項(xiàng)目檔案整理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)之間的差異探討

齊全、完整的工程項(xiàng)目檔案是工程項(xiàng)目的無(wú)形資產(chǎn)，在建設(shè)過(guò)程中起依據(jù)作用，項(xiàng)目交付使用后起憑證作用。及時(shí)有效地為項(xiàng)目建設(shè)和管理提供利用，是項(xiàng)目檔案整理的最基本屬性。國(guó)家從保證建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量的實(shí)際需要和保持項(xiàng)目檔案的存在價(jià)值出發(fā)，對(duì)項(xiàng)目檔案的形成、積累、整理、歸檔工作越來(lái)越重視。除了發(fā)文要求各級(jí)政府重視項(xiàng)目檔案工作外，還制定了一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，嚴(yán)格項(xiàng)目檔案的形成過(guò)程和歸檔整理要求，以保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整。

國(guó)家頒發(fā)的項(xiàng)目檔案整理標(biāo)準(zhǔn)有《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T 50328-2001）（以下簡(jiǎn)稱“50328”），本規(guī)范是在《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》（GB/T11822-2000）（以下簡(jiǎn)稱“11822”）基礎(chǔ)上，對(duì)建設(shè)工程文件的形成、收集、整理進(jìn)行規(guī)范，建設(shè)工程文件除了具有科學(xué)技術(shù)文件材料的基本屬性外，還具有建設(shè)工程文件所特有的本質(zhì)屬性。2002年，國(guó)家檔案局頒發(fā)了《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）（以下簡(jiǎn)稱“T28”），對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的整理提出了具體要求。這一規(guī)范是對(duì)前兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)由一般到個(gè)別，由整體到局部的深化。為了適應(yīng)國(guó)家對(duì)工程建設(shè)科技文件材料形成、積累、收集、整理、歸檔工作的整體要求，保證石油化工建設(shè)項(xiàng)目達(dá)到質(zhì)量上的要求和建設(shè)項(xiàng)目檔案的齊全、完整，石油化工集團(tuán)公司制定了《石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件規(guī)定》，該規(guī)定重點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中文件的形成提出了要求。以上幾個(gè)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，形成了對(duì)建設(shè)項(xiàng)目文件材料形成、積累、收集、整理、歸檔進(jìn)行整體控制的標(biāo)準(zhǔn)體系，是工程建設(shè)，特別是重點(diǎn)工程建設(shè)，乃至石油化工項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行檔案整理的依據(jù)。后來(lái)，根據(jù)形勢(shì)的要求和對(duì)項(xiàng)目檔案整理工作的新認(rèn)識(shí)，以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，國(guó)家對(duì)幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了修訂，使這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)可操作性更強(qiáng)，成了項(xiàng)目檔案工作人員進(jìn)行檔案整理得力的有效工具。

項(xiàng)目檔案整理的一系列規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的制定，提高了項(xiàng)目檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度。從整體上看，幾個(gè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)所要達(dá)到的目標(biāo)是一致的，中心思想也是統(tǒng)一的。但就個(gè)別內(nèi)容上，有提法不一的現(xiàn)象，有的條目量化標(biāo)準(zhǔn)上還出現(xiàn)差別（見下表），這就給標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行上帶來(lái)一些困難，現(xiàn)把它列出來(lái)，與同行商榷，也請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)制定部門引起注意并能協(xié)調(diào)解決。

上表中，盡管列舉11822的內(nèi)容是2008版，先于后兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，但實(shí)際內(nèi)容上，11822的2008版與2000版只有在按件管理上有所變化外，其他內(nèi)容變化不大。

從以上表中可以看出，三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)之間的差別。歸納起來(lái)，基本上可分三個(gè)類型。

