋章等具有法律效用的手段。而且磁性介質在受熱、受潮、彎曲、強磁場等因素的影響下會損壞，易造成會計資料的丟失。

4．內部控制程序化使系統失控不易察覺。傳統手工會計系統下，由于數據處理環節相對分散，一個環節數據出現錯誤，下一個環節還可以發現并更正。但是，會計電算化系統數據處理集中化、自動化，數據可以轉入、拷貝，因此一個業務的數據錯誤往往會重復出現幾次，從一個環節延伸至其他環節，導致整個系統數據失真，使得錯誤的嚴重性加大。例如：在錄入原始會計數據期間，錄入的錯誤數據就會用到會計科目匯總的過程中，影響到會計科目匯總的結果，導致科目匯總數據的錯誤。在進行經濟指標分析時，又可能會再次使用到錯誤的科目匯總數據。從而，因一個數據的錯誤而導致一連串系統的錯誤，影響到整個會計信息系統的數據失真。

三、完善電算化條件下的內部會計控制制度的相關措施

1．職能分隔控制。通過建立恰當的組織機構和職責分工制度，以達到相互牽制、防止或減少出錯和舞弊發生的目的。要將系統內不相容職務劃分清楚，由不同人員負責不相容職務，劃分時可參照手工會計中職能崗位的分工，同時要符合計算機處理的特點。系統管理員、制單人員、審核人員及維護人員的職權是不相容的，必須分工明確，不得兼任。例如，專職系統操作員只能使用經編譯并加密的程序，不能再接觸系統設計文件、程序流程圖及源程序清單，不能兼任會計及審核工作；審核與制單不能是同一個操作員；系統軟硬件維護人員不能擔任系統操作和會計工作。

2．授權控制。在電算化環境下，原來人與人之間的關系部分地轉化為人與計算機之間的關系，這就涉及到計算機如何識別上機操作人員的身份以及權限控制的問題，即對上機操作人員能夠使用的資源加以控制。具體來說，誰有權進入系統，誰有權打開和使用哪一些文件，誰有權錄入、處理、審核、查詢和保管系統數據等，都由系統管理員或賬套主管授權，然后利用口令密碼的措施加以控制。上機人員只有在正確輸入系統要求提供的口令密碼后，才被允許對相關的功能模塊及數據進行作業。這樣，既可以防止非指定人員擅自使用系統，也可以防止操作人員超越權限接觸系統，達到明確責任的目的。

3．通過加強內部審計強化內部控制。內部審計既是公司內部控制的重要組成部分，也是監督與評價內部控制其他部分的主要力量，因而在強化內部控制方面應當發揮不可替代的積極的作用。正如美國著名的內部控制專家邁克爾·海默教授(Michael Hammer)所指出的：“內部審計機構應將自己視為公司的一種資源。在幫助管理當局有效地實現其預期控制目標的過程中發揮作用，內部審計師的使命將從簡單的‘我們實施審計’向‘我們幫助創建一些程序，以期達到組織成功所需要的內部控制水平’的方向發展。”

企業內部審計的重點要由過去單純的事后財務收支審計向事前審計轉移，提高企業管理當局風險評估能力和決策能力。隨著中國加入W T O，企業經營日趨多元化，經營合作領域日益廣泛，經營職權下放，急需一個獨立于會計核算和財務管理之外的審計部門進行內部監督，同時它還監督其他內控是否執行，并幫助組織營造“軟控制”的環境，不斷修改內部控制過程，以保證會計信息、會計資料真實、完整。

4．加大內部會計控制制度重要性的宣傳力度，提高員工尤其是管理人員的認識，注重會計人員職業道德素質的培養。企業員工尤其是高層管理人員對內部會計控制管理的認識和態度，在很大程度上決定了企業會計信息的質量。單位負責人有義務對會計信息失真現象進行徹底的根治。管理當局應當充分認識到，會計電算化越普及，內部會計控制就越重要。在許多企業尚未認識到內部會計控制重要性的情況下，迫切需要通過法律做引導，督促企業健全內部控制制度，提高管理水平。當前應加強《會計法》、《內部會計控制規范》等法律法規的宣傳力度，提高全社會、各企業尤其是管理當局對內部會計控制制度重要性的認識。

在電算化會計工作中，可能由于工作人員素質不高，或者責任心不強等原因造成數據錄入錯誤、操作步驟失誤、導致財務會計信息偏離質量要求標準，造成風險加大。因此，各單位必須重視會計人員的道德素質培養，以保證會計信息的真實性和合法性。職業道德教育還要和崗位責任制考核結合起來，建立一套行之有效的激勵約束考核機制，為企業內部會計控制的有效實施提供根本保障面。只有當激勵和約束都有效存在，即存在既能使內部人員獲得與其付出的努力和責任相匹配的報酬與授權，又可以從制度和程序上限制會計人員的“越軌”行為這樣一種機制時，才能使內部人員趨向于循規蹈矩。比如定期考評，將評估結果存入會計人員技術檔案，作為晉升專業職務條件之一，以使會計人員自覺用職業道德約約束自己。

總之，嚴格的內控制度是會計電算化信息真實可靠的保證。內控應隨著企業環境和風險的變化而變化。國內外會計電算化的實踐表明，計算機本身出錯的幾率很低，但是由于人為造成的出錯和舞弊的現象有增無減，一旦出現問題，損失較大。就我國目前會計電算化的應用現狀來看，由于起步較晚，只是停留在一般應用的水平上。因此，隨著信息時代的步伐加快和經濟快速發展，企業管理當局應設法提高電算化的科學管理水平，不斷調整完善內部會計控制，以保證會計數據的可行性和真實性，從而提高企業競爭能力。確保在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

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