航天國際合作項目文件與檔案管理研究

崔麗娟 張文杰

摘 要:通過對合同約定交付文件和工作分解結構的結合,對航天國際合作項目文件與檔案管理方式進行了初步分析,在此基礎上建立了基于項目合同和工作分解結構(WBS)的文件與檔案管理體系框架和運行模式,給出了航天國際合作項目文件與檔案管理的有效解決方案。

關鍵詞:航天國際合作項目文檔管理

中圖分類號:C93 文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2012)05(b)-0196-03

1 概述

近年來,我國航天科研單位參與國際合作的機會逐漸增多,為了更好地對該類項目的實施進行有效控制與跟蹤管理,項目管理組織均將項目信息管理列為項目管理的重要工作之一,而文件與檔案管理則是項目信息管理的基礎。為了能夠更好地進行航天國際合作項目信息管理,就需要進行深入而大量的文件與檔案管理研究工作。同時,航天國際合作項目中的文件與檔案管理是項目實施水平和規范性的重要體現,某種程度上甚至可能影響到項目實施的成敗。本文結合航天國際合作項目的特點對該類項目文件與檔案管理進行了初步的探討,并在此基礎上建立了基于項目合同和工作分解結構(WBS)的文件與檔案管理體系框架和運行模式,可為后續同類航天國際合作項目信息管理提供參考。

2 航天國際合作項目對文件與檔案管理提出的新要求

國際合作項目發展趨勢[1～6]向著總承包商能力越來越強的方向發展,交鑰匙(Turn-key)工程已成為世界一流宇航企業承擔國際合作項目最常見的方式。項目管理方式的轉變必然會導致對文件與檔案管理提出新要求,主要表現在以下方面。

2.1 項目技術狀態變化增加了項目文件與檔案管理的復雜性

由于國際運輸將直接造成產品的重新組織、包裝,這將直接增加外方海關備案清單、裝箱單、清關說明等一系列技術狀態控制文件,由于文檔是技術狀態控制的依據,這就需要通過及時對文件進行歸檔和分發對各階段的技術狀態進行有效控制,從而增加了項目文檔管理的復雜性,對文檔管理及時有效性提出了新要求。

2.2 項目范圍管理的擴大對文件與檔案管理的覆蓋面提出了新要求

由于國際合作項目增加了國外用戶國內驗收測試、報關、國際運輸、清關、國外安裝、國外調試、國外交付和維保(國外)等多個階段工作,因此必然會要求文檔管理要符合項目階段管理的基本要求。特別是國外施工期間產生的大量文件編號歸檔成為了文檔管理工作覆蓋面不可缺少的一部分。

2.3 項目相關方對于文件要求理解不一致對文件與檔案管理工作提出了新要求

由于國際合作項目最終用戶為國外公司,同時相關方還有中國和外國的海關、進出口檢驗檢疫部門等組織,各相關方對于同一文件的理解難免出現偏差和不一致的情況。例如,在俄羅斯GVU-600空間環模器項目中,外方用戶可以接受英文的報關文件,但是俄羅斯當地海關卻希望得到俄語文件。這就需要總承包商能夠吃透各相關方對于文件的要求,形成合乎相關方要求的文件。

3 國際合作項目形成檔案的收集管理

3.1 國際合作項目合同中對交付文件的約定

國際合作項目的檔案管理必須符合國際客戶對于文件歸檔的要求。表1是GVU-600空間環模器項目合同中俄雙方約定的交付文件,它基本體現了外方的所有關注點,是技術狀態控制的核心要素。(如表1)

檔案的關注點也是技術狀態控制的核心要素,而文件明細表所列項就是該項目歸檔的重要范圍,為了保證文件的齊全完整,必須建立健全國際合作項目工程檔案收集管理制度,對各種技術文檔的形成過程所產生的有價值的文件等都要進行收集,確保文件齊全完整歸檔。

3.2 工作分解結構(Work Breakdown Structure,WBS)

國際合作項目的文件與檔案管理必須符合項目工作分解結構的要求,建立項目技術狀態基線和管理狀態基線,以便作為項目后續階段執行與管理的依據,順利實施后續工作。

為了合理而高效地對項目文件與檔案進行管理,方便地對技術狀態和管理狀態進行控制,國際航天合作項目的工作分解結構可采用產品分解結構與產品研制階段相結合的方法進行。首先,按照產品研制階段進行工作分解結構的第一次分解,將項目全生命周期工作分解為產品初步設計、產品詳細設計、產品采購與研制、分系統國內調試驗收、國外用戶國內驗收測試、報關、國際運輸、清關、國外安裝、國外調試、國外交付和維保等十二個階段。其次,以一級工作節點“產品采購與研制”為例,可按照產品分解結構將其分解為真空容器分系統、熱沉分系統、真空抽氣分系統、低溫分系統、測控分系統,而每個分系統還可以根據檔案管理需要再分解到設備級。

項目管理必須對按照航天國際合作項目的WBS結構樹文件與檔案進行有效的管理,做到國際項目工程建在哪檔案管理就在哪,力爭從項目結構文件的源頭管理,保證項目竣工資料的完整、準確、系統、規范、齊全、真實。

4 國際合作項目交付外方文件收集歸檔

為了對上述階段工作內容進行技術狀態控制和計劃編制,在GVU-600空間環模器項目中,制定了2級的項目交付文件體系結構:交付文件總清單和分系統交付文件明細清單。交付文件總清單見表2,分系統交付文件明細清單見表3。要使檔案工作有序進行,必須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的國際項目檔案管理制度制定,從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面做出管理規定,對國際合作項目交付外方形成的大量文件進行收集、分類、整理、立卷歸檔。(如表2表3)

5 結論

本文通過對合同約定交付文件和工作分解結構的結合,對航天國際合作項目文件與檔案管理方式進行了初步分析,在此基礎上建立了基于項目合同和工作分解結構(WBS)的檔案管理體系框架和運行模式,提出國際合作項目形成文件必須從項目的WBS結構樹文件的源頭抓起,制定嚴格的收集整理歸檔制度,從而有效保證航天國際合作項目中文件與檔案的齊全完整,為后續航天國際項目的發展提供有價值的利用資料。

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