項目管理應用于高校圖書館管理的可行性研究

鄭韜

[摘 要]論述了項目管理的概念、特點及其基本理論，探討了高校圖書館將項目管理理論應用于圖書館管理的可行性，分析了項目管理在高校圖書館實際應用中的問題及項目管理對高校圖書館產生的影響。

[關鍵詞]項目管理 圖書館管理 可行性研究

[中圖分類號] G25[文獻標識碼] A[文章編號] 2095-3437（2012）12-0133-02

如何提高工作效率，提升管理水平，使高校圖書館各項業務工作、服務拓展活動和科研項目開展得有條不紊、卓有成效，需要高校圖書館努力探索和創建行之有效的工作機制和管理方法。而項目管理作為一種富有彈性的組織管理模式，它的管理理念與方法正好為高校圖書館實現管理目標提供了這種可能性。本文將就項目管理理論應用于高校圖書館管理的可行性進行研究。

一、項目及項目管理的定義

自項目管理興起至今，不少人都對項目及項目管理這兩個名詞下過定義，其中比較具有典型性的項目定義是： 項目是一次性的工作，它應有明確的預期目標和可利用的資源范圍，在規定的時間內，由專門人員運用多種學科的知識來完成。[1]它具有目標性、獨特性、臨時性、一次性等本質特征。所謂項目管理就是在一個確定的實際范圍內，為了完成一個既定的目標，并通過特殊形式的臨時性組織運行機制，通過有效的計劃、組織、領導與控制，充分利用既定有限資源的一種系統管理方法。[2]

二、項目管理的特點

隨著對項目管理研究的深入，研究者對項目管理的特點也存在多種說法，眾說紛紜，其中秦雪平認為最基本的特點應該有以下四點：

1.復雜性：項目由多部分組成，跨多組織、多行業、多學科，不可預知的因素較多；

2.創造性：項目管理在承擔風險的同時又要進行創造性的管理，這是由項目的一次性特點決定的；

3.需集權領導和專門組織：要求不同部門做出迅速有效且相互關聯的反應，需要建立集權的機制和專門組織；

4.項目負責人起至關重要的作用，他要在多種限制條件下，帶領項目團隊通過一系列的項目管理步驟完成項目目標。[3]

三、項目管理的基本理論

項目管理的基本理論包括如下幾個方面。

1.項目階段和項目生命周期：項目生命周期是指將項目分為幾個階段并加以運作。

2.項目整體管理：指對項目計劃制定、項目計劃執行、整體變更控制等各個階段中所有項目管理所涉及的全過程管理。

3.項目范圍管理：指對項目包括什么與不包括什么的定義與控制過程。它包括以下步驟：界定項目的范圍——規劃范圍——核實范圍——變更范圍。

4.項目時間管理：指為確保項目按時完成的管理。它包括以下步驟：定義具體活動——對活動進行排序——估算活動時間——制定進度計劃——控制進度計劃。

5.項目成本管理：指為確保在批準的預算范圍內完成項目對所需的所有過程的管理。它包括以下步驟：資源配置——成本估算——費用預算——成本控制。

6.項目質量管理：是為了確保項目達到預期質量標準所進行的一系列管理過程。它包括以下步驟：質量規劃——質量控制——質量保證。

7.項目人力資源管理：是指為了使所有項目參與者的能力和積極性都得到最有效地發揮和利用所做的一系列管理措施。它包括以下步驟：組織規劃——團隊建設——人員選聘——領導建設。

8.項目溝通管理：是指為了確保項目信息收集的有效及時和傳輸暢通所需要實施的一系列措施，它包括以下步驟：溝通規劃——信息傳輸——進度報告——管理結束。

9.項目風險管理：是指對項目可能涉及的不確定因素和所存在風險的應對管理。它包括以下步驟：識別風險——量化風險——制定對策——風險控制。

10.項目采購管理：指從外界獲得產品或服務的過程。它包括以下步驟：采購計劃——采購與征購——資源選擇——合同管理。

四、項目管理應用于高校圖書館的可行性研究

（一）高校圖書館引入項目管理的必要性與可行性

對于高校圖書館傳統的管理方式來說，項目管理在不少方面具有突出的優勢。吳翠紅認為，在圖書館中采用項目管理，不但可行而且必要。她把依據總結為三個方面：1.項目管理目標確定，個人的分工與責任明確，可以避免不必要的扯皮、推諉。2.項目管理可以培養和鍛煉員工的溝通、合作、協作能力，尤其是可以培養項目負責人的管理能力，為圖書館發現人才、鍛煉人才、選拔人才提供一個最佳路徑。3.圖書館的量化指標雖然能有效地反映圖書館的整體業績，但卻不能通過分解這些數據到個體身上來衡量個人績效，而項目卻可直接應用于評估個人的業績和能力。因為項目的目標是非常清晰的，達到目標即項目的成果。因而完成項目則是館員工作績效的具體體現，同時在執行項目的過程中，由于分工明確、責任分明，非常容易檢測到個人的能力與水平。[4]

