職場難題數字來幫你

很多人可能會驚訝——數字，應該是會計的活，怎么可能是一門職場人都要學習的重要技能呢?殊不知，數字能力，真是工作中必不可少的重要技能之一。其實，工作中很多地方需要用到數字去解釋，甚至有很多老板都是要求你“用數字來說話的”。

讓年終小結更有“含金量”

運用數字來幫助你，清晰且明確地層現出你自己的業績。這里舉兩個寫年末評估的簡單案例來進行比較。

我們很多銷售人員在年終總結時，往往會寫“2011年，我順利完成了年度銷售目標，并提前完成銷售任務。”建議可以做這樣的修改。“2011年，我提前1個月完成個人全年業績，年底個人業績達標率為110％；個人業績連續6個月排名前5％；同時支持全部門達成全年目標，達標率102％。”

是不是后者會比前者看上去更為專業和有說服力一點呢?這就是數字的妙用。請不要再讓你的年終總結顯得單薄乏味、乏善可陳，加一點數字，就會畫龍點睛。而呈給客戶的計劃書也是同理。

讓升職加薪更有說服力

很多人都會覺得辛辛苦苦工作了一年，希望老板可以給自己加薪，至少也要讓老板知道自己有多少“功勞”多少“苦勞”。可是如何展現給老板看，對很多人來說是一個難題。

而現實中，更多的人往往是怒氣沖沖地跑進老板辦公室，跟老板嘮嘮叨叨自己做得多好，有多聽話多能干，給老板分擔了多少東西。甚至有人會跟老板哭訴，今年做得多努力多辛苦，沒有我敬業工作，整個部門早就垮了等等。但這些會有多少幫助呢?這些只能讓老板產生怨氣。其實老板并非不愿意聽下屬談他的業績，他更愿意聽到一些實實在在可以服人拿得出手的數據。因為他要幫你，他需要的是有說服力的證據。

向“他”學一學

TIM是從事后臺工作的，沒有光鮮的銷售業績，沒有可圈可點的項目成果，可結果他卻成了公司的“年度之星”。原因很簡單，他很會用數字說明問題。年末評估之前，他準備了一份詳盡的年度工作報告，并附上“厚厚”的工作記錄，分析和記錄他全年的“苦勞”。報告中包括了一年之中，他完成了多少件事務性工作和項目，按月、按季、按年分析和描述自己的工作量；總結了一年花了多少工時，加了多少班，事無巨細都有所記錄。同時用各類數據分析描繪了他完成工作的準確率和及時性……最后，他給自己總結一張A4紙的總結，著重強調，他的的確確承擔了1.5個人的工作量。加之，他的上司原本對他就很滿意，而這些資料正好可以幫助他的老板為他在升職和加薪上，提供很多書面的證據，所以老板很輕而易舉地就幫他拿下了升職和“年度之星”的獎勵。

數字力的職場日常應用避免爭執使自己的論點更有公信力

在說服合作伙伴，老板和客戶的時候，往往很多人會使用主觀的評價和語言，但往往效果不佳，甚至有時候會因為觀點不同產生爭執。其實說服對方的最好方法，是運用客觀的數據分析，讓自己和對方看清數字所代表的問題，從而去支持自己的觀點和看法，說服對方。這樣以數據分析的方法說明問題，會更具有公信力和說服力。避免產生不必要的爭執。

很多人很有意思，開會時，往往習慣于對別人的觀點立即表示反對。諸如：“不對，我認為這樣的做法是不對的，而我覺得如何如何……，……是合適的方法，而且會更為有效。”有時洋洋灑灑十幾分鐘，除了語氣上強勢一點，否定對方肯定自己，基本沒有效用，甚至對方或者老板會聽得云里霧里，甚至讓對方產生敵意。這時候，不妨補充一些數據分析，老板聽得明白，你也講得清楚，從而更方便大家溝通交流、合作解決問題。所以溝通時，盡量避免與對方去爭論，而是用有利的證據和數字分析，向對方解釋和說明原因。一切不必強調“錯”或“對”，數據都已經說得“明明白白”。

我聽到過一位后臺主管用數字分析她工作量增加的原因并提出反對意見。“我想補充幾個數據情況，我們組工作強度本身就比較大；而且由于流程的改變，所有問題集中在后臺電話接聽上。每天我們組的同事要接聽來自于內部和外部的咨詢電話超過50個，平均每人7個左右，每個電話基本平均耗時10分鐘以上，所以目前我們組大多數同事比之前多工作1個小時以上，有的同事甚至超過2小時，而且往往電話一來就會打斷手邊的工作，實際因電話而損耗的工時往往是接電話的一倍時間，所以我們現在因流程的變化導致工時大量增加，然而處理的業務量并沒有增加。此外，根據計劃預測，這樣的情況以后一定是一種常態，所以流程變化將帶來巨大的人力成本和加班成本上升。所以建議考慮可以改變工作流程。”——如此一來把問題說的很透徹，有理有據。

避免被誤導打好“數據戰”

還有一些情況，我們常常會被對方舉出的數據為難或者誤導，讓我們不知所措。比如，曾經碰到過這樣一個案例。我之前的同事Rose向HR的老板申請人頭(Headcount)。他準備了一些資料：“我們這個部門一共才4個人；但一年有30，000筆單據要錄入系統，工作量巨大，每個人都忙得喘不過氣來，天天加班。申請老板考慮增加入手。”HR的老板想了想，拿了紙筆和Rose分析，“你們部門全年有30，000筆單據要錄入；那么平均一個月，大概有2，500份單據輸入，而按20個工作日計算，每天也就是120份，部門里有4個人每天每人也只需要錄入30份單據；如果按照每份單據的錄入工作量來計算，每份單據錄入時間為10分鐘。我已經算得比較充足了，復核時間為2分鐘，每人每天可以預見的工作時間是6個小時，所以我感覺你們的時間應該還是應該充足的，是不是內部效率有問題，需要再提高一下呢?”

Rose由于當時欠準備，平時對數字也不那么敏感，被HR老板一問，啞口無言。事后經過推算，事實上因為單據錄入工作，并非像HR老板說得那么平均，往往月頭少月末集中，月末加班的現象非常嚴重，而且這種集中度是很難控制的，再加上萬一有人請假，甚至需要其他同事加班頂通宵的；此外由于Rose領導的是后臺支持部門，往往還需要臨時為其他部門準備資料，提供查詢，或者需要解答疑文，因此再統計上平時這些工作的準備時間，基本上Rose的部門每天工作都超過8小時，所以HR老板提示了Rose，學會運用數字分析去解決問題。再次交鋒中，Rose經過充分的準備，終于如愿以償。

生活里的“數字陷阱”

很多大超市，進門就可以看到會員甩賣價或者大特價標牌，如果仔細比較和分析，有時你就會發現其中的端倪(數字陷阱)。

我曾經碰到過一次，某個品牌的洗衣液搞促銷，大包裝的洗衣液從原價79元降到65元。而貨架底下小包裝的洗衣液則維持原價39元。如果按照慣性思維，這么大的降價幅度，一定是買大包裝劃算。但其實仔細分析一下，大包裝44公升，而小包裝28公升；如果考慮單價的話，很容易發現其實小包裝則更為合算，可以節約約5％左右。

經過數字分析以后，大包裝降價只是表面上的一種促銷手段而已，說明一點，小數字背后有著大文章。所以。再看到打折啊促銷啊之類的信息，姑娘們千萬不要頭腦發熱，還是拿個計算器老老實實算筆帳吧。