淺析技工院校學(xué)籍檔案管理存在的問題及其對策

摘 要：學(xué)籍檔案記載著在校學(xué)生在校期間的學(xué)業(yè)成績和政治表現(xiàn)，客觀反映了每個在校學(xué)生基本情況，由于近年來對檔案管理投入的資金不夠，導(dǎo)致大部分學(xué)校缺乏資金來更新檔案管理的硬件和軟件設(shè)備，這在一定程度上嚴(yán)重制約著學(xué)校的發(fā)展。本文主要立足職業(yè)學(xué)校，分析其在學(xué)籍檔案管理上存在的問題，找出提高其學(xué)籍檔案管理水平的對策。

關(guān)鍵詞：技工院校 學(xué)籍檔案管理 問題 對策

技工院校的學(xué)籍檔案主要包括學(xué)生的入學(xué)注冊、學(xué)生操行鑒定、學(xué)生干部任職考核、學(xué)生實習(xí)鑒定，轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)、復(fù)學(xué)與退學(xué)以及畢業(yè)資格審批等，它是在校學(xué)生在學(xué)習(xí)上和政治上的真實反映，是學(xué)生步入社會一個最有力、最可信的一個憑證。因此一個學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作水平的高低直接影響著學(xué)校的教學(xué)管理質(zhì)量和學(xué)生的切實利益，但是到目前為止，技工院校的學(xué)籍檔案管理仍然存在的諸多問題。

一、技工院校學(xué)籍檔案管理中存在的問題

近年來隨著技工院校的不斷發(fā)展壯大，其自身的學(xué)籍檔案管理卻存在著一些問題，如在校教師只單純的重視教學(xué)工作，而對學(xué)校的學(xué)籍管理工作不夠重視；大部分在校學(xué)生也是對自身的學(xué)籍缺乏足夠的重視，在填報個人信息時丟三落四，導(dǎo)致個人信息的不準(zhǔn)確；更嚴(yán)重的是有些學(xué)籍檔案管理人員事業(yè)心不強(qiáng)，對相關(guān)的學(xué)籍管理制度不了解，缺乏責(zé)任心，這些都嚴(yán)重影響了技工院校的學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量，影響了學(xué)校正常的教學(xué)秩序。其具體問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1、對學(xué)籍檔案重視不夠

隨著中國改革開放的不斷深入，社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，技工院校的辦學(xué)規(guī)模也在不斷的發(fā)展壯大，但是有部分領(lǐng)導(dǎo)干部對學(xué)籍檔案卻一直不夠重視，他們認(rèn)為學(xué)籍檔案管理只是單方面的保管性工作，只要把檔案保管好，能夠應(yīng)付外調(diào)和查檔就可以了，這種對學(xué)籍檔案缺乏了解、忽視檔案管理工作的思想，造成了檔案管理在硬件和軟件上都缺乏資金來更新設(shè)備，從而嚴(yán)重制約著學(xué)校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

2、管理水平落后

學(xué)校的檔案管理人員大多數(shù)都是半路出家的，在上崗前沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，而且大部分檔案管理人員身兼數(shù)職，缺乏足夠的精力來從事檔案管理工作，這就導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。由于他們對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)缺乏足夠的了解，再加上其檔案收集意識淡薄，這就造成學(xué)籍檔案的不完整。

3、管理手段落后

目前大部分技工院校的電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能，并沒有發(fā)揮其真正的現(xiàn)代化優(yōu)勢，對于大多數(shù)檔案管理人員來說，他們主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，還沒有充分發(fā)揮出檔案管理的數(shù)字化優(yōu)勢。另外值得特別說明的一點是，技工院校學(xué)生的流動性非常強(qiáng)，每年都會發(fā)生學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)以及就業(yè)等情況，這就導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)距離傳遞頻繁，因此對于檔案管理來說，其遠(yuǎn)距離傳遞，跨省市、跨地區(qū)甚至跨國調(diào)用也是十分頻繁的，這就更加增添了檔案管理的難度和不可操控性。因此傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案作為保存媒介的檔案管理方法已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。

二、如何提高學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化水平

1、規(guī)范管理，樹立“以服務(wù)為主”的觀念

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理意識，投入適當(dāng)?shù)馁Y金來更新和完善檔案管理的硬件和軟件設(shè)備，建立檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，健全學(xué)籍檔案管理制度，提高學(xué)籍檔案管理人員的工資福利，從而提高其工作主動性。其中最重要的是要建立健全檔案管理制度。規(guī)章制度不但要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性，而且要簡明實用，技工院校建立的學(xué)籍檔案管理規(guī)章制度，必須要符合其自身的實際和特點，必須方便實用、簡便易行，具有可操作性，只有這樣才能更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。另外值得強(qiáng)調(diào)的是，主管人員在執(zhí)行規(guī)章制度的過程中，要充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性，要做到有功必賞、有過必罰。只有樹立“以服務(wù)為主”的觀念，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)功能，開放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，才能從根本上提高技工院校學(xué)籍管理的效率。

2、利用信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)籍管理

隨著技工院校招生專業(yè)和人數(shù)的不斷擴(kuò)大，以及與省外、國外的學(xué)校和企業(yè)的合作日益增多，那種傳統(tǒng)的以紙質(zhì)學(xué)籍檔案為主的管理方式已經(jīng)不適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展，這就要求學(xué)校把科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中，建立學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，使用計算機(jī)進(jìn)行學(xué)籍管理，建立學(xué)生學(xué)籍管理檔案庫。通過對學(xué)生學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理，我們可以輕松、快捷的查詢學(xué)籍信息、考試成績、課表等，這樣不僅有利于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)全方位的準(zhǔn)確掌握學(xué)生的基本情況，而且能夠從根本上提高學(xué)校的學(xué)籍檔案管理水平，使其變得更加科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化。

3、提高學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

學(xué)籍檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)主要包括職業(yè)道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平素質(zhì)，現(xiàn)在的技工院校對學(xué)籍管理人員的素質(zhì)要求越來越高，這就要求他們要熟練了解有關(guān)學(xué)籍檔案管理的教育政策、法規(guī)和文件，熟練掌握現(xiàn)代管理技術(shù)、方法和新形勢下的學(xué)籍管理特點，同時要通過自學(xué)不斷加強(qiáng)理論和計算機(jī)應(yīng)用等知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，增強(qiáng)實際運用和操作能力，只有這樣才能逐步提高技工院校學(xué)籍檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。

三、總結(jié)

技工院校的學(xué)籍檔案管理工作由于涉及的人員比較多，而且每年的變動比較大，這種細(xì)致又繁忙復(fù)雜的業(yè)務(wù)管理工作必須要求從業(yè)人員要具有一定的計劃決策能力，組織指揮能力，協(xié)調(diào)溝通能力及高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，總之，學(xué)籍檔案管理人員只有全面掌握學(xué)籍檔案管理的特點，并且不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力，及時更新檔案管理觀念，才能實現(xiàn)職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。