基層業(yè)務指導創(chuàng)新

小魚兒：最近，我常思考一個問題：基層業(yè)務指導到底是進行指導還是幫助干活兒。比如，每年的文件歸檔整理工作本來是基層檔案室的事兒，各單位檔案人員整理本單位的文件進行歸檔天經地義，事實卻是：每到此時，是檔案局業(yè)務科同志們最頭疼、最忙的時候，電話督促甚至到單位督促無數(shù)遍，對方卻無動于衷。無奈，為了完成工作任務，我們只好親自給干。再如，檔案管理規(guī)范化認證工作也是如此，為了完成工作任務，要找關系讓對方領導同意進行認證工作，檔案局業(yè)務人員幾乎是駐扎在該單位全程參與直到驗收完畢。我也咨詢了周邊的縣區(qū)檔案部門的業(yè)務科，和我們的做法幾乎相同。懇請各位專家、老師針對基層業(yè)務指導工作該如何創(chuàng)新給予指點。

一井水：事在人為！我區(qū)1996年在《河北省檔案工作條例》頒發(fā)之際，把檔案工作納入全區(qū)考核工作目標。作為一項考核內容，我們只負責培訓、指導、檢查、督導，一人領導三名工作人員，只有一人負責業(yè)務指導，一年升級十幾家。

smxlhy：小魚兒所說的是基層普遍存在的問題，根源還是領導對檔案工作不重視造成的。解決這個問題很簡單，就如一井水所說的，將檔案工作列入當?shù)攸h委政府的全年目標任務里就可以了，以后的工作就是他們請你們來指導。

郭東升：培訓、督導是檔案業(yè)務指導的兩個輪子。

小魚兒：現(xiàn)在，我們正在著手培訓事宜，至于督導，做起來有點難度。

郭東升：督導實際是執(zhí)法，且不同于一般執(zhí)法，它是非常在意結果的，這個結果，是本區(qū)檔案業(yè)務建設全面實現(xiàn)規(guī)范化，難啊！對此，我深有體會。在職時，我曾經用過一個冒險的辦法，即用檔案局紅頭文件發(fā)通報的形式，對各機關、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案整理情況一個不漏地進行分類排名。在市里召開的機關、鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要負責人參加的會議會場上發(fā)放，那些落后單位的領導人臉紅、坐不住，結果很奏效。我再下去檢查時，主要領導人再忙也來陪我，他們知道我是來收集檔案整理保管情況寫通報的。一開始，我還怕得罪人，結果他們的檔案整理保管也上去了，我也沒得罪什么人。這方法用《檔案界》的新流行語說，就是“文件式”檔案執(zhí)法。

小魚兒：這幾年，各地檔案部門也對如何加大執(zhí)法力度做了很多工作。比如，我縣從2002年就開始探索走行政執(zhí)法與業(yè)務指導相結合的方法，結果表明，效果似乎不大，流于形式。

追夢人：每年的文件歸檔是我們業(yè)務最忙的時候，打電話、親自上門督促，什么法子都用上了，真的很辛苦。培養(yǎng)一個人難，培養(yǎng)一個檔案工作人員更難。基層的檔案工作者起著重要作用，檔案員頻繁更換是一個重要問題，給業(yè)務指導帶來很大的困難。

一井水：深有同感，尤其是現(xiàn)在，單位檔案人員大多是剛參加工作的年輕人，說什么都是一臉茫然，檔案工作“一問三不知”，讓業(yè)務指導人員哭笑不得。

余厚洪：這個問題需要從兩個階段來看待，第一階段，重視對基層業(yè)務工作的“帶”。從“幫忙干”開始，手把手帶著基層業(yè)務人員干。此時，全程參與未嘗不可，后來，漸漸放手讓他們“單獨上陣”。第二階段，強調對基層業(yè)務工作的“教”，可以只“說”不“干”，重在“督導”中讓基層業(yè)務工作做得更好。當然，要完成這些工作，需要領導、指導員、業(yè)務員“心往一處想，勁往一處使”，“指導員”在中間起著“紐帶”作用，但在基層能夠“自轉”時，指導員要及時“華麗轉身”。

