電子文件的基本含義及管理原則

近年來，隨著計算機的普遍應用和辦公自動化系統建設的發展，電子文件日益成為檔案界關注的熱點。很多檔案員為此很困惑，也經常問我們：什么是電子文件?我們單位有電子文件嗎?電子文件怎么管?檔案局有沒有推薦使用的檔案管理軟件?我們單位要開發辦公自動化系統，領導讓我提檔案管理的功能需要，我提什么……為此，本刊將在“檔案課堂”欄目中逐步介紹電子文件和電子檔案管理及功能需求編制的相關知識，希望對大家有所幫助。本期的主要內容是介紹電子文件的基本含義和電子文件管理的原則。

電子文件是什么?用計算機起草的文件草稿、修改稿都是電子文件嗎?是否都需要歸檔保存?《電子文件歸檔與管理規范》中對電子文件的界定是：電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等設備閱讀、處理、并可在通信網絡上傳送的文件。由此我們可以得知：只要是在計算機中產生、運轉的文件都是電子文件，用數碼相機拍攝的照片、數碼攝像機拍攝的視頻、錄音筆錄制的音頻、掃描儀掃描后的圖像等也都是電子文件。但是，這些電子文件是否需要歸檔保存，就要看它是否具有憑證作用和參考利用價值。

電子文件并不僅僅是我們通過計算機等設備所看到的那份信息，還要包括對其生成、運轉的環境信息的記錄，產生、修改的過程等信息的記錄、修改內容及操作者的記錄等。因為每—份電子文件在生成、運轉的過程中都會依賴一定的硬件設備和軟件環境，并且同時在其生成的設備(如計算機、數碼相機等)中留下相關的參數和痕跡，這些就是元數據和背景信息。例如，我們在計算機中點擊某份文件的屬性，會看到“常規”中顯示：文件類型、打開方式、位置、大小、占用空間、創建時間、修改時間、訪問時間等，這些內容就是該文件的一部分元數據和背景信息。所謂元數據，是指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。而背景信息是指描述生成電子文件的職能活動，電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環境等信息。它們忠實地記錄了電子文件生成和存在的環境及產生和運轉的全過程，和電子文件信息是密不可分的一個整體，對于保證電子文件的真實、完整、有效有著重要的意義，日后在電子文件歸檔時，元數據和背景信息也是不可或缺的一部分。

在管理電子文件時要遵循“確保電子文件的真實、完整、安全、有效，并對電子文件實行全過程管理，確保電子文件歸檔的質量”這一原則。

電子文件的真實性是指對電子文件的內容、結構、背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。即不論電子文件是由業務部門管理，還是由檔案人員管理，它的內容和相應的元數據、背景信息都要與剛辦結時完全一致，內容上沒有被非法修改，形式上也沒有發生改變。真實性是保證電子文件行政有效性和法律證據性的基礎，是電子文件反映歷史面貌，得以作為工作記錄、社會記憶長久保存的前提。

電子文件的完整性是指電子文件的內容、結構、背景信息和元數據等無缺損。電子文件的完整性涉及：完整地收集、歸檔記錄社會活動真實面貌所產生的全部電子文件；完整地收集每一份電子文件內容全部信息及相關元數據、背景信息。

電子文件的安全性是指電子文件所依賴的系統的安全，運轉過程的安全，以及自身數據安全。電子文件安全方面的主要問題有三點，一是電子文件在被起草或修改時很方便，且不留痕跡，這種易更改性為非法操作提供了便利；二是電子文件賴以生存的網絡環境容易發生事故，如被黑客侵襲，這直接威脅了電子文件的安全；三是網絡中對操作者身份認定的技術方法尚未徹底解決，使對電子文件合法操作者的權限控制變得十分困難。這些問題都直接影響了電子文件的安全保存，需要防范和解決。

電子文件的有效性是指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。有效性是電子文件存在和保存的基礎，若保存的電子文件無法還原輸出，不能被識別和讀取，文件中的信息便成為了“死信息”，無論電子文件信息的價值有多大，都失去了其存在的意義。

對電子文件實行全過程管理是指對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監控，保證管理工作的連續性。系統應賦予檔案部門瀏覽電子文件運轉及歸檔各環節的權限，并對收文、發文、文件歸檔各個程序、各個環節的責任人及權限進行設置。檔案部門只有充分了解系統中生成的電子文件數量、流轉部門、從生成到流轉再到歸檔的時間及操作者，并對電子文件形成的全過程實行監督和指導，才能有效保證電子文件的真實、完整、安全和電子檔案的有效識別及利用。