人事檔案材料編排歸檔流程的計算機優化方案

摘 要：要將大量人事檔案材料歸入各人的人事檔案中，必須對材料進行編排。人事檔案材料編排歸檔流程的計算機優化方案利用計算機完成全部或部分人工編排材料的環節，使材料歸檔更簡便高效。其具體操作因人事檔案所采用的編排方法不同而有所差異。

關鍵詞：人事檔案材料；編排；歸檔；流程；計算機；優化方案

學歷、職稱、執業資格、考核、工資、任免、合同等各種新形成的人事檔案材料總會源源不斷地送到人事檔案室，須將其及時歸入各人的人事檔案，以便管理利用。這些材料來自不同部門甚至不同單位，大多雜亂無章且沒有標注檔案編號，因此，要對材料進行編排。以人事檔案排架采用員工號編排法為例，傳統的流程分三個環節：按材料上的姓名逐一在紙質或電子版檔案名冊中查找→將序號（或檔案編號）數字標注在材料上→給材料排序。這時，材料與檔案的排列順序相一致，才便于放入檔案卷夾。然而，在人員較多的單位，每次送交的材料少則數十份，多則數千份，編排的工作量是較大的，尤其是逐一“查找”材料序號（或編號）這個環節比較繁瑣，需要花費一定的人力和時間。

怎樣精減流程、實現高效編排呢？本文為此提出人事檔案材料編排歸檔流程的計算機優化方案，利用計算機完成全部或部分人工編排材料的環節。其具體操作因人事檔案所采用的編排方法不同而有所差異。

1 已實現辦公自動化管理的材料，其編排可由計算機自動完成

最有代表性的就是每年全體員工的工資變動表，目前，各單位勞資部門已基本配備計算機工資管理系統。

1.1 如果人事檔案的編排是采用Excel按檔案姓名拼音自動排序的，準備打印工資表前，只需在系統里的工資總表中選擇按姓名拼音排序即可。打印出來的工資表的排列順序已與人事檔案的排列順序一致，不需要人工查找、標注序號、排序，可直接一一對應，將工資表依次放入人事檔案卷夾。

1.2 人事檔案采用其他編排方法時，如四角號碼、員工號，等等，可以在工資管理系統中輸入每個人員的檔案編號，打印工資表前，選擇按檔案編號排序也可以達到同樣的效果。

2 人事檔案材料交接建立了電子文檔，這些材料的編排，計算機可完成部分人工操作的環節——瞬間“批量查找”材料序號（或編號）

人事檔案材料形成部門送交材料存檔時，會制作“存檔材料交接登記表”，登記表上的名單順序一般與材料的疊放順序是一致的，交接時，將登記表上的名單與材料逐一核對無誤，檔案管理人員再予以簽收。我院近年送存人事檔案室材料數量較多時，交接登記表基本為Word或Excel文檔打印件，可以復制“交接登記表”的電子版。有了電子文檔，就為利用計算機代替人工操作打下了一個良好的基礎。

2.1 當人事檔案的編排是采用Excel按檔案姓名拼音自動排序時

2.1.1 將“材料交接登記表”電子版中的“交接號”和“材料姓名”復制粘貼到Excel工作表中（見圖1），

此時，A列中的“交接號”、B列中姓名的排列順序與送交來的材料順序是一致的。沒有“交接號”的，在工作表中添加一列即可。

2.1.2 選中A、B兩列→數據→排序→主要關鍵字選“材料姓名”→確定（見圖2），此時，B列的姓名已按其漢語拼音的先后順序排列，與人事檔案的編排順序相一致了，A列“交接號”數字的位置也相應發生變化。

2.1.3 在C列加入一列“序號”（見圖3），這列數字即是為材料排序的順序號。

2.1.4 選中A、B、C三列→數據→排序→主要關鍵字選“交接號”→確定，這時，A列的“交接號”數字和B列的姓名又回到最初的順序，仍與材料送交時的排列順序一致。我們可以為C列序號數字所在的單元格填充醒目的顏色（見圖4）。