宛龍：檔案部門業(yè)務指導不能單純指導或者單純“一包到底”。三言兩語的指導不能從根本上解決基層部門檔案員實際中遇到的問題，最終導致的結果是歸檔文件質量參差不齊，影響檔案的利用，加重檔案接收進館工作難度。單純“一包到底”，雖然保證了歸檔文件質量，但基層檔案員的檔案業(yè)務水平難有提高。有件小事給我些啟發(fā)，因為申報了一篇有關非物質文化遺產檔案保護的省科研課題，我主動邀請區(qū)文化部門檔案員參與其中，檔案員很高興，文化部門的領導也相當支持，為課題的撰寫提供了豐富的第一手資料，我們也為區(qū)非物質文化遺產檔案的建立提供了建設性的意見，區(qū)文化部門在非物質文化遺產普查建檔工作中得到省廳驗收組的好評。我感覺，檔案部門缺乏與基層單位的溝通與了解，如何真正深入基層，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題才是最重要的。

Smxlhy：有時，工作要講究方法策略，基層單位并不是不想把檔案工作做好，主要還是缺乏對檔案工作的了解。在基層單位開展檔案工作要根據(jù)不同的問題采取不同的方法來解決處理，不能單純地只是指導、培訓。而要加強與他們多聯(lián)系，多溝通，大多數(shù)單位對檔案工作還是能夠重視起來的。

馬帥章：制度的漏洞挺多！從制度上對業(yè)務指導加以界定，從移交歸檔工作的要求對基層檔案室加以規(guī)范是很必要的，將檔案室檔案整理和歸檔移交與單位的評優(yōu)以及各種先進評選掛鉤。單位的業(yè)績和評價標準需要將檔案工作納入其中，從制度和領導力上給予基層檔案室以一定程度的壓力和推動力，能夠推動檔案室工作的開展。檔案局的業(yè)務指導部門需要依據(jù)一定的業(yè)務規(guī)范和要求，給予基層檔案室適用與實用的指導，培訓和示范等慣用的業(yè)務指導手段根據(jù)不同性質、不同大小的單位適當采取。

孫大東：我認為，出現(xiàn)這種情況有兩個重要原因：一是基層單位檔案員一般身兼數(shù)職，檔案工作只是其中一部分。二是檔案工作不是單位的核心工作，不受單位領導重視，而且基層單位檔案員流動比較頻繁。我認為，可采取如下措施：一是通過獎勵和懲罰措施激勵基層單位檔案員的工作積極性，提高單位領導的重視意識。如，我校就每兩年一次評選優(yōu)秀兼職檔案員和優(yōu)秀工作單位，起到了不錯的效果。二是集中培訓。檔案工作其實是一項熟能生巧的工作，通過一定的業(yè)務培訓基本上都能掌握，而通過定期集中培訓的方式，又能節(jié)約檔案部門的時間和精力。

小魚兒：非常贊成孫大東的激勵措施，每年評先是一方面，我們的檔案部門也要出臺相關政策，檔案工作者在檔案戰(zhàn)線上干夠多少年有何種獎勵等，這對穩(wěn)定我們的檔案隊伍能起到積極的作用。

zzia050406220：基層業(yè)務指導創(chuàng)新，我認為，可以通過以下幾個方面進行突破：首先，指導要有針對性。業(yè)務指導人員進行業(yè)務指導，應該有的放矢，個性化定制業(yè)務指導內容，不要泛泛而談，只要有針對性和可操作性，這樣，被指導的人才能夠動起來，達到做業(yè)務指導的效果。其次，指導要常態(tài)化。根據(jù)業(yè)務指導人員資源不足的情況，可以考慮建動態(tài)和常態(tài)指導的機制，并為之配套建立暢通的溝通渠道。我們?yōu)榇藢ｉT編制了《會計檔案整理細則》、《技改項目檔案整理細則》等相關指導手冊，手冊分門別類將各個業(yè)務部門檔案人員需要完成的工作進行圖文并茂、細致入微的介紹，兼職檔案人員需要完成的各項工作，都有詳細說明。不管人員如何變動，手冊的存在讓每個部門的檔案員能夠很快上手，且能夠保證質量。最后，要轉變角色。基層業(yè)務指導工作的創(chuàng)新，首先，是業(yè)務指導人員要站在被指導人員的角度思考問題，解決其實際困難，降低其工作難度，要把自己當成他們的朋友，不要拿法律條文和制度規(guī)章嚇人。

