跨區域自然科學重大科考活動檔案管理方法研究

摘 要：跨區域重大活動涵蓋我國的政治、經濟、宗教、體育、科學等各個領域，由于各個領域所發生的活動不同，收集、整理和管理檔案的方法也不相同。研究科學領域中跨區域自然科學重大科考活動檔案管理方法有助于加強今后該領域檔案收集、整理和管理工作。

關鍵詞：跨區域；自然科學；重大科考活動；檔案管理

自然科學也稱為“資源科學”，[1]“新中國最早組織的綜合考察始于1951年。為了配合西藏和平解放，中央人民政府向西藏派出了一支包括地質、地理、氣象、水利、土壤、植物、農業、牧業、社會、歷史、語言、文藝及醫藥衛生等專業在內的西藏工作隊，對西藏自然條件、自然資源及社會人文狀況等進行了將近3年的考察研究，揭開了中國綜合考察發展史的第一頁”。中國科學院成立之初，竺可楨對自然地理調查與自然保護工作非常重視。他一再強調，綜合考察工作首先是認識自然，然后，才有可能利用自然；而這項工作必須將自然界作為一個整體，通過綜合研究才有可能取得科學的結果。如今，中國科學院在自然科學這一領域已經發展成為一個比較完整的、學科齊全的綜合研究體系。本文通過對跨區域自然科學重大科考活動檔案管理方法進行研究，為今后加強跨區域自然科學重大科考項目檔案管理工作找出可借鑒的管理途徑。

1 跨區域自然科學重大科考活動（以下稱“活動”）檔案的形成特點

自然科學重大科考活動檔案與其他領域活動檔案具有相同的特征。但由于它形成于科學領域，在內容上廣泛記載和集中反映與科研緊密相關的信息，這是由特定的社會環境、社會實踐活動所決定的。在科研實踐活動中產生并形成的活動檔案，就其本質來講，它是科研過程中的真實記錄，同時，也是科研歷史不可缺少的組成部分，但它又區別于科研檔案的形成特點。

1.1 科研檔案與科考活動檔案的區別。自然資源綜合考察是了解自然的一種科學工作，它要組織起包括社會科學在內的多學科，從多方面進行比較論證，提出多種方案，供計劃部門充分利用自然資源，產生經濟效益作為決策根據。因此，研究活動檔案的管理，首先，要弄清科學考察中科研檔案與科考活動檔案的形成關系，從中找到交叉點和區別點，區分二者的關系，最終，找出活動檔案管理的有效途徑。

1.1.1 科研檔案是指在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、文字材料、照片、影片、錄像、錄音等科技文件材料。科研檔案最突出的特點就是專業性，專業性特點又集中表現在形成領域和內容性質兩方面。中國科學院2006年4月1日制定并實施新的歸檔范圍。

1.1.2 活動檔案是指在自然科學考察活動全過程中直接形成的對國家具有保存價值的文字、圖片、聲像、電子文件等材料。活動檔案的形成與科研檔案有著許多相同之處，但其內容卻存在著差異。按規范要求，科研檔案歸檔材料是由從研究準備階段開始，到成果推廣結束整個過程中形成的計劃、申請、任務書、觀察、試驗、實驗、工作總結等報告組成，所形成材料都與科學研究有關。與科研有關的考察前期設想、規劃，考察地點、時間、路線、人員配備、文獻調研、綜述報告，科考過程中存在問題進行的討論、研究記錄以及提出解決問題的會議記錄等材料，都應屬于活動檔案收集范圍之列。

筆者根據幾年來利用檔案得出體會，活動中所形成的檔案一是科研檔案；二是活動過程形成的文件、材料。我們稱之為“活動過程”檔案，即跨區域自然科學重大科考活動檔案。二者之間的區別，就在于前者是科學實驗、測試、觀察、考察以及計算文件、數據處理文件、原始數據等科學研究文件材料，后者則是收集、整理記錄整個活動全過程的資料。

1.2 活動檔案形成規律及存在的問題

1.2.1 活動檔案，它記錄了科研活動歷史的總體特征，是科研歷史記錄的憑證，記載并傳承著該活動的歷史。活動檔案形成規律最大的特點，就是它既伴生于科研活動且形成特有的材料，但又不在科研檔案歸檔范圍之內。

1.2.2 筆者從檔案管理工作中發現一個問題，活動過程中形成的檔案并沒有得到活動組織者和參與者的重視。在調檔查閱時，在科研檔案里無法找到這部分材料，有關組織活動的文件歸屬于文書檔案，其他過程材料就無從查找。

