對加強高職院校學(xué)籍檔案管理的幾點思考

鄧光輝

目前，隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的進一步深入改革，教育體制改革也在不斷深入，伴隨而來的是教育體制的重大變化。學(xué)籍檔案是學(xué)生通過在校期間的學(xué)習(xí)實踐等活動中形成的，對個人、學(xué)校和社會具有證明、保存、使用價值的歷史記錄，是掌握學(xué)生情況、規(guī)范學(xué)生管理、培養(yǎng)合格人才的依據(jù)，也是檔案的重要組成部分。因此，學(xué)籍管理的過程實際上就是建立、使用、開發(fā)學(xué)籍檔案的過程。作為學(xué)生的學(xué)籍檔案，不僅對學(xué)生自身來說重要，對社會“擇才”時好中選優(yōu)更起到了至關(guān)重要的作用。所以中等職業(yè)學(xué)校升格為高職院校后，檔案管理工作千頭萬緒，怎樣做好高職院校的學(xué)籍檔案管理工作，使其能滿足學(xué)院教學(xué)、科研及各方面發(fā)展的要求，已經(jīng)成為高職院校檔案管理工作面對一個新問題。

一、高職院校學(xué)籍檔案管理的特點

高職院校學(xué)籍檔案是由教師和學(xué)生相互作用的教學(xué)、實踐、管理等活動中共同產(chǎn)生，記載了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間一步步積累形成的德、智、體、美、勞等各個方面的情況。包括學(xué)生學(xué)習(xí)期間的成績、品行、獎懲、組織能力、活動能力、操作能力、身體狀況、畢業(yè)鑒定及專業(yè)特長、興趣愛好等各方面的內(nèi)容，是學(xué)生在校期間各種表現(xiàn)全面評價。學(xué)籍檔案與其他類型的檔案相比，有著自身的特殊性。

1.學(xué)籍檔案具有周期性

一是學(xué)生自己的檔案管理具有周期性，從入學(xué)、就讀、畢業(yè)，個體學(xué)籍就跟隨其中，直到學(xué)生畢業(yè)宣告周期結(jié)束。二是高職院校的檔案管理也具有周期性。一般情況下與學(xué)生的學(xué)習(xí)周期是同步。三是前兩個周期之間存在著密切的聯(lián)系。每一周期的更換并不是簡單的重復(fù)，而是在上周期運行過程中產(chǎn)生的原始資料，經(jīng)過加工整理，為下個周期制定出更加科學(xué)的管理目標。

2.學(xué)籍檔案具有分散性

一是來源比較分散。學(xué)籍檔案分散在學(xué)院的不同部門，錄取花名冊、獎懲材料在學(xué)生處；學(xué)籍冊、畢業(yè)材料等在教務(wù)處；實習(xí)手冊、就業(yè)協(xié)議在實習(xí)就業(yè)指導(dǎo)中心；另有入團、入黨、外調(diào)等材料在黨委組織部。二是形成時間比較分散。學(xué)生的學(xué)籍檔案形成的時間比較長，一般從入學(xué)開始到學(xué)生畢業(yè)，中間要經(jīng)過幾年的時間，材料分散，容易造成丟失。所以要想保證學(xué)生學(xué)籍檔案的完整，就要求我們檔案管理人員認真、負責(zé)，平時的點滴積累。

3.學(xué)籍檔案具有保密性

學(xué)生學(xué)籍檔案中記載了學(xué)生的姓名、照片、出生年月、家庭成員及地址、社會主要關(guān)系。這些都屬于個人隱私，在現(xiàn)代信息日趨網(wǎng)絡(luò)化的社會中，這些信息一旦被犯罪分子竊取、利用，必將會對學(xué)生造成不必要的損失。

二、高職院校學(xué)籍檔案管理存在的主要問題

1.缺少科學(xué)的管理經(jīng)驗

檔案管理方法隨意性大，材料雜亂。主要有以下幾點：一是時間編排混亂，有的學(xué)生按入學(xué)年度編排，有的學(xué)生按學(xué)習(xí)專業(yè)編排，有的學(xué)生按畢業(yè)年度編排。組卷沒有規(guī)定，沒有按學(xué)院、系、專業(yè)的層級關(guān)系組卷。二是組卷、裝訂不夠規(guī)范。

2.學(xué)籍檔案管理規(guī)章制度不夠完善

目前，高職院校學(xué)籍檔案管理沒有一個統(tǒng)一的、詳細的、符合實際的規(guī)章制度，各學(xué)院還都沿用各自的老辦法、老習(xí)慣、老傳統(tǒng)，沒有一個統(tǒng)一的國標，各院收集整理的材料不盡相同，也不齊全，造成歸檔整理、保管保密和信息利用等方方面面都不規(guī)范。

3.缺少熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的工作人員

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展進步，各院校檔案管理也在逐步進入現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理，不再是簡單的材料堆積與羅列，不再是機械地保管，而是積極主動去開發(fā)利用檔案信息。從這一點說，學(xué)籍管理人員應(yīng)該是學(xué)校決策管理的參謀和智囊。但當前高校從事這項工作的人員普遍缺乏這種能力。大多數(shù)檔案管理人員沒經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，沒有學(xué)過先進的計算機網(wǎng)絡(luò)管理知識，在一定程度上影響了學(xué)籍檔案管理的水平提高。

三、加強高職院校學(xué)籍檔案管理的幾點措施建議

1.開拓創(chuàng)新，采用科學(xué)的檔案管理方法

將學(xué)籍檔案科學(xué)的選擇分類方法、準確的歸類、歸檔，不管是對學(xué)籍檔案的有序整理還是對日后的查詢利用相關(guān)資料信息都是很有意義的。

2.增強領(lǐng)導(dǎo)意識，建立健全各項規(guī)章制度

根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定和管理要求，學(xué)院應(yīng)建立完善的學(xué)籍檔案管理工作制度，做到制度上墻，并嚴格執(zhí)行，自覺遵守。如：《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制度》、《檔案保密制度》等。把一些地點分散、成分復(fù)雜、時間跨度大學(xué)院的學(xué)籍檔案，通過執(zhí)行一系列的規(guī)章制度，制定出嚴格的工作程序，細化工作流程，努力提高檔案材料的歸檔率、準確率，做到存放分類清晰，案卷擺放有序，方便查詢。

3.培養(yǎng)專業(yè)人才，推進檔案學(xué)籍管理的現(xiàn)代化

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國高等院校學(xué)籍檔案管理原來小型數(shù)據(jù)庫、半手工操作的管理系統(tǒng)已經(jīng)遠遠不能適應(yīng)現(xiàn)在新的形勢。因此，運用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立一套完整的、規(guī)范的學(xué)生學(xué)籍信息資料計算機管理系統(tǒng)，實現(xiàn)管理信息化、規(guī)范化和科學(xué)化，已成為當務(wù)之急。我們可以建立一些網(wǎng)絡(luò)版學(xué)籍管理系統(tǒng)，如：學(xué)生信息模塊、成績管理模塊、學(xué)籍信息管理模塊等。我們通過網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，把“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ保貙蟠蠛喕覀兊墓ぷ鞒绦颉⒐?jié)省工作成本，提高我們的工作效率，使我們的服務(wù)意識不斷提高。

（作者單位：廊坊衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院）