一種類型是，對(duì)有關(guān)的條文敘述上盡管有差別，但基本內(nèi)容是一致的。如，表序號(hào)中的1、2、5。表中的第一條內(nèi)容是檔案號(hào)的編制問(wèn)題，項(xiàng)目檔案號(hào)主要由三部分組成，分類號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)和案卷號(hào)。11822中，比其他兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)多了一個(gè)全宗號(hào)，全宗號(hào)的設(shè)置對(duì)于上級(jí)部門來(lái)說(shuō)，也是必要的，所以，檔案號(hào)的編制上，三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的表述基本上是一致的；表中的第2條是“案卷題名”，三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)案卷題名的表述盡管詳簡(jiǎn)不一，但最基本的一點(diǎn)是“簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容”。這一條，在執(zhí)行上也不會(huì)存在大的問(wèn)題；表中，第5條是“目錄與頁(yè)碼”的編制問(wèn)題。三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的基本思想是“成套圖樣或印刷成冊(cè)文件，不必重新編寫頁(yè)號(hào)”。其基本思想是，既保證案卷整潔、規(guī)范，又減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)。

另一種類型是，對(duì)有關(guān)條目表述差別比較大，在可操作性方面，相對(duì)就比較差。如，表中的第3、4、6、7、10、11、12條。第3條講的是案卷“裝訂”問(wèn)題，三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)所講的都不盡相同。尤其是50328，后邊內(nèi)容把前面的內(nèi)容否定了，也就是說(shuō)，本條的內(nèi)容本身也不一致。其中，一句“既有文字材料又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂”表述，更難操作，哪有純圖紙的案卷？封面、目錄、說(shuō)明幾乎每卷中都有，這樣一來(lái)，也就是說(shuō)，所有的案卷都要裝訂了。11822對(duì)這個(gè)問(wèn)題開始的表述是：成冊(cè)、成套的科技文件宜保持其原有形態(tài)。這就是說(shuō)，成冊(cè)的應(yīng)該是裝訂的；成套的，就不一定了，在實(shí)際工作中，成套的設(shè)計(jì)文件裝訂得就很少。既然保持原有形態(tài)，也就是說(shuō)，允許不裝訂了。T28對(duì)此問(wèn)題的表述(見表)就比較好，對(duì)問(wèn)題直接表述，是什么就是什么，就是說(shuō)，文字材料不論是整卷或是單件都要裝訂，圖紙可不裝訂。如果按T28執(zhí)行，前兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)作用就消失了，而且，前兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)是國(guó)標(biāo)，后一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，這樣一來(lái)，國(guó)標(biāo)對(duì)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)意義也消失了。

第4條講的蓋檔號(hào)章的位置問(wèn)題，11822講的是在每件文件的空白處，T28講的是在右上角；第6條講的是蓋竣工圖章，50328的章與T28中竣工圖章樣式如下：

從兩個(gè)竣工圖章可以看出，從章的式樣，到章的內(nèi)容，從章的尺寸到簽署都有較大的差別。由于標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)的差別，給竣工圖的編制造成了困難，也就是說(shuō)，用哪一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)制作的竣工圖章都是對(duì)的，這樣一來(lái)，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化又怎么貫徹呢？

第7條是講檔案盒厚度的問(wèn)題，其差別在表中一目了然。尤其不能讓人理解的是50328，前面說(shuō)案卷厚度不宜超過(guò)40mm，而卷盒可以做到50mm，沒(méi)有那么厚的案卷，要做那么厚的盒子就沒(méi)有意義了。

