網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合探究

摘 要：文章探討了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合的內(nèi)容（包括檔案實體及其管理、檔案信息及其數(shù)據(jù)、檔案信息技術(shù)及其標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息系統(tǒng)及其運行、檔案信息人才及其服務(wù)的整合）與模式（在“實體整合”基礎(chǔ)上開展“虛擬整合”），并對整合中存在的問題（整合主體問題、法規(guī)約束問題、技術(shù)選擇問題、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一問題）及相應(yīng)對策（創(chuàng)新管理機制、完善檔案立法、選用先進(jìn)技術(shù)、構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)體系）進(jìn)行了探究。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案信息資源整合；內(nèi)容與模式；問題與對策

20世紀(jì)50年代起，國外已有學(xué)者敏銳地洞察到，以開發(fā)和利用信息資源為根本目的的信息活動必將成為人類一項主要社會活動，并對檔案信息資源整合的理論基礎(chǔ)、整合方法和技術(shù)進(jìn)行了探索研究。

新世紀(jì)以來，信息技術(shù)條件下檔案信息資源整合問題逐漸成為我國檔案學(xué)界津津樂道的熱點話題，各地也積極行動起來，整合實踐取得了一定成效。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合的內(nèi)容與模式

1.1 內(nèi)容。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合，是一項在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”檔案事業(yè)管理體制下，以現(xiàn)代信息技術(shù)和相關(guān)法律法規(guī)為依托，將相對分散的檔案實體、檔案信息及其相關(guān)技術(shù)、人員、設(shè)備等資源進(jìn)行融合、類聚、重組，最終實現(xiàn)檔案信息資源結(jié)構(gòu)合理、配置優(yōu)化、功能完善、保障到位、社會共享等目標(biāo)的系統(tǒng)工程。[1]涵蓋了以下幾方面內(nèi)容：

1.1.1 檔案實體及其管理的整合。實體檔案信息資源是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合的最根本來源。然而，檔案形成于不同的機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位，它們都是獨立的法人組織和立檔單位，彼此在檔案實體管理上并不構(gòu)成權(quán)利義務(wù)關(guān)系。為此，必須對分散的檔案實體實施全方位的采集、組織、加工、管理，從而把握檔案信息資源的整體布局。而完成這一系列工作，又需要一個高效協(xié)調(diào)的管理機制。只有實現(xiàn)檔案實體及其管理的有效性，才能保證檔案信息資源整合結(jié)果的“完整性”。

1.1.2 檔案信息及其數(shù)據(jù)的整合。信息是檔案信息資源整合的最基本元素，這些檔案信息的初始狀態(tài)表現(xiàn)為檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)。如何整合分散數(shù)據(jù)、修復(fù)數(shù)據(jù)質(zhì)量、減少數(shù)據(jù)延遲、理清數(shù)據(jù)歸屬、提供數(shù)據(jù)的可視性和透明度，都是必須考慮的。在整合過程中，務(wù)必突出檔案信息及其數(shù)據(jù)之間的高度“聯(lián)結(jié)性”，即檔案信息必須彼此關(guān)聯(lián)、互為憑證，從而實現(xiàn)整合后檔案信息資源在內(nèi)容上的“多維性”，因此，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息資源整合應(yīng)堅持“有秩序、有效用、有價值”等基本原則，[2]使檔案信息從混沌到有序、零亂到整齊，成為有規(guī)可循、效用持久的有機整體。

1.1.3 檔案信息技術(shù)及其標(biāo)準(zhǔn)的整合。隨著檔案信息資源內(nèi)容的日益海量化、形式更趨多樣化、服務(wù)講究現(xiàn)代化，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)成為檔案信息資源整合的關(guān)鍵性因素。可見，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息整合非常強調(diào)“技術(shù)模式”的改變。在檔案信息資源整合過程中，涉及信息數(shù)據(jù)組織、轉(zhuǎn)換、存儲、壓縮技術(shù)，信息分類、檢索技術(shù)，用戶界面與系統(tǒng)集成技術(shù)等。[3]當(dāng)然，檔案信息資源整合僅僅擁有技術(shù)還不夠，標(biāo)準(zhǔn)化才是有效整合檔案信息資源的真正前提。沒有統(tǒng)一的信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)間信息的互通互聯(lián)就無從談起。

1.1.4 檔案信息系統(tǒng)及其運行的整合。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合，就是希圖借助網(wǎng)絡(luò)高效跨庫、無縫連接的服務(wù)，在現(xiàn)有配置與管理狀況下，建立統(tǒng)一的信息交換與共享平臺。這是一個基于計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境并且實現(xiàn)了資源數(shù)字化、管理一體化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息資源管理系統(tǒng)。在此系統(tǒng)中，各個實體信息機構(gòu)在網(wǎng)絡(luò)上結(jié)成“同盟”，彼此分工合作，共建共管。

