關于檔案管理創新的幾點思考

徐倩

隨著社會迅速發展，科學技術日新月異，檔案管理的發展面臨著空前的機遇和嚴峻的挑戰。該文結合檔案管理工作的現狀,闡述檔案管理創新的必要性,提出檔案管理創新的幾點建議，實現檔案工作規范化、科學化、現代化、標準化和信息化。

檔案；管理；創新；思考

1.檔案管理創新的必要性和緊迫性

新時期新形勢下，檔案管理創新是社會發展和檔案事業發展的必然趨勢，是高科技發展的必然結果。隨著現代科學技術的飛速發展，檔案管理工作也應緊跟時代步伐，通過尋找科學的管理規律和成功的管理經驗，有效利用更多更有價值檔案信息資源為社會發展提供高質量、高水平的服務，實現檔案工作科學化、現代化、規范化，有力推動檔案工作向更高層次邁進。檔案是一種信息資源，檔案的原始記錄性和知識信息性能夠滿足某個方面社會需求時就形成了檔案的價值。檔案是機關行政、單位和業務工作的查考憑據，是科學研究的基礎和條件，是生產活動的參考依據。在知識經濟時代，檔案以其所載信息的原始性、真實性、技術成果的可重復性及可考查性等使其具有更高的利用價值，它在人類文明進步中一直起著承前啟后的作用。

社會的發展、科技的進步，對檔案工作管理手段、管理方式提出了更高的要求。當前我國檔案管理過程中存在的一些弊端，傳統的管理模式已難以適應社會發展的需求，存在著檔案管理模式落后、管理科學化水平低下、檔案管理現代化意識不強，檔案管理資金短缺、硬件設備和技術落后、檔案現代化的基礎工作差等問題，各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，造成了檔案材料更新速度慢、整理歸納所需周期較長、編制檢索工具中出現求“多”不求“精”等現象。為此新時期檔案管理工作的創新日顯緊迫，信息化、人性化、服務化的發展趨勢對當前的檔案管理提出了新的挑戰，要求檔案主管部門在管理手段、管理方式上區別于傳統檔案管理，突破人工整理檔案的局限，逐步實現檔案管理現代化。

2.新時期檔案管理創新的建議

思想觀念的創新。管理觀念的創新是檔案管理的靈魂，是時代的要求，只有觀念創新，才能有管理創新和服務的創新。如果檔案人員沒有創新的意識，就會影響檔案管理現代化的進程，即使有一流的檔案管理設施，也不能為社會提供高水平的信息資源服務。檔案人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立與時代合拍的檔案意識，切實改變過去檔案重管理輕利用的思想觀念，實現檔案被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，使檔案工作更好地為經濟建設、教學科研、編史修志服務，適應經濟社會發展的需求。

人才的培養是管理創新的重要基礎。隨著社會的發展，高新技術為檔案管理提供了物資基礎，計算機的應用對檔案管理帶來了極大的便利，在現代檔案管理工作中，不斷的實踐，開拓創新，來推動檔案工作向更高層次邁進。首先是人才的培養是關鍵，要求我們不斷的加強檔案管理人員的培訓力度，加強自身的素質培養，不僅具有良好的思想觀念、創新性的思維，并且擁有更多的專業知識，懂得更多的信息技術。檔案管理人員不斷的學習豐富的專業知識，開闊視野，優化管理知識，優化知識結構，提高綜合文化素質，正確的運用科學化、規范化、現代化的檔案管理技能，做好新時期的檔案管理工作。要敢于開拓，提出新方案，創新新理論，用新的管理方法和技巧，讓檔案管理工作具有獨特性、新穎性、靈活性、潛在性等，不斷的為我國的政治、教學、科研、編史修志等各個行業服務，為現代化社會提供更好的服務。

理論知識的創新。要建立健全檔案管理模式，就應保證檔案完整、安全、高效。這就要求我們檔案管理者要與時俱進，樹立新的科學發展觀和工作態度，正確的掌握和應用現代科學的理論、方法、技術，在新的領域中探討、創新，讓傳統的人工管理方法與現在的科學信息方法相結合，改變過去的管理水平和管理手段的落后，運用當今的信息技術，真實的記載檔案所記載的原始性、真實性、技術性，技術成果、減少傳統管理的檔案的收集、分類、整理及保管，也不符合當今社會對信息化的需求，這就要求我們檔案工作者，要具有現代的網絡信息技術，在這網絡中要吸納新知識，引進先進的科學理論觀念，還要遵守檔案信息化的管理法制。

檔案服務手段的創新。現在很多單位管理工作沒有很好地落實，或者說根本沒有落實，根本上沒有意識到檔案管理的重要性，要么會被某部門兼并，或是被撤銷，或被某職人員兼職。運用現代信息技術來解決檔案管理的原始資料的長期保存和穩定。不斷的完善服務手段，用創新服務來滿足檔案管理的需要?，F有的服務手段，既不能完全的脫離老的檔案管理的方法和經驗，又要逐漸的引導檔案管理者正確的樹立新觀念，充分的運用現代化的工具，在學習產業化的年代，加強計算機技術在檔案管理中的運用，加強網絡信息服務，增強檔案管理的質量，使檔案管理信息得到充分的物暢其流，通過檔案管理的服務化、多樣化、現代化，來滿足檔案管理全方位的需求。

加大硬件設施建設。檔案工作在發生著巨大的變化，在現在的信息產業中，可以系統的完成文件起草、修改、刪減到定稿，通過檢索、打印、登記來匯集統計工作，使文件自然形成，運行、轉換等所有環節實現辦公自動化。實現裝備和技術的現代化，配備檔案管理所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，運用這些設備來縮微檔案資料，進行數字化、科學化處理及保存。為此，各級政府和單位應加大現代信息化產業數字的投入，力爭更多的經費，加大硬件設施建設。為檔案部門要利用現代化的檔案管理模式，挖掘各方面的潛力，發揮自己的專業水平來存儲大量的檔案資源，有效的利用信息技術，來滿足社會各界的需要，并將這類檔案管理轉化為經濟效益，通過這些信息技術廣泛運用，給檔案工作注入新的活力和生機，創造出更為可觀的社會效益和社會價值，為檔案工作現代化、信息化的繼續發展提供有力的保證。

總之，檔案管理是各種珍貴歷史資源得以保存的重要途徑，是一項功在當下，利在千秋的大事，建立健全檔案管理的創新思維，開展創新實踐的理念，對檔案管理的現狀特點要求做到心中有數，端正思想，以積極的態度去創新去摸索，做到穩中有升，穩步前進，積累工作經驗，發現新問題，解決新問題，不斷地在這條道路上取得更優秀的成就，同時主動的推出新模式新方法，推動檔案管理的事業不斷的發展，放眼世界。走向未來，積極的參與國際檔案信息的交流，生產出更多更具有國際性的文化產品，來滿足國際和國內多方面的信息利用需求。