對加強高職院校學籍檔案管理的幾點思考

鄧光輝

目前，隨著社會主義市場經濟體制的進一步深入改革，教育體制改革也在不斷深入，伴隨而來的是教育體制的重大變化。學籍檔案是學生通過在校期間的學習實踐等活動中形成的，對個人、學校和社會具有證明、保存、使用價值的歷史記錄，是掌握學生情況、規范學生管理、培養合格人才的依據，也是檔案的重要組成部分。因此，學籍管理的過程實際上就是建立、使用、開發學籍檔案的過程。作為學生的學籍檔案，不僅對學生自身來說重要，對社會“擇才”時好中選優更起到了至關重要的作用。所以中等職業學校升格為高職院校后，檔案管理工作千頭萬緒，怎樣做好高職院校的學籍檔案管理工作，使其能滿足學院教學、科研及各方面發展的要求，已經成為高職院校檔案管理工作面對一個新問題。

一、高職院校學籍檔案管理的特點

高職院校學籍檔案是由教師和學生相互作用的教學、實踐、管理等活動中共同產生，記載了學生從入學到畢業期間一步步積累形成的德、智、體、美、勞等各個方面的情況。包括學生學習期間的成績、品行、獎懲、組織能力、活動能力、操作能力、身體狀況、畢業鑒定及專業特長、興趣愛好等各方面的內容，是學生在校期間各種表現全面評價。學籍檔案與其他類型的檔案相比，有著自身的特殊性。

1.學籍檔案具有周期性

一是學生自己的檔案管理具有周期性，從入學、就讀、畢業，個體學籍就跟隨其中，直到學生畢業宣告周期結束。二是高職院校的檔案管理也具有周期性。一般情況下與學生的學習周期是同步。三是前兩個周期之間存在著密切的聯系。每一周期的更換并不是簡單的重復，而是在上周期運行過程中產生的原始資料，經過加工整理，為下個周期制定出更加科學的管理目標。

2.學籍檔案具有分散性

一是來源比較分散。學籍檔案分散在學院的不同部門，錄取花名冊、獎懲材料在學生處；學籍冊、畢業材料等在教務處；實習手冊、就業協議在實習就業指導中心；另有入團、入黨、外調等材料在黨委組織部。二是形成時間比較分散。學生的學籍檔案形成的時間比較長，一般從入學開始到學生畢業，中間要經過幾年的時間，材料分散，容易造成丟失。所以要想保證學生學籍檔案的完整，就要求我們檔案管理人員認真、負責，平時的點滴積累。

3.學籍檔案具有保密性

學生學籍檔案中記載了學生的姓名、照片、出生年月、家庭成員及地址、社會主要關系。這些都屬于個人隱私，在現代信息日趨網絡化的社會中，這些信息一旦被犯罪分子竊取、利用，必將會對學生造成不必要的損失。

二、高職院校學籍檔案管理存在的主要問題

1.缺少科學的管理經驗

檔案管理方法隨意性大，材料雜亂。主要有以下幾點：一是時間編排混亂，有的學生按入學年度編排，有的學生按學習專業編排，有的學生按畢業年度編排。組卷沒有規定，沒有按學院、系、專業的層級關系組卷。二是組卷、裝訂不夠規范。

2.學籍檔案管理規章制度不夠完善

目前，高職院校學籍檔案管理沒有一個統一的、詳細的、符合實際的規章制度，各學院還都沿用各自的老辦法、老習慣、老傳統，沒有一個統一的國標，各院收集整理的材料不盡相同，也不齊全，造成歸檔整理、保管保密和信息利用等方方面面都不規范。

3.缺少熟練掌握現代信息技術的工作人員

隨著現代信息技術的不斷發展進步，各院校檔案管理也在逐步進入現代化、網絡化管理，不再是簡單的材料堆積與羅列，不再是機械地保管，而是積極主動去開發利用檔案信息。從這一點說，學籍管理人員應該是學校決策管理的參謀和智囊。但當前高校從事這項工作的人員普遍缺乏這種能力。大多數檔案管理人員沒經過專業培訓，沒有學過先進的計算機網絡管理知識，在一定程度上影響了學籍檔案管理的水平提高。

三、加強高職院校學籍檔案管理的幾點措施建議

1.開拓創新，采用科學的檔案管理方法

將學籍檔案科學的選擇分類方法、準確的歸類、歸檔，不管是對學籍檔案的有序整理還是對日后的查詢利用相關資料信息都是很有意義的。

2.增強領導意識，建立健全各項規章制度

根據國家的有關規定和管理要求，學院應建立完善的學籍檔案管理工作制度，做到制度上墻，并嚴格執行，自覺遵守。如：《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案人員崗位責任制度》、《檔案保密制度》等。把一些地點分散、成分復雜、時間跨度大學院的學籍檔案，通過執行一系列的規章制度，制定出嚴格的工作程序，細化工作流程，努力提高檔案材料的歸檔率、準確率，做到存放分類清晰，案卷擺放有序，方便查詢。

3.培養專業人才，推進檔案學籍管理的現代化

隨著網絡信息技術的快速發展，我國高等院校學籍檔案管理原來小型數據庫、半手工操作的管理系統已經遠遠不能適應現在新的形勢。因此，運用先進的網絡技術，建立一套完整的、規范的學生學籍信息資料計算機管理系統，實現管理信息化、規范化和科學化，已成為當務之急。我們可以建立一些網絡版學籍管理系統，如：學生信息模塊、成績管理模塊、學籍信息管理模塊等。我們通過網絡信息化建設，把“死檔案”變為“活信息”，它必將會大大簡化我們的工作程序、節省工作成本，提高我們的工作效率，使我們的服務意識不斷提高。

（作者單位：廊坊衛生職業學院）