1.1.5 檔案信息人才及其服務(wù)的整合。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整合，需要強有力的人才隊伍保障。針對檔案隊伍技術(shù)人才緊缺的現(xiàn)狀，除了完善人才引進(jìn)體系，更要注意培育現(xiàn)有在崗人員。既可派員赴高校、科研院所學(xué)習(xí)深造，也可請專家、學(xué)者來單位進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)。檔案部門工作人員務(wù)必更新工作理念，樹立科學(xué)發(fā)展觀，創(chuàng)先爭優(yōu)，改善服務(wù)。

通過上述全方位的整合，必將帶來非同一般的“協(xié)同共振”與“整體優(yōu)化”，這種效果，是“非網(wǎng)絡(luò)環(huán)境”檔案信息資源整合所無法比擬的。

1.2 模式。檔案信息資源整合的模式，主要有兩種：一是“實體”檔案信息資源的整合，二是“虛擬”檔案信息資源的整合。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息資源整合主要采用“虛擬整合”模式。

檔案“實體”整合模式，是相對獨立的個體層面的整合。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下“虛擬整合”模式，卻是錯綜復(fù)雜的群體層面的整合，是一種強調(diào)邏輯關(guān)系、追求資源共享的“虛擬整合”模式。

“虛擬整合”模式，可實施“三步走”戰(zhàn)略：

第一步，各檔案館采取虛擬機、主機托管、聯(lián)通專線等技術(shù)方案，按照一定的“入網(wǎng)程序”，對館藏信息資源實施整合。現(xiàn)今，已有大量檔案館邁出了可喜的第一步。

第二步，在各館檔案信息資源整合與集成的基礎(chǔ)上，加強區(qū)域文獻(xiàn)信息機構(gòu)協(xié)作，[4]實施檔案信息資源的整體化組織與建設(shè)，形成“一站式”信息檢索和利用格局。目前，部分省市已在這方面做了有益的嘗試，但在信息內(nèi)容整合的廣度和面向用戶構(gòu)建信息呈現(xiàn)形式等方面，仍存在不盡如人意之處。

第三步，在“一站式”服務(wù)基礎(chǔ)上，開展檔案信息資源的深層次開發(fā)，重視知識挖掘，促進(jìn)檔案信息資源整合從形式組織、內(nèi)容組織向知識組織轉(zhuǎn)變。知識組織是信息資源管理的高級形式，“升級”之后，有利于更充分地展示檔案的知識內(nèi)涵。

采用“虛擬整合”模式構(gòu)筑而成的檔案信息資源，都將被置于統(tǒng)一的技術(shù)層面框架下，最終，納入“檔案信息資源管理系統(tǒng)”。換言之，這個具有技術(shù)先進(jìn)性、服務(wù)開放性、廣泛兼容性等特點的檔案信息資源管理系統(tǒng)就是檔案信息資源整合的實現(xiàn)形式。

整合而成的檔案信息資源管理系統(tǒng)，可區(qū)分為“檔案館檔案信息資源管理系統(tǒng)”、“區(qū)域檔案信息資源管理系統(tǒng)”、“國家檔案信息資源管理系統(tǒng)”三個不同層級。這三個不同層級的信息資源管理系統(tǒng)，其實質(zhì)，是三個不同層級的信息資源整合而成的網(wǎng)絡(luò)平臺，相當(dāng)于三個不同層級的虛擬信息體系。建設(shè)規(guī)模由小到大，服務(wù)內(nèi)涵逐漸拓展、延伸，最高層級的平臺必須真正實現(xiàn)檔案信息資源整合“橫向到邊，縱向到底”，成為一個綜合性信息資源開發(fā)管理平臺。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合中存在問題與相應(yīng)對策

2.1 存在問題

2.1.1 整合主體問題。我國檔案信息管理奉行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的體制，致使檔案信息資源高度分散。或許，正是受到“條塊分割”等因素的制約，檔案信息管理機構(gòu)間的溝通協(xié)作也普遍缺失，難以實現(xiàn)統(tǒng)一的管理規(guī)劃。以誰為主體來負(fù)責(zé)檔案信息資源整合，這是爭論不休且莫衷一是的話題。

從現(xiàn)實來看，無論是檔案行政管理部門，還是各級檔案館，“合作互贏”仍只是停留在構(gòu)想或是磋商階段，真正付諸實踐的為數(shù)甚少、成效甚微。這便清楚地說明，如果在檔案信息資源整合過程中缺乏一個明確整合主體的制度規(guī)定，必定對整合實踐產(chǎn)生影響。在檔案信息資源的整合過程中，不是存在著“工作割裂”，就是檔案信息資源的“重復(fù)積累”。明確檔案信息資源整合的主體，無疑是檔案信息資源整合首先需要考慮的問題。

