新辦公室故事

從現(xiàn)在開始，“量身定制”你的工作地點(diǎn)與工作方式，并享受各種辦公室服務(wù)吧

崇尚“Soho”（家居辦公）方式的你，突然接到客戶電話。你毫無顧慮地接起，因?yàn)闊o論是正在使用手機(jī)還是移動(dòng)電腦上的通話軟件，這串?dāng)?shù)字都會(huì)顯示為你所在城市市中心一處高級(jí)寫字樓里的號(hào)碼；偶爾需要接待重要客戶，你也會(huì)準(zhǔn)時(shí)出現(xiàn)在裝潢高檔的辦公室或會(huì)議室里；在走廊或茶水間，你還可能和同在一處辦公的某個(gè)全球頂級(jí)投行或知名奢侈品集團(tuán)的員工聊上幾句—而這一切的前提是，你剛剛創(chuàng)業(yè)，實(shí)際上缺乏足夠資金在一線城市的繁華地段租用一個(gè)固定辦公區(qū)域。

如今，中國開始出現(xiàn)越來越多這種為你化解“拮據(jù)”處境的辦公空間解決方案供應(yīng)商。比如總部位于澳大利亞的世服宏圖（Servcorp），其創(chuàng)始人Alf Moufarrige就是因?yàn)樽约寒?dāng)初創(chuàng)業(yè)時(shí)，既需要辦公室、前臺(tái)人員和行政服務(wù)，但又意識(shí)到這些日常開支會(huì)蠶食本就微薄的利潤，才萌生了創(chuàng)建一個(gè)提供各式服務(wù)的共享辦公空間，從而為企業(yè)降低成本的想法。1980年—公司成立兩年后，世服宏圖更是首創(chuàng)了眼下盛行的虛擬辦公室概念。

根據(jù)軟件公司思杰最近一份針對(duì)全球19個(gè)國家1900位企業(yè)IT高管進(jìn)行的調(diào)查結(jié)果顯示，隨著移動(dòng)計(jì)算和云計(jì)算技術(shù)的飛速發(fā)展，會(huì)有越來越多的人在公司以外的其他地點(diǎn)進(jìn)行移動(dòng)辦公。到2020年，全球企業(yè)的辦公空間預(yù)計(jì)將減少17%，而這意味著并非每位員工都需要屬于自己的辦公桌，每10人大約平均只需要7張辦公桌即可。

尤其對(duì)于創(chuàng)業(yè)者而言，出于節(jié)省成本、提高團(tuán)隊(duì)的機(jī)動(dòng)和彈性等等考慮，這些為不同需要“量身定制”的臨時(shí)辦公空間，相比還需耗費(fèi)時(shí)間、金錢裝修，以及雇用行政人員的固定辦公室來說，可能更具吸引力。

傳統(tǒng)行業(yè)之本色

世服宏圖的虛擬辦公室服務(wù)可以為用戶提供一條電話專線、專職的接線員及秘書接聽、轉(zhuǎn)接電話以及進(jìn)行郵件或快遞管理，同時(shí)，用戶還可以每月使用一定次數(shù)的辦公室，而即使在外地出差甚至出國，也都能享受同樣服務(wù)—其在全球23個(gè)國家共有140余個(gè)辦公地點(diǎn)，其中在中國大陸有9個(gè)，覆蓋了北京、上海、廣州、成都與杭州五個(gè)城市。根據(jù)服務(wù)種類，虛擬辦公室價(jià)格在每月800元至3000元不等—花費(fèi)至多僅相當(dāng)于租用普通辦公室的十分之一。

打開虛擬辦公室服務(wù)網(wǎng)頁，輸入個(gè)人信息、選擇的服務(wù)套餐種類、轉(zhuǎn)接的電話或者秘書應(yīng)答方式（比如正在開會(huì)，請(qǐng)稍后再撥），三分鐘之內(nèi)，你就會(huì)擁有一條專屬辦公電話線路。不僅別人撥打這個(gè)號(hào)碼時(shí)，可以隨時(shí)隨地找到你，你甚至還可以將這個(gè)號(hào)碼下載到電腦或手機(jī)里，生成軟件電話。而無論在何地，通過這款軟件撥打出的電話，仍然顯示的是你注冊(cè)的辦公號(hào)碼?！斑@是我們的獨(dú)家技術(shù)，目前連網(wǎng)絡(luò)電話Skype都無法實(shí)現(xiàn)，它們撥出電話時(shí)顯示的是亂碼?！笔婪陥D北京華貿(mào)中心樓層的負(fù)責(zé)經(jīng)理吳雅玲對(duì)《時(shí)間線》說。

