關(guān)于加強(qiáng)高校重要科研項(xiàng)目檔案管理的思考

科教興國(guó)是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展戰(zhàn)略的重要組成部分，而高等學(xué)校是科教興國(guó)戰(zhàn)略實(shí)施的生力軍。承擔(dān)更多的國(guó)家重點(diǎn)科研任務(wù)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要項(xiàng)目是高等學(xué)校科研工作的重要方向。我校近年來(lái)承擔(dān)了很多國(guó)家科技攻關(guān)計(jì)劃項(xiàng)目、國(guó)家自然基金項(xiàng)目等重要科研項(xiàng)目。隨著研究項(xiàng)目數(shù)量不斷增多、層級(jí)的不斷升高。使得重要科研項(xiàng)目檔案的管理問(wèn)題也越來(lái)越凸現(xiàn)出來(lái)。在很多人眼里高校重要科研項(xiàng)目檔案等同于一般的科研檔案，在管理工作中仍然按部就班，這勢(shì)必造成很多重要的文件、材料不歸檔、歸檔不完整、不規(guī)范。因此，研究分析高校重要科研項(xiàng)目檔案管理，對(duì)于提高高校科研檔案整體管理水平、發(fā)揮科研項(xiàng)目檔案的利用價(jià)值、更好地為教學(xué)和科研服務(wù)有著積極的意義。本文擬從高校重要科研檔案的特殊性出發(fā)，談?wù)勅绾巫龊酶咝Ｖ匾蒲许?xiàng)目檔案的管理工作。

一、重要科研項(xiàng)目檔案概述

重要科研項(xiàng)目檔案是指國(guó)家各部門(mén)(國(guó)家科技主管部門(mén)除外)和省(自治區(qū)、直轄市)下達(dá)的科研項(xiàng)目以及一般的國(guó)際科技合作項(xiàng)目的檔案；獲得院、部、省(自治區(qū)、直轄市)級(jí)二等以下(含二等)科技成果獎(jiǎng)的檔案；屬?lài)?guó)家、國(guó)家科技主管部門(mén)、中國(guó)科學(xué)院下達(dá)的重要科研項(xiàng)目，因故中斷或終止，但在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)具有較高查考應(yīng)用及科學(xué)價(jià)值的檔案；其他有重要學(xué)術(shù)價(jià)值和歷史意義的課題檔案。它包括項(xiàng)目在籌劃、申請(qǐng)、立項(xiàng)、研究、驗(yàn)收、鑒定等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的文件材料，是保存?zhèn)洳榈囊晕淖帧D表、聲像、實(shí)物等為載體的歷史的、原始的記錄。與普通科研項(xiàng)目相比，重要科研項(xiàng)目具有研究周期長(zhǎng)（一般為4-5年），投資額大，參研單位多等特殊性。

二、重要科研項(xiàng)目檔案歸檔范圍的特殊性

不同于一般科研檔案歸檔只限于經(jīng)過(guò)鑒定的科研項(xiàng)目，對(duì)于通過(guò)驗(yàn)收卻沒(méi)有經(jīng)過(guò)鑒定的重要科研項(xiàng)目也在歸檔之列。歸檔的文件除了項(xiàng)目研究準(zhǔn)備階段、試驗(yàn)階段和成果驗(yàn)收階段形成的各種原始材料之外，還包括有大量在成果轉(zhuǎn)化、推廣過(guò)程中形成的原始材料；一些記錄技術(shù)核心及在科技開(kāi)發(fā)、服務(wù)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓過(guò)程具有相當(dāng)實(shí)用價(jià)值的材料；對(duì)于一些投資規(guī)模大，涉及面廣的項(xiàng)目往往還含有基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、大型儀器設(shè)備的購(gòu)置等內(nèi)容，所以產(chǎn)生的文件除科研技術(shù)資料外，還應(yīng)包括基建、設(shè)備采購(gòu)等方面的文件、圖紙、電子文稿等。因此，重要科研項(xiàng)目文件的歸檔范圍實(shí)際包括課題準(zhǔn)備階段、試驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段、成果推廣階段等各個(gè)環(huán)節(jié)所形成的有關(guān)文件，以及根據(jù)學(xué)科特點(diǎn)確定的研究試驗(yàn)階段形成的對(duì)科學(xué)研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考價(jià)值或作為研究結(jié)果依據(jù)的原始性課題文件均屬歸檔之列。另有一些獲得與科研課題預(yù)期目標(biāo)不相符的結(jié)果，或因故中斷、終止、撤銷(xiāo)的科研課題文件也應(yīng)歸檔。所以重要科研項(xiàng)目檔案的歸檔范圍具有其特殊性。