事實也表明，現(xiàn)已建立的許多檔案信息網(wǎng)站，僅設(shè)置了相關(guān)站點的簡單鏈接，整體聯(lián)系并不緊密，難免呈現(xiàn)出“孤立無援”和“分散零亂”的尷尬境況，如此一來，檔案管理系統(tǒng)間的共享性、兼容性、可擴展性自然大受限制。

2.1.2 法規(guī)約束問題。現(xiàn)有的檔案法律法規(guī)對檔案信息資源整合存在一定程度的“約束”：一方面，雖然規(guī)定了國家檔案館收集檔案的權(quán)利，但并沒有規(guī)定移交檔案的具體責(zé)任主體，這便容易使檔案館接收檔案的范圍及對于立檔單位移交檔案的要求顯得有些模糊；另一方面，根據(jù)檔案法律法規(guī)，立檔單位向檔案館移交檔案的時限為10年～20年，因此，檔案館就無法對“低齡”檔案進(jìn)行及時收集，嚴(yán)重制約了檔案信息資源整合的及時性、有效性，容易引發(fā)檔案用戶對所整合的檔案信息資源缺乏“時效性”而心存怨言。

2.1.3 技術(shù)選擇問題。在整合過程中，一些單位對檔案信息資源整合所需技術(shù)的選用方面，存在著缺乏科學(xué)性、前瞻性、統(tǒng)籌性、通用性等問題，常因找不到升級、轉(zhuǎn)換的辦法而不得不從頭再來。特別是在檔案信息資源整合初期，由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各地自行其是，在技術(shù)選擇方面可謂“五花八門”。據(jù)悉，曾有不少檔案部門選用了“王安機”，后因王安公司倒閉，近百萬條檔案條目無法導(dǎo)出。[5]這無疑是一個極其慘痛的教訓(xùn)，不但造成了極大的浪費，而且，影響了檔案信息資源整合的進(jìn)程。

2.1.4 標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一問題。在檔案信息資源整合工作中，“標(biāo)準(zhǔn)”問題沒有受到足夠重視，缺乏制定標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一機構(gòu)。在軟硬件配置、信息存貯和著錄格式、檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)、信息處理界面等方面，國家標(biāo)準(zhǔn)尚未出臺。[6]正由于標(biāo)準(zhǔn)制定的滯后，“互聯(lián)互通”問題已成為檔案信息資源整合的一個重要“瓶頸”。此外，在開放的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，如何確保檔案信息資源安全地存儲和傳輸，最大限度地消除其不安全性，也是在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)制定時應(yīng)該慎重考慮的。可見，要建立一個比較完整的檔案信息資源整合標(biāo)準(zhǔn)體系仍需一個較長時期的探索與實踐，但現(xiàn)實又希望這個過程盡可能短暫，彼此間“難以調(diào)和的矛盾”容易導(dǎo)致“有想法，無行動”、“沒想法，不能亂行動”、“亂行動，不如不行動”等各種弊病。

正是這些問題的存在，決定了檔案信息資源整合是一個漸進(jìn)的過程，絕非一朝一夕可以完成，需要有持之以恒的信心和開拓進(jìn)取的決心。

2.2 相應(yīng)對策

2.2.1 創(chuàng)新管理機制。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息資源整合的過程中，面對體制的剛性，非常需要在機制創(chuàng)新上尋求突破，尤其是借助信息技術(shù)實現(xiàn)檔案信息資源整合機制的創(chuàng)新。[7]通過機制創(chuàng)新，可以拓展檔案信息資源整合空間。

當(dāng)前，加快“實體”檔案信息資源數(shù)字轉(zhuǎn)換進(jìn)程，加快“虛擬”檔案信息資源廣泛積累，是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合的兩大“重頭戲”。雙管齊下，多頭并進(jìn)，逐步實現(xiàn)檔案資源跨時空、跨類型、跨載體的信息檢索與利用模式，為實現(xiàn)檔案信息資源徹底整合創(chuàng)造條件。

在創(chuàng)新管理機制的過程中，有必要進(jìn)一步強化國家綜合檔案館和檔案行政管理部門的職能以及兩者的良性互動機制。國家綜合檔案館應(yīng)充分發(fā)揮在檔案信息資源整合工作的“龍頭”作用，強化“集聚”與“輻射”功能，大膽突破傳統(tǒng)定勢，變被動為主動，以此推動檔案信息資源整合的進(jìn)程與實效。

