辦公室檔案數字化建設之我見

高恒

摘 要：目前，各地檔案數字化建設已經基本完成，辦公室管檔水平得到大幅度提升，徹底告別了以往效率低、管理粗的模式，實現了紙質檔案與數字檔案合二為一互為補充的管理形式，避免了由于紙質檔案唯一性而可能出現的管理漏洞，確保了檔案管理的嚴密和安全度，可以極大提高檔案利用的效率。這些變化，也給檔案事業帶來了新的轉機，研究辦公室檔案數字化建設課題也順勢而生。面對這種挑戰，辦公室的檔案工作者應積極應對，要不斷學習科學知識，逐步掌握信息技術，為檔案工作服務，為進一步推動新時代社會經濟建設盡到微薄之力。

關鍵詞：辦公室檔案;數字化建設

1 辦公室檔案數字化建設的緊迫性

隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展，檔案數字化產生了，現在網絡通用的解釋是，檔案數字化是一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政務網、互聯網進行 計算機檢索、閱讀 電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高管理水平、提高效率，增強檔案業務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求，因此建設辦公室檔案數字化任務非常緊迫。

目前，辦公室檔案的保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這個重大損失值得深思。

另外，現代人的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確;調閱檔案工作查考要求快速及時;社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加。如個人調換單位比較頻繁的檔案，要查閱此類檔案十分不便，來回跑各個單位要花費許多時間，這樣就迫切要求信息共享。還有一些金融部門，想了解單位某人的信用情況，才敢于放貸和辦信用卡，那么要了解的詳細內容恰恰只有檔案才是最全、最新、最直接、最方便的一個辦法，查閱信息檔案以現代化、多功能的服務措施為主，檔案信息就能及時、方便地提供給需求者。

總之，只有實現辦公室檔案數字化，才能使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為辦公室人員個體和組織提供高效、優質的服務。

2 辦公室檔案數字化建設的整體水平

目前，辦公室檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。我們要鼓勵和支持辦公室進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的。

要提高檔案數字化建設的整體水平，需有重點地抓好數據庫建設。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐，筆者認為建設數據庫經驗中最主要的是需要領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合;需要建立應用“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”，通過網絡聯接形成開放的分布式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

3 辦公室檔案數字化建設需要打造人才隊伍

檔案工作是黨和國家事業的重要組成部分。要以習近平新時代中國特色社會主義思想為指引，加強人才培養和數字化建設，真正承擔起為黨管檔、為國守史、為民服務的職責。要充分挖掘檔案價值，提供更加精準、精細的檔案支持服務，不斷提升檔案工作公共服務能力。要強化數字化建設，用現代智能手段管檔用檔，更好地服務于經濟社會發展。

辦公室檔案數字化人才要注重專業特殊人才培養，現代化的檔案管理工作不僅需要懂專業知識的人員，也同樣需要計算機類、管理類人才。目前機關辦公室的檔案隊伍存在的普遍問題是人才知識結構老化、現代管理人才和計算機管理專業人才缺乏，導致檔案工作人員的計算機應用技術和檔案業務知識相脫節，所以說，抓好檔案管理的現代化人才隊伍建設是做好檔案數字化，建設一支高素質的檔案隊伍是奠定檔案事業長足進步的根基。要加強人才專業培訓，吸收各方面人才，善于發現人才，推進智能升級，壯大充實檔案人才隊伍，不斷提高公共文化服務水平，更好滿足大眾需求，促進經濟社會發展。