1.3 活動檔案的形成特點。跨區域重大活動具有以下特點，一是長期性，二是長效性，三是長期利用性，四是特殊專業性。這四個特點應對了跨區域自然科學重大科考活動的特點，特別是長期性、長效性，表明自然科學研究必須在某一地區進行長期延續性研究工作。這就對活動檔案提出了一個保存與利用的關系的問題，在過去的考察資料中找出當前所需的材料，是利用檔案過程中經常存在的現象。

2 活動檔案的收集、整理

活動檔案的收集、整理，已是“老生常談”的話題。 [2]“一般重大活動往往成立臨時機構，參與活動人員大多由各單位臨時抽調。活動結束人員解散，機構自行取消。人員和機構缺乏長期穩定性，給重大活動檔案收集帶來一定困難。”然而，自然科學重大科考活動與其他領域活動組織不同，有長期的機構“綜考會”，而組織臨時活動，參與活動人員也多是各單位臨時抽調，給檔案的收集也帶來許多困難。

2.1 野外臺站活動檔案收集、整理。從1949年11月中國科學院建院至今，已有47個重點建設的野外觀測試驗臺站。野外臺站分屬于生態系統研究、大氣本底觀測、地磁臺鏈、特殊環境與災害監測等四大網絡，成為具有國際水平的長久性科學觀測研究基地。野外臺站的建立，意味著科考活動有了長期的規劃及研究方向。研究收集、整理野外臺站活動資料必不可少，它關系到野外臺站今后的發展。

2.1.1 野外臺站遠離本單位，但隸屬于本單位的管理。制定規章制度，敦促野外臺站管理者對檔案形成過程進行監督，加強歸檔人員的歸檔意識，有利于活動檔案的收集工作。

2.1.2 加強臺站兼職檔案員的檔案意識，促進野外臺站檔案管理。這就需要檔案管理部門對野外臺站檔案的管理工作進行長期的監督、培訓。對產生的各類文件進行項目生命周期內有效的動態過程控制，建立有序、可控及可追溯的文件控制體系，使在野外臺站形成的檔案材料就地消化，進行存檔。將數字化檔案異地備份本研究所，確保檔案材料萬無一失。

2.2 綜合考察活動中檔案的管理。[3]“①重大活動中，檔案收集制度不夠完善；②重大活動中，相關單位人員檔案意識不強；③重大活動檔案收集具體實施中，各個環節不夠緊密。”

2.2.1 自然科學中的綜合考察活動的特點就是綜合，它既綜合了科研部門的各個研究領域，又綜合了大中院校及社會各界的研究部門。因此，綜合考察活動從組織到完成考察工作具有相當大的影響力，也為活動檔案收集工作帶來了諸多不便。筆者認為，科考活動中任何檔案的缺失對于組織綜合考察以及參與考察的部門單位而言是一個非常大的損失，特別是在極度艱難的地區，考察材料的形成和取得非常不易，組織單位對收集資料工作應該有一個具體的安排。首先，建立一個專門的考察活動收集檔案管理組織，專門處理和收集活動過程中的材料。其次，制定考察制度，在考察結束后，所有考察人員主動將考察過程中形成的材料上交檔案管理組織。最后，組織單位鑒定檔案的內容，整理并制作考察活動檔案，為所有參加考察工作單位提供翔實的檔案資料。

2.2.2 加強活動檔案管理有助于今后自然科學領域的發展。過去，由于活動過程資料從考察活動之初就被忽視，許多科研檔案資料找不到“娘家”，研究課題與活動檔案出現“題不對意”的現象。給各單位之間還造成不必要的矛盾。而且，從編研的角度看這些資料的缺失，無論對今后的科學考察還是對單位或部門的發展都具有一定的損失。因此，做好活動檔案管理方法研究有利于今后自然科學領域的發展。

3 小結

自然科學研究，離不開科學考察，但它形成資料的形式多種多樣，并且，自然科學的學科交叉遠遠超過了其他領域。研究考察活動檔案管理方法，也是為其他領域跨區域重大活動檔案管理找到借鑒的途徑，從而制定出一個有效的跨區域重大活動檔案管理條例，為做好跨區域重大活動檔案收集、整理和管理工作找到方向、制定標準。

檔案的文化價值就是傳承和記載不同時期發生的重大事件，并為后人提供佐證。

參考文獻：

[1]孫鴻烈.成升魁.封志明.[2012-06-09]六十年來的資源科學：從自然資源綜合考察到資源科學綜合研究.http://www.csnr.org/n12139139/n12141885/12467820.html.

[2]韓素君.方學清.張麗萍，談重大活動資料收集［J］.北京檔案，2001(11).

[3]范曉琴.張戰爭，重大活動檔案收集的現狀與對策[J].信息管理，2009第22卷第6期.

（作者單位：蘭州市中科院寒旱所 來稿日期：2012-06-18）