把項目管理引入圖書館，改變了原有的管理模式，不但規范了管理規則，調動了廣大員工的積極性，客觀上也推動了高校圖書館管理體制改革，是十分必要的。

（二）高校圖書館項目管理實施過程

1.明確目標，確立項目

高校圖書館在進行項目管理活動時，首先要明確具體目標，通過進行可行性研究之后，將其確立為項目。

2.成立項目小組

首先，圖書館必須要確定主管項目的領導（視項目規模及其重要性，以分管領導甚至館長為項目總負責人），如果項目重大，則應該專門成立項目（領導）小組，對項目進行全程指導和監督。其次，成立項目（執行）小組，以項目的相關度，從不同部門選出項目小組負責人及項目小組成員。圖書館在成立項目小組時要考慮全面，尤其是選擇項目小組負責人更要慎重，因為他是整個團隊的靈魂，是項目成功的首要因素。

3.制定項目計劃

項目計劃一般由主管項目的領導（或項目領導小組）制定，不過如果能讓項目小組成員參與計劃，則可能提高小組成員的積極性和主動性。項目小組成員必須清晰地定義項目具體目標，然后對整個項目進行工作分解，確定需要完成的工作或活動。整個項目計劃要明確每位成員的分工與職責，以及完成整個項目所需要的資源及數量、所有可以投入的費用。

4.執行計劃并控制項目

作為項目總負責，主管項目的領導要全程掌控整個項目的進度。項目小組負責人則要嚴格執行計劃，隨時控制實際進度，在項目的關鍵節點，如果實際進度與計劃進度有出入，就必須與小組成員進行溝通，讓他們了解現狀，并立即率領他們采取糾正措施，修改原計劃，以便項目重新按原計劃的進度推進。

5.成本管理及資金保障

高校圖書館經費十分有限，因此在進行實際的項目管理過程中，成本的管理是最重要也是最關鍵的一環。高校圖書館與企業項目管理的不同之處在于，它每年的經費基本都是有一定的預算，如果在項目管理中出現超出計劃預算的情況時，很難再有大幅度的追加預算來使項目目標最終完成，而企業在遇到相同問題時則通常可以采用多種方式進行新的經費投入。所以，在高校圖書館進行項目管理時，更要精打細算，在制定周密計劃的基礎上嚴格按計劃推進。也正因為高校圖書館存在著這樣的風險，因此在制定項目計劃的時候，就要盡量預留有一定的資金以應付在項目管理過程中可能出現的突發狀況。

6.溝通管理

根據工作的進度，項目小組要定期召開會議，成員之間充分溝通，以便每位小組成員了解整個項目的總體進展情況，隨時糾正出現的偏差或者完善下一步的計劃，保證項目的繼續推進。除了糾偏，在溝通過程中，項目主管領導或項目小組負責人要對小組成員進行適當的激勵，尤其是在進行時間較長的項目時，一定的激勵會促使心理可能倦怠的小組成員重新煥發活力，積極推進項目進程。

7.結束項目

在項目完成時，項目小組負責人首先要帶領項目小組對項目整體情況進行評估，建立相應的文檔，并對該項目進行總結，從中提取項目成功的因素和出現問題的經驗教訓，以便在未來的項目中有所改進，提升項目管理水平。

五、結語

本文簡要論述了項目管理的概念、特點及其基本理論，分析了高校圖書館將項目管理理論應用于圖書館管理的必要性和可行性，并簡述了高校圖書館項目管理實施的一般過程。從長遠來看，項目管理在高校圖書館的應用將越來越普遍，而高校圖書館也將通過越來越多的項目管理應用，取得事業上的進一步發展。

[ 參 考 文 獻 ]

[1] 陳曉婷.項目管理方法在高校人事管理中的運用[J].赤峰學院學報（漢文哲學社會科學版），2011，（5）：252-255.

[2] 許強.項目管理在圖書館中的應用[J].中小學圖書館情報世界，2004，（6）：45.

[3] 秦雪平.試論項目管理在圖書館中的應用[J]. 內蒙古科技與經濟，2010，（2）：122-125.

[4] 吳翠紅.項目管理在圖書館的應用探索[J]. 圖書館論壇，2009，（6）：104-107.

[責任編輯：鐘 嵐]