第8條講的是立卷單位，在這個(gè)問(wèn)題上，由于幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)在概念上沒(méi)有說(shuō)清楚，具體操作者在理解上差別就比較大。文件材料從收集、積累到組卷，再形成案卷，有了封面、目錄和備考表，最后，才有檔案號(hào)。立卷過(guò)程應(yīng)該包括文件材料的形成到編制檔案號(hào)的全過(guò)程，這個(gè)過(guò)程可分為：形成積累、組卷、立檔幾個(gè)階段，所以，這個(gè)過(guò)程往往不是一個(gè)單位完成的。這樣，對(duì)一個(gè)案卷的立卷單位，就不好確定。T28中用“項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門”概括性還強(qiáng)些，相對(duì)好操作一些。一般來(lái)說(shuō)，形成積累和組卷的過(guò)程是由施工單位完成的，案卷的封面、目錄、備考表以及編制檔號(hào)是檔案館（室）完成的。施工單位負(fù)的是文件材料編制的責(zé)任，在案卷目錄中已經(jīng)體現(xiàn)了，檔案保管部門要對(duì)案卷最后的著錄項(xiàng)負(fù)責(zé)，也就是要對(duì)案卷最后成卷負(fù)責(zé)任。這里，不僅是一個(gè)立卷單位的問(wèn)題，還牽涉?zhèn)淇急砹⒕砣说膯?wèn)題，本文認(rèn)為，備考表中立卷人改為立檔人為好，即要有人對(duì)案卷的最后成卷負(fù)責(zé)任。

第12條是講的卷內(nèi)目錄中頁(yè)數(shù)與頁(yè)號(hào)的問(wèn)題，幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)中的表述也不一致。“11822=2008”中是編制頁(yè)數(shù)，“50328”和“T28”中是頁(yè)號(hào)。本文認(rèn)為，對(duì)于一個(gè)檔案館來(lái)說(shuō)，文件材料的組成各式各樣，但不外乎卷內(nèi)文件材料“一套一卷”和“多件一卷”兩種形式。“一套一卷”使用頁(yè)號(hào)就比較方便，“多件一卷”的，用頁(yè)數(shù)就比較好。使用單一的形式，對(duì)另外一種形式的編制都不好處理。

第三種類型是有些問(wèn)題在一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)有規(guī)定，在另外兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)未提及，這種問(wèn)題在實(shí)際工作中又會(huì)常遇到，如，表中第9條，編制單位問(wèn)題。編制單位可以稱之為“責(zé)任者”，責(zé)任者在三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)中也都有表述，也表現(xiàn)出了三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)叫法不統(tǒng)一的問(wèn)題。叫法不統(tǒng)一，也給實(shí)際操作造成“莫衷一是”的感覺(jué)。

表中還列舉了其他方面標(biāo)準(zhǔn)表述不一致的，本文不一一贅述了，只是對(duì)標(biāo)準(zhǔn)制定提幾點(diǎn)建議。

一、11822是國(guó)標(biāo)，應(yīng)該是各類科技文件材料整理的基礎(chǔ)，其他類別的文件材料整理就應(yīng)該以11822為基礎(chǔ)，如果再制定整理標(biāo)準(zhǔn)，只能是對(duì)11822的細(xì)化，而不能相左。

二、本文認(rèn)為，幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系是：11822派生出50328，50328派生出T28，一旦在執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)異議的話，應(yīng)該用11822去解釋，不能造成具體操作者無(wú)所適從的現(xiàn)象。

三、其他行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)以上三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，制定適應(yīng)本行業(yè)科技文件的整理標(biāo)準(zhǔn)。11822對(duì)一些行業(yè)某些特殊問(wèn)題顧及不到的，本行業(yè)可以根據(jù)本行業(yè)科技文件材料的特點(diǎn)進(jìn)行充實(shí)，但要征得主管部門同意并備案，防止出現(xiàn)“相左”的現(xiàn)象發(fā)生。11822標(biāo)準(zhǔn)中十分明確的內(nèi)容，其他行業(yè)就不應(yīng)該出現(xiàn)相左的表述。

四、建設(shè)單位檔案部門在對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行整理的實(shí)際工作中，如果要很好地執(zhí)行三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，使整理工作順利進(jìn)行，本文認(rèn)為，應(yīng)該把三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)融合在一起，編制出適合本單位的整理細(xì)則，既符合了三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，又提高了可操作性，無(wú)疑是對(duì)項(xiàng)目檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的一個(gè)貢獻(xiàn)。

（作者單位：中原油田檔案館 來(lái)稿日期：2012-06-11）