2.2.2 完善檔案立法。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下整合檔案信息資源，非常需要明確不同主體在檔案資源整合中的權(quán)利和義務(wù)。例如，為了改進(jìn)檔案信息資源整合的“時效性”，越來越多的檔案館陸續(xù)開展了提前收集電子文件、電子檔案入館等相關(guān)工作。然而，檔案館與立檔單位之間所開啟的“整合綠色通道”大都建立在自行協(xié)商的基礎(chǔ)上，其間，難免帶有一定的隨意性、主觀性。基于此，亟待通過完善檔案立法，讓立檔單位與檔案館之間交接電子文檔的“友好協(xié)商”行為上升為法定責(zé)任和義務(wù)，為檔案信息資源整合提供法制保障。

2.2.3 選用先進(jìn)技術(shù)。雖然，現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)為檔案信息資源整合提供了許多“可能”，不少檔案館通過開發(fā)運用合適的技術(shù)和方法，在檔案信息資源整合方面取得了可喜的進(jìn)展，但在構(gòu)建區(qū)域檔案信息資源整合、國家檔案信息資源整合等涵蓋廣、層級高的管理平臺時，必須精挑細(xì)選、優(yōu)中選優(yōu)。

例如，在實施檔案信息資源整合“第二步”戰(zhàn)略時，非常需要利用先進(jìn)的計算機標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口技術(shù)，完成數(shù)據(jù)的匯總和轉(zhuǎn)換，以便對區(qū)域內(nèi)涉及多操作系統(tǒng)、多數(shù)據(jù)庫、多應(yīng)用軟件、分布式、多層次的檔案信息資源進(jìn)行有效整合，組建區(qū)域范圍內(nèi)方便、快捷、有效的網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源整合系統(tǒng)。整個系統(tǒng)建議采用先進(jìn)的Java B/S開發(fā)技術(shù)，整個系統(tǒng)架構(gòu)自下而上可分為系統(tǒng)層、平臺層、應(yīng)用層、決策層、表示層等五層。系統(tǒng)層包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用服務(wù)器，是系統(tǒng)軟件支撐平臺；平臺層包括系統(tǒng)管理平臺、中文數(shù)據(jù)庫平臺、報表平臺和安全平臺，是整個應(yīng)用軟件系統(tǒng)的架構(gòu)基礎(chǔ)，強調(diào)應(yīng)用軟件的可管理性、可擴展性、開放性、安全性；應(yīng)用層包括數(shù)據(jù)采集與轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)報送與接收、數(shù)據(jù)管理、權(quán)限控制、系統(tǒng)維護(hù)、用戶注冊、信息查詢等功能模塊，完成檔案信息資源整合各項業(yè)務(wù)功能的處理；決策層重在為各類用戶提供檔案信息的輔助決策與服務(wù)；表示層則是系統(tǒng)的頂層信息門戶。這種“一站式”管理的分布式數(shù)據(jù)庫架構(gòu)，通過統(tǒng)一的信息門戶入口即可對各分布式數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行信息檢索與利用。

2.2.4 構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)體系。檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)服務(wù)平臺必須建立在信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)值標(biāo)準(zhǔn)等各項標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上。當(dāng)前，我國檔案信息資源整合的重點便是盡快建立起一套相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，其中，尤以制定各種類型的檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)最為迫切。[8]檔案信息資源整合的標(biāo)準(zhǔn)制定應(yīng)該有組織、有計劃地進(jìn)行，加強檔案界與信息產(chǎn)業(yè)界以及特定行業(yè)的合作，兼顧與國際標(biāo)準(zhǔn)和通用規(guī)范的銜接，注重前瞻性、先進(jìn)性、導(dǎo)向性、可行性，從技術(shù)與管理等不同層面出發(fā)，形成一整套適用對路、科學(xué)規(guī)范、具有現(xiàn)代特色的標(biāo)準(zhǔn)體系。

當(dāng)然，標(biāo)準(zhǔn)化還體現(xiàn)在檔案信息資源整合工作的業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)流程的設(shè)計應(yīng)該講究科學(xué)合理、緊湊有效。在施行檔案信息資源整合時，務(wù)必嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)推行各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)工作，并及時根據(jù)整合過程中遇到問題的變化，相應(yīng)調(diào)整并逐步優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。

相信在完善檔案立法、明確整合主體、構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)體系、選用先進(jìn)技術(shù)等多方面努力下，檔案信息資源整合必將實現(xiàn)從初級到高級發(fā)展，最終，形成一個信息涵蓋廣泛、知識挖掘充分的“檔案信息資源系統(tǒng)”。

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（作者單位：浙江麗水學(xué)院 來稿日期：2012-06-18）