Savvy：創(chuàng)新，我覺得，對基層而言，就是如何把工作做簡單，簡單而有效。我們現(xiàn)在缺少的是刪繁就簡的能力。但凡遇到個啥事情，先去查政策、法規(guī)、規(guī)章，這沒錯，但是，我們缺少了因陋就簡的魄力。

不能不：創(chuàng)新，應是在法規(guī)標準以外的創(chuàng)新，是在新產生領域的創(chuàng)新，是圍繞黨委政府中心工作的創(chuàng)新，是圍繞檔案利用服務上的創(chuàng)新。

白樺：如何創(chuàng)新檔案業(yè)務指導工作，我認為，要從改變和創(chuàng)新工作方式與方法開始，在改變做法中促進發(fā)展，在發(fā)展中創(chuàng)新工作方法。抓典型，是檔案業(yè)務指導工作創(chuàng)新的重要方面。一個好的典型，就是一面鮮艷的旗幟，一個活生生的榜樣。要通過樹立方方面面的典型，推動檔案業(yè)務指導工作的全面展開，促進整體工作上水平上檔次。要深入基層全方位地選拔樹立各條戰(zhàn)線、各個領域的典型，采取扶持、幫助、指導的辦法，分析總結典型經驗，提高典型示范、引路、指導的水平和作用，及時發(fā)現(xiàn)典型存在的問題和困難。著力構筑檔案工作的先進群體優(yōu)秀品牌，帶動整個檔案工作不斷發(fā)展，使檔案業(yè)務指導工作在典型的帶動下不斷創(chuàng)新并在創(chuàng)新中得以發(fā)展。

田潤：基層業(yè)務指導創(chuàng)新重在思路創(chuàng)新：一要在堅決貫徹落實法律法規(guī)和有關政策要求的同時，善于在指導中發(fā)現(xiàn)問題，及時反饋和研究，以進一步完善檔案法規(guī)和各項規(guī)范；二要通過專題會議督促指導落實，針對不同性質單位存在的相近業(yè)務問題，通過召開專題會議的方式來解決；三要運用網絡、網站等現(xiàn)代化手段擴充指導形式，提高指導工作的效率。

劉子芳：業(yè)務指導工作創(chuàng)新的目的是為了更好地推動工作，達到工作目標的有效實現(xiàn)，因此，創(chuàng)新要緊緊圍繞工作目標來開展。一是要正視基層檔案工作的基礎情況，創(chuàng)新要從自身工作方法的創(chuàng)新入手。基層檔案工作人員兼職多、變動頻繁、業(yè)務技能不熟練，這是客觀事實，且在短期內，這種客觀情況不會有突破性的改變。業(yè)務指導人員只有正確地正視這一情況，并在此基礎上開展創(chuàng)新工作，才會有針對性，才會使創(chuàng)新工作達到預期目的。將基層檔案工作納入目標管理固然對業(yè)務指導工作是個促進，但這并不是由檔案部門“一家說了算”的事兒。納入也好，不納入也罷，業(yè)務指導人員都要客觀對待。創(chuàng)新要從自身工作方法的創(chuàng)新入手，不能怨天尤人，只有從自身工作方法的創(chuàng)新入手，才會掌握主動權。二是創(chuàng)新要從細節(jié)入手。“細節(jié)決定成敗”，任何一種創(chuàng)新，如果不注重細節(jié)，都不會取得圓滿的結果。如郭老師說的“行政通報”的形式，在過去的工作經驗中，是個行之有效的辦法。每年文件歸檔時，每月二期“鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直機關文件歸檔情況排名通報”，其效果是很明顯的，但這種形式現(xiàn)在也不用了，就是有，也多是形勢一片大好，存在問題“虛無飄渺”一類的官文，很難起到應有的效果。三是創(chuàng)新要從理清業(yè)務指導部門的職能入手。業(yè)務指導與監(jiān)督是《檔案法》賦予檔案部門的兩種職能，業(yè)務指導與監(jiān)督都是一種執(zhí)法，只不過，其形式和側重點不同。業(yè)務指導的創(chuàng)新要從理清其職能職責入手，該管的要管好，不該管的要剝離出去，以適應檔案部門內部機構職能、職責的合理配置與有效整合，使其各司其職、各盡其責。

摘自《檔案界》網站