強(qiáng)大的IT系統(tǒng)正是世服宏圖的核心優(yōu)勢(shì)之一，據(jù)吳雅玲介紹，整套系統(tǒng)耗資高達(dá)5000萬美元。公司針對(duì)虛擬辦公室用戶還開發(fā)了很多功能，比如收到的留言會(huì)自動(dòng)進(jìn)入到客戶郵箱里—這些軟件有的與思科等公司合作，有些則完全是公司自主開發(fā)。

而針對(duì)租用其實(shí)體辦公室的用戶，世服宏圖則承諾“在99.98%的時(shí)間，網(wǎng)絡(luò)都能正常運(yùn)行—除非海底電纜壞掉”。每月，每一名用戶的每一筆花銷—辦公室及會(huì)議室租金、電費(fèi)、茶水飲料、打印費(fèi)等等—都會(huì)生成一份報(bào)表，并有與上月比較的數(shù)字。據(jù)此，世服宏圖的系統(tǒng)也能估算出下月需提供的資源數(shù)量。

實(shí)際上，就連公司內(nèi)部的人員管理也大大依賴于其系統(tǒng)。世服宏圖還開發(fā)了專門面對(duì)自己員工的培訓(xùn)軟件，每名員工都有各自的登錄賬號(hào)和密碼，上面詳細(xì)記錄著其所需要的所有公司信息：如何接待客戶、遇到一些問題如何應(yīng)對(duì)，甚至細(xì)化到每分鐘應(yīng)該做什么。

不過，世服宏圖這類公司，究其本質(zhì)，最終比拼的還是服務(wù)，遵循的依然是商業(yè)世界中最本源的供需邏輯。

包括吳雅玲在內(nèi)的所有中國區(qū)員工，幾乎都曾供職于五星級(jí)酒店。而這種為客戶提供頂級(jí)服務(wù)的意識(shí)也很大程度地移植了過來。比如客戶生日時(shí)，他們會(huì)提前在其辦公室準(zhǔn)備生日蛋糕；客戶從外地出差回來，辦公桌上必定會(huì)出現(xiàn)“歡迎回來”的卡片；來北京出差的其他城市客戶，則會(huì)見到有北京特色的紀(jì)念品。在得知一位客戶是回民后，世服宏圖的秘書專門到北京的牛街為他購買了一些清真小點(diǎn)心。

每年圣誕節(jié)，世服宏圖會(huì)舉辦大型聯(lián)誼活動(dòng)，邀請(qǐng)所有客戶參加，將其最大的會(huì)議室改成餐廳，前臺(tái)改成酒吧，員工為客戶們表演節(jié)目。事實(shí)上，通過這種答謝會(huì)，客戶之間不僅能增進(jìn)感情，有時(shí)還能促進(jìn)相互的業(yè)務(wù)。世服宏圖就曾專門安排了一間會(huì)議室，邀請(qǐng)一些客戶來參加另一名客戶的新業(yè)務(wù)介紹會(huì)。

“沒有客戶是真正缺錢，他們?nèi)钡闹皇呛玫捏w驗(yàn)。”吳雅玲說。世服宏圖較為與眾不同的一點(diǎn)是，除了杯墊印有其公司標(biāo)識(shí)外，包括前臺(tái)，都不會(huì)出現(xiàn)任何公司Logo?！拔覀兇淼氖敲恳粋€(gè)客戶的公司，而不是代表我們自己。”

中國式辦公

2009年，吳雅玲從希爾頓酒店離開，來到世服宏圖，首先負(fù)責(zé)的就是虛擬辦公室業(yè)務(wù)?！罢f實(shí)話，之前我從未聽說過這個(gè)概念?！眳茄帕嵴f。

