淺談聲像檔案管理工作

隨著科學技術的發展、經濟社會的不斷進步，在各種活動中形成的大量以照片、底片、錄音、錄像等為載體的聲像檔案，成為檔案的重要組成部分。作為檔案的一個種類，聲像檔案發揮越來越重要的作用。

1 發展聲像檔案是社會發展的需要

聲像檔案是指國家機構、社會組織及個人在從事社會活動中形成的，具有保存價值的以照片、底片、唱片、掃描圖片、幻燈片、影片、光盤、錄音、錄像、機讀文件等為載體，并輔助文字說明的歷史記錄。和其他檔案種類相比，聲像檔案以其逼真畫面、真實聲音，直接、生動、形象地記錄了所從事社會活動的內容和形式，把歷史社會活動的“容貌”真實地記錄下來予以再現，使檔案“由死變活”，讓人們身臨其境，具有強烈的時間感、空間感，使人們對歷史有更深刻的理解和認識，具有重要的保存價值和利用價值。

2 聲像檔案管理中存在的問題

2.1 聲像檔案管理制度不健全或管理制度落實不到位。聲像檔案作為一個新的檔案種類，許多單位沒有制定、健全聲像檔案管理制度及檔案管理者的崗位職責。有些單位雖有管理制度，但落實不到位，缺乏必要的保障措施，致使很多聲像檔案散存在科室或個人手中，不能及時完整歸檔，久而久之，使聲像檔案資料丟失，造成單位檔案不完整，嚴重影響了聲像檔案的利用和長久保存。

2.2 聲像檔案保管環境差。由于聲像檔案大部分是以感光、化學磁性材料為載體做成，受光度、溫度等條件影響較大，容易發生變形、變質。目前，很多單位未按要求配備專業的聲像檔案專柜，稍有不慎就會導致磁帶受損、照片變黃褪色、底片粘連損壞等現象發生，影響了聲像檔案的利用和保存。

2.3 保管人員缺乏聲像檔案管理意識。檔案管理者缺乏聲像檔案管理意識，認為“紅頭文件”、“上級來文”才是檔案，而聲像檔案只是簡單的幾張照片而已，致使各種活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像檔案不能及時整理、歸檔，使許多珍貴的聲像資料失去利用、保存價值。

2.4 設備落后、管理落后，跟不上時代發展。市場經濟條件下，許多單位的領導往往只看重經濟效益，不注重檔案工作，導致聲像檔案管理條件簡陋、設備落后，影響了聲像檔案工作的開展。也有一些單位雖購買了先進的數碼相機、攝像機等現代化設備，但管理者不積極學習檔案管理的先進手段，仍沿用老的管理方法，將聲像檔案手工保存在紙質檔案中，使聲像檔案工作受到嚴重影響。

3 加強聲像檔案管理的對策

3.1 加強宣傳，取得領導重視。領導對檔案工作的重視程度直接影響著檔案工作的發展，檔案管理者要通過多種形式加強對檔案工作的宣傳，增強領導及單位工作人員的檔案意識，取得大家的支持，從而加強檔案資金投入，推動檔案管理工作的發展。

3.2 健全體制，實行集中管理。制定嚴格的檔案管理制度，明確檔案管理者的崗位職責，強化規范管理，確保聲像檔案從收集、整理、歸檔到移交檔案室統一管理，杜絕聲像檔案分散流失。每次社會活動結束后，檔案管理者要及時督促科室人員定期移交檔案。

3.3 提高檔案管理者的素質。隨著科學技術的不斷發展，聲像檔案管理工作迫切需要既精通檔案業務、計算機操作又負責任的檔案管理者，這就要求檔案管理人員要通過學習業務知識、聲像檔案載體知識、計算機操作技能等，不斷提高自身綜合素質，以滿足檔案工作的發展需要。

3.4 創造條件，改善保管環境。檔案管理者要根據聲像檔案材料的不同性質，建立符合聲像檔案保管的檔案室，嚴格控制檔案室的相對溫度、濕度，做到防火、防蛀、防潮、防磁等。歸檔的聲像檔案要定期檢查，對年代久遠、使用率較高或有污損的聲像檔案要提前做好備份及載體的轉換工作，避免因存儲介質的淘汰、損壞影響聲像檔案的保存及利用。

(作者單位：開封市城建檔案館 來稿日期：2012-06-17）