三、重要科研項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

1、缺乏健全的規(guī)章制度 目前高校普遍存在科研檔案管理工作不規(guī)范，檔案部門(mén)、科研管理部門(mén)沒(méi)有建立健全科研檔案管理規(guī)章制度，缺乏對(duì)課題進(jìn)行檢查、指導(dǎo)和約束機(jī)制，容易造成把關(guān)不嚴(yán)，出現(xiàn)歸檔文件材料不完整的現(xiàn)象，給今后工作留下隱患。

2、科研人員缺乏檔案意識(shí) 很多的項(xiàng)目研究人員缺乏檔案意識(shí)，不注意對(duì)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的材料從頭至尾的進(jìn)行收集積累，只注重結(jié)論性、成果性資料的積累，使最終的檔案材料成套性差。有的研究人員之間、協(xié)作單位之間由于科研成果的權(quán)屬、名次之爭(zhēng)，而引起爭(zhēng)原始材料爭(zhēng)報(bào)獎(jiǎng)授功，而不愿把材料主動(dòng)集中起來(lái)管理。造成歸檔不及時(shí)，材料不完整。

3、由于重要科研項(xiàng)目研究周期長(zhǎng)、合作成員單位多，形成的原始材料種類(lèi)繁雜、數(shù)目眾多，分支分塊。往往導(dǎo)致關(guān)鍵性技術(shù)資料少、原件少、系統(tǒng)性差，后期利用價(jià)值低。有些科研人員不愿將自已辛苦研制的有價(jià)值的材料歸入檔案內(nèi)，擔(dān)心放進(jìn)檔案內(nèi)會(huì)輕而易舉地被別人得到；還有的科技人員有意將成果或課題的精華部分如配方、工藝、關(guān)鍵數(shù)據(jù)、核心技術(shù)等據(jù)為己有，致使科研檔案缺乏核心內(nèi)容，其后果必然使其所交的技術(shù)文件缺乏核心內(nèi)容，給企業(yè)的利益帶來(lái)?yè)p害。

四、做好重要科研項(xiàng)目檔案管理工作的幾項(xiàng)措施

加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。可以從以下幾點(diǎn)出發(fā)：

1、加大宣傳力度，增強(qiáng)全員的檔案意識(shí)和法制觀(guān)念

高校教師、科研人員、檔案管理人員是決定高校科研檔案是否完整的主要因素。因此，加大檔案工作的宣傳力度，提高廣大科研人員的檔案意識(shí)和法制觀(guān)念尤為重要。國(guó)家教育部2008年9月頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》就明確規(guī)定：“高等學(xué)校中的個(gè)人對(duì)其從事教學(xué)、科研、管理等職務(wù)活動(dòng)所形成的各種載體形式的檔案材料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔，任何個(gè)人不得據(jù)為己有”。教師及科研人員應(yīng)該清楚地認(rèn)識(shí)到，在從事研究活動(dòng)中形成的、屬歸檔范圍的文件材料，雖然是自己勞動(dòng)汗水的結(jié)晶，但是無(wú)權(quán)占為己有，這些材料是受檔案法保護(hù)的學(xué)校固有財(cái)產(chǎn)，必須保證其完整無(wú)缺，并按有關(guān)規(guī)定向檔案室移交。

2、建立健全科研檔案管理制度，實(shí)行規(guī)范化管理要保持重要科研檔案的系統(tǒng)性和完整性，必須建立和健全科研檔案管理制度，注重科學(xué)研究原始資料的收集與整理，實(shí)行規(guī)范化管理。依照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等法律法規(guī)，制定各項(xiàng)科學(xué)研究檔案管理的規(guī)章制度。制度內(nèi)容包括科研項(xiàng)目從申報(bào)到結(jié)題過(guò)程材料的管理、明確檔案歸檔的操作方式，如項(xiàng)目檔案的收集內(nèi)容、整理方法、立卷方式、歸檔時(shí)間、保管程序和提供利用等。加強(qiáng)科研檔案的管理，規(guī)范管理程序，完善管理體制，實(shí)行規(guī)范化管理，使科研檔案管理工作規(guī)范統(tǒng)一，做到有章可循，保障檔案資料收集、整理、保管和查閱工作的規(guī)范化和制度化，保證科研檔案資料的系統(tǒng)性和連續(xù)性。