這實(shí)際上也勾勒出了世服宏圖在中國發(fā)展的現(xiàn)實(shí)圖景。雖然于1999年進(jìn)入中國，但直到現(xiàn)在，其客戶80%還是外資背景—一些跨國公司的中國辦事處坐落于世服宏圖內(nèi)。目前，北京兩家地點(diǎn)—華貿(mào)中心與東方廣場(chǎng)，大概有300名虛擬辦公室客戶以及60多個(gè)服務(wù)式辦公室客戶。相反，本土中國公司對(duì)“虛擬辦公”持觀望態(tài)度。

隨現(xiàn)代商業(yè)社會(huì)而興的辦公室，如今越來越從嚴(yán)格遵循等級(jí)制度的封閉狀態(tài)轉(zhuǎn)向打破隔離、激發(fā)創(chuàng)意的開放理念?！霸趪猓窒砘蛱摂M辦公室的理念已經(jīng)趨勢(shì)化了，但中國人還沒有普遍接受，過去甚至有很多人將其等同于皮包公司?！钡珔茄帕嵋蚕嘈?，隨著中國城市化進(jìn)程的繼續(xù)，以及越來越多的人意識(shí)到節(jié)約成本、提高效率的重要性，這個(gè)“新”市場(chǎng)終會(huì)興起。

但迫于現(xiàn)實(shí)，世服宏圖也實(shí)行了很多本土化舉措。面對(duì)對(duì)價(jià)格更為敏感的中國客戶，其套餐業(yè)務(wù)既有量身定制的豪華辦公室，也有只提供開放式的工位。客戶起租期為一個(gè)月，虛擬辦公室使用則可以隨時(shí)開始和停止。另外，在吳雅玲的推動(dòng)下，世服宏圖甚至新開設(shè)了一項(xiàng)極富中國特色的業(yè)務(wù)：工商注冊(cè)服務(wù)。世服宏圖每個(gè)樓層都會(huì)專門設(shè)立幾間經(jīng)濟(jì)實(shí)用的“注冊(cè)辦公間”。而對(duì)于業(yè)務(wù)推廣營銷方式，公司幾年前也從谷歌搜索廣告轉(zhuǎn)到了百度平臺(tái)上。

隨著業(yè)務(wù)慢慢拓展，競(jìng)爭也變得激烈起來。從去年年底到今年年初，世服宏圖最大的競(jìng)爭對(duì)手雷格斯加緊了在中國的擴(kuò)張，一些小企業(yè)也開始進(jìn)入這一被統(tǒng)稱為商務(wù)中心的市場(chǎng)。

面對(duì)競(jìng)爭導(dǎo)致的“瘋狂”價(jià)格戰(zhàn)，世服宏圖也不得不進(jìn)行價(jià)格調(diào)整，但仍然堅(jiān)守一些標(biāo)準(zhǔn)。比如辦公地點(diǎn)會(huì)選擇核心商業(yè)區(qū)的地標(biāo)性建筑，緊鄰五星級(jí)酒店以及一些500強(qiáng)大公司。樓層則一定要高層，除了讓每個(gè)辦公室有一個(gè)好視野外，還會(huì)在進(jìn)門處創(chuàng)造出一個(gè)公共景觀空間。“如果這個(gè)空間做成辦公室，每月我們可以賺10萬至20萬，但這是世服宏圖在全球范圍內(nèi)特有的標(biāo)志。”吳雅玲說。

在裝修方面，不同于很多辦公室現(xiàn)在流行的淺色簡潔的風(fēng)格，世服宏圖的地板均是花崗巖材質(zhì)，椅子沙發(fā)采用純皮，桌面堅(jiān)持大理石、實(shí)木內(nèi)心，地毯則均為新西蘭進(jìn)口的純羊毛質(zhì)地—以提高家具的耐用性，長期來看，則省去了不少更新保養(yǎng)的成本。對(duì)目前的世服宏圖來說，堅(jiān)持一些標(biāo)準(zhǔn)來獲得客戶對(duì)品牌的認(rèn)可，是更為現(xiàn)實(shí)的目標(biāo)。