2.1.5 將C列的序號數字逐一對應抄至材料上即可，省略了人工在人事檔案名冊中逐一地查找序號這一環節。序號數字所在的單元格填充了醒目的顏色，可以提示工作人員注意，在抄寫時，抄的是這一列的內容。最后，將材料按序號數字順序排列，再依次“對名入冊”，放入檔案卷夾。

2.2 當人事檔案采用其他編排方法時，又可分為兩種情況。

2.2.1 接收到所管檔案之中部分人員的材料時，可以利用Excel的“高級篩選”功能。

2.2.1.1 新建一個Excel工作簿。將人事檔案名冊（電子版）中的“檔案姓名”和“檔案編號”復制、粘貼到sheet1工作表中，形成一個“檔案編號名單”（圖5中A1～B11區域）；將A1單元格“檔案姓名”標題復制、粘貼到名單的下方（圖5中A14單元格），

再將“材料交接登記表”（電子版）中的姓名復制、粘貼到A14單元格下方（圖5中A15～A20區域）。單擊A1單元格→數據→篩選→高級篩選→單擊“條件區域”輸入框→選中A14～A20→確定。此時，“檔案編號名單”區域少了幾行（見圖6），Excel已經以A15～A20中的姓名為條件，在“檔案編號名單”中自動把它們篩選了出來，其余的姓名則被隱藏了。

2.2.1.2 擊打開sheet2工作表，如圖7所示，將“材料交接登記表”的“送交號”、“材料姓名”復制、粘貼到A、B兩列；將圖6中篩選出來的“檔案姓名”、“檔案編號”復制、粘貼到C、D兩列，并在E列加一列“序號”。

2.2.1.3 選中A、B兩列，以“材料姓名”為主要關鍵字排序；再選中C、D、E三列，以“檔案姓名”為主要關鍵字排序。如圖8所示，此時，B、C兩列中的姓名已一一對應，計算機已經為材料找到了它們的編號和序號。

2.2.1.4 全選表格，以“送交號”為主要關鍵字排序，如圖9所示，此時，A列的“交接號”數字和B列的姓名又回到最初的順序，仍與材料送交時的排列順序一致。我們為“檔案編號”、“序號”兩列數字所在的單元格填充醒目的顏色，將這兩列數字都抄寫在對應的材料上。在給材料實體排序時，就按標注的“序號”數字順序排列，相對更方便查看；之后，將材料放入檔案卷夾時，則可按材料上標注的“檔案編號”來“對號入座”。

2.2.2 接收到所管檔案之中全部人員的材料時，圖10即為我們所需要的效果：A、B兩列為“材料名單”，選中并以“材料姓名”為主要關鍵字排序；C、D、E三列為“檔案名單”，選中并以“檔案姓名”為主要關鍵字排序；最后，全選表格，再以“交接號”為主要關鍵字排序。我們只需將E列的序號數字對應抄寫在材料上，然后，按序號順序排列即可。

3 人事檔案材料編排歸檔流程的計算機優化方案的特點

3.1 簡單易學。主要運用到了Excel的“排序”和“高級篩選”功能。了解Word、Excel基本運用的人事檔案管理人員可以較快掌握。

3.2 實用性強，材料數量越多，利用計算機編排材料的效率就越顯著。

3.3 人事檔案材料形成部門的辦公自動化程度越高，其形成的人事檔案材料的編排歸檔流程就越簡便。

3.4 人事檔案的編排方法不同，利用計算機編排材料的步驟也有所不同。可根據實際情況，靈活地采取合適的計算機優化方案。

參考文獻：

季姍，陳海燕.運用計算機自動編碼簡化人事檔案歸檔程序[J].蘭臺世界，2006(05X):41～42.

（作者單位：廣西桂林醫學院人事處 來稿日期：2012-06-03）