3、檔案材料分組分階段收集。重要科研項(xiàng)目獲獎(jiǎng)成果最能反映一所高校的科研能力和科研水平。這些檔案材料既是學(xué)校的歷史見(jiàn)證，又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ)。一個(gè)科研項(xiàng)目檔案作為記錄整個(gè)科研活動(dòng)全過(guò)程的文件材料，雖然是在項(xiàng)目研究活動(dòng)的最后完成，但作為項(xiàng)目檔案之中的每一份材料又恰是在研究過(guò)程中各個(gè)不同階段產(chǎn)生，即所謂檔案完成于項(xiàng)目研究之末，又形成于研究活動(dòng)之中。因此，對(duì)重要科研項(xiàng)目應(yīng)從立項(xiàng)起就實(shí)行課題組預(yù)立卷歸檔。把項(xiàng)目檔案的形成、積累、歸檔工作具體納入到管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)階段中去。利用各種行政、經(jīng)濟(jì)手段督促科研人員對(duì)所研究項(xiàng)目歸檔工作超前控制。最后再將每個(gè)階段產(chǎn)生的技術(shù)進(jìn)步、最新成果、新立項(xiàng)的子課題分年度補(bǔ)充到科研檔案中去，以免遺漏。

4、檔案權(quán)屬提前約定。《高等學(xué)校檔案管理辦法》（2008年9月）明確規(guī)定：“高等學(xué)校與其他單位分工協(xié)作完成的項(xiàng)目，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)至少保存一整套檔案。協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外，應(yīng)當(dāng)將復(fù)制件送交高校檔案機(jī)構(gòu)保存。”此項(xiàng)規(guī)定明確了高校參與完成科研項(xiàng)目的檔案權(quán)屬。對(duì)于多協(xié)作單位聯(lián)合承接的科研課題，應(yīng)在協(xié)議、合同或委托書(shū)中明確，課題結(jié)束后檔案由課題承擔(dān)單位保存，并向課題下達(dá)單位提供課題成果性文件以及相關(guān)的檔案目錄。課題下達(dá)單位如需查閱有關(guān)該課題的文件時(shí)，課題承擔(dān)單位應(yīng)予提供方便。兩個(gè)或兩個(gè)以上單位協(xié)作的科研課題，由課題主持單位保存整套檔案；協(xié)作單位除保存與自己所承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的原件外，應(yīng)將復(fù)制件送交主持單位保存。如確系涉及協(xié)作單位的合法權(quán)益，不能提供有關(guān)復(fù)制件，應(yīng)在協(xié)議、合同或委托書(shū)中明確，但協(xié)作單位應(yīng)將承擔(dān)任務(wù)的有關(guān)檔案目錄和檔號(hào)提供主持單位。主持單位對(duì)協(xié)作單位提交的檔案等負(fù)有保密責(zé)任。與國(guó)(境)外合作研究的科研課題，應(yīng)在協(xié)議、合同中明確課題文件的歸檔范圍，并規(guī)定原件的歸屬。

5、檔案管理工作人員多渠道、多形式進(jìn)行項(xiàng)目檔案收集、整理、歸檔的指導(dǎo)工作。對(duì)于協(xié)作單位多的科研項(xiàng)目，根據(jù)各單位在研究期間形成的文書(shū)、原始記錄、試驗(yàn)資料等進(jìn)行規(guī)范整理。做好各類(lèi)原始資料的收集、整理、編目、歸檔工作，構(gòu)建起分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、排列系統(tǒng)、查考便利的項(xiàng)目檔案管理服務(wù)體系。提高歸檔率、完整率和案卷合格率。才能使重要科研項(xiàng)目檔案的建檔工作步入到規(guī)范管理的軌道。

6、利用現(xiàn)代化管理技術(shù)，開(kāi)拓多元化利用渠道。科研檔案保管的目的是將死的檔案資料變成活的知識(shí)加以應(yīng)用，指導(dǎo)科研實(shí)踐活動(dòng)，發(fā)揮更大的價(jià)值。我們可以利用現(xiàn)代化管理技術(shù)，開(kāi)拓多元化利用渠道。實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化：一是對(duì)已有檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢(xún)系統(tǒng)；二是在學(xué)院尚未實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理前，對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔、整理，建成各類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)；三是對(duì)重要紙質(zhì)檔案，通過(guò)掃描、錄入等方式，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息。逐步實(shí)現(xiàn)科研檔案輔助立卷、目錄編制、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、電子歸檔，使科研檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，從而提高重要科研檔案的利用率。

做好高校重要科研項(xiàng)目檔案管理工作，是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的事業(yè)。因此，做好重要科研項(xiàng)目的檔案管理工作是高校檔案管理部門(mén)義不容辭的責(zé)任。

參考文獻(xiàn)：

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[4]農(nóng)燕玲.高校科研項(xiàng)目檔案管理研究[J].中國(guó)高校科技與產(chǎn)業(yè)化,2009.07.

（作者簡(jiǎn)介：賀彩珍（1970.11）女，漢，陜西，本科，中級(jí)，青海大學(xué)醫(yī)學(xué)院。研究方向：文書(shū)檔案管理研究。）