淺談高校教學(xué)秘書如何提高自身能力與素質(zhì)

葉隱隱 徐婉莉

摘要高校教學(xué)秘書工作具有參謀性、協(xié)助性、管理學(xué)和服務(wù)性。要想進一步發(fā)揮教學(xué)秘書在高校管理和人才培養(yǎng)中的重要作用，教學(xué)秘書應(yīng)提高自身能力與素質(zhì)以適應(yīng)學(xué)院的發(fā)展。本文從高校教務(wù)秘書的重要性、工作性質(zhì)及應(yīng)具備的能力三方面入手，并結(jié)合工作實際，闡述了教學(xué)秘書應(yīng)如何提高自身的能力和素質(zhì)。

關(guān)鍵詞教學(xué)秘書能力素質(zhì)高校教學(xué)

1 高校教學(xué)秘書的重要性

教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理基層的管理者和執(zhí)行者，它是一項繁瑣的、復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，主要是對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個培養(yǎng)過程的管理，包括學(xué)生的入學(xué)注冊、專業(yè)課的課程安排、考試安排及成績記載、休學(xué)與復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)與跟班試讀、獎勵與處分、畢業(yè)與畢業(yè)資格審查、學(xué)位授予等方面。因此，教學(xué)秘書高效率的工作，是保證教學(xué)正常運行的基礎(chǔ)。她擔(dān)負(fù)著提高教學(xué)質(zhì)量、保障教學(xué)工作的有序進行、促進學(xué)校發(fā)展的重任。

2 高校教學(xué)秘書的主要工作性質(zhì)

2.1 協(xié)助參謀性

教學(xué)秘書是系領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。系部教學(xué)工作的很多具體事務(wù)是由教學(xué)秘書來協(xié)助完成，在系里整體工作中起承上啟下的作用。所以,教學(xué)秘書要收集及整理各種可靠的第一手資料信息，及時反饋于系領(lǐng)導(dǎo)，為系領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考信息，充分發(fā)揮參謀助手作用。

2.2 日常管理性

高校教學(xué)秘書的日常工作有常規(guī)教學(xué)管理、人才培養(yǎng)方案的執(zhí)行與管理、課程管理、學(xué)籍管理，畢業(yè)設(shè)計管理、教學(xué)檔案管理等職責(zé)，這么多繁雜的工作，必須通過教學(xué)秘書專業(yè)化、人性化的管理才能更好的落實。

2.3 服務(wù)性

教學(xué)秘書應(yīng)把教師、學(xué)生及領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)成工作的重心，做好既要為教學(xué)工作服務(wù)，又要為教師、學(xué)生及領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。用這種充滿人性的服務(wù)態(tài)度贏得大家的認(rèn)可。

3 高校教學(xué)秘書應(yīng)該具備的能力與素質(zhì)

3.1 組織管理能力

組織管理能力是指為了有效地實現(xiàn)目標(biāo)，靈活地運用各種方法，把各種力量合理地組織和有效地協(xié)調(diào)起來的能力。包括協(xié)調(diào)關(guān)系的能力和善于用人的能力等。組織管理能力是一個人的知識、素質(zhì)等基礎(chǔ)條件的外在綜合表現(xiàn)。教學(xué)秘書工作內(nèi)容繁雜，必須要有充分的邏輯能力才能高效優(yōu)質(zhì)的完成工作。所以，高校教學(xué)秘書要具備邏輯分析的能力，進而提高工作效率。

3.2 堅持學(xué)習(xí)能力

教學(xué)秘書承擔(dān)著大量的工作，只有通過勤奮學(xué)習(xí)，才能提高本領(lǐng)、更好的做好工作的前提。教學(xué)秘書要高度重視更新舊知識，掌握新技能；具有較強的學(xué)習(xí)緊迫感，還要主動學(xué)習(xí)計算機操作、教育教學(xué)等方面的知識，開闊工作視野，提高觀察問題、分析問題和解決問題的能力。

3.3 人際溝通能力

教學(xué)秘書聯(lián)系著學(xué)院、教務(wù)處，系部領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生，是他們之間的紐帶，起到上傳下達(dá)的作用。這就需要教學(xué)秘書處理好與上級、與同事、與學(xué)生的各種人際關(guān)系。所以要求教學(xué)秘書具有較強的人際溝通能力，只有這樣，才能順利地完成工作任務(wù)，營造和諧的工作環(huán)境。

4 高校教學(xué)秘書應(yīng)如何提高自身能力與素質(zhì)

4.1 熟知工作流程，提高工作效率

這是一個講究效率的時代，高校管理工作也不例外。如果工作不講究效率，隨意為之，則難以按時按質(zhì)地完成任務(wù)。而提高效率的第一步就是熟悉工作流程。所以教學(xué)秘書應(yīng)積極學(xué)習(xí)高職教育理念及學(xué)院相關(guān)制度，積極主動思考實踐，將理論與實踐相聯(lián)系，及時調(diào)整工作方法，以便更好地完成工作。

4.2 積極進行溝通，做好橋梁工作

溝通是人與人之間、人與群體之間思想與感情的傳遞和反饋的過程，以求思想達(dá)成一致和感情的通暢。而教學(xué)秘書聯(lián)系著學(xué)院、教務(wù)處，系部領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生，是他們之間的紐帶，起到上傳下達(dá)的作用。所以只有通過溝通，才能更快更準(zhǔn)確地完成工作。

4.3 進行科學(xué)管理，促進工作落實

教學(xué)秘書要進一步規(guī)范教學(xué)管理，高質(zhì)量、高水平完成各項教學(xué)教務(wù)工作，應(yīng)熟悉學(xué)院各種教學(xué)規(guī)章制度，重視管理的科學(xué)化、規(guī)范化，以便更好更有效率的完成任務(wù)；重視學(xué)校管理的創(chuàng)新性，做到管理觀念創(chuàng)新，要以服務(wù)人為先，以服務(wù)人為本。變被動管理為主動服務(wù)，主動為教學(xué)服務(wù)、主動為教師服務(wù)。

4.4 及時調(diào)整心態(tài)，做好及時解壓

教學(xué)秘書工作繁重并瑣碎，造成教學(xué)秘書在工作中會出現(xiàn)急躁情緒和厭煩心理，所以教學(xué)秘書要做好本職工作，需要有技巧，要在工作中不斷摸索，有自己的工作方式。也應(yīng)加強身心素質(zhì)的培養(yǎng)和訓(xùn)練，學(xué)會自我心理調(diào)節(jié)，克服急躁情緒，養(yǎng)成良好的心理品格。

4.5 出臺相關(guān)獎勵，建立激勵機制

教學(xué)秘書工作繁重，卻是最容易被忽略的崗位。為促進教學(xué)秘書更好更積極的工作，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)先要了解及重要該工作的性質(zhì)。并對高校的教學(xué)秘書可實行崗位聘任制，制定崗位職責(zé)，明確工作范同和任務(wù)，開展評優(yōu)活動，獎優(yōu)罰劣，拉開收入差距。以此來刺激教學(xué)秘書的工作興趣。

5 總結(jié)

總之，作為高校教學(xué)秘書，一定要樹立服務(wù)的思想意識，努力做好日常工作，服務(wù)好全系師生。作為一名高校教學(xué)秘書，為教學(xué)服務(wù)不只是一句口號，更重要的是落到實處。這也要求教學(xué)秘書不斷提高業(yè)務(wù)水平、進行科學(xué)管理，使教學(xué)管理更加科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。