高職院校人力資源管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建

來(lái)立冬

摘要： 本文闡述了國(guó)內(nèi)高職院校的人力資源管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，提出了從學(xué)校實(shí)際情況出發(fā)，構(gòu)建人力資源管理信息系統(tǒng)的整體方案，并對(duì)具體的設(shè)計(jì)開發(fā)的理念和創(chuàng)新性加以說(shuō)明。

關(guān)鍵詞： 高職院校人事管理人力資源管理信息系統(tǒng)開發(fā)理念設(shè)計(jì)框架

隨著學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的快速發(fā)展和教職工人數(shù)逐年增多，過(guò)去單靠人力資源處工作人員以電子表格、文檔的方式手工管理學(xué)校教職員工各類信息的工作，已不能適應(yīng)現(xiàn)在統(tǒng)計(jì)工作的需要。作為職能部門，人力資源處很有必要通過(guò)建設(shè)一套人力資源管理信息管理系統(tǒng)輔助日常人事工作，為學(xué)校和其他職能部門提供更好的人事服務(wù)。

一、人事管理信息化的現(xiàn)狀

我院目前還未建立基于人力資源開發(fā)與管理實(shí)際需求的人力資源管理信息系統(tǒng)，學(xué)院人事業(yè)務(wù)的大部分工作靠人力資源處工作人員完成，信息化程度較低。例如：各學(xué)院需要外聘人員時(shí)，從崗位編制的控制到招聘人員的面試、審核錄用、合同簽訂、入校手續(xù)辦理等一系統(tǒng)工作都集中到人力資源處相關(guān)工作人員身上，業(yè)務(wù)流程基本上也是采用手工錄入、操作的方式，工作效率低、分工不合理、數(shù)據(jù)孤島等一系列問(wèn)題較為突出。隨著人事制度的進(jìn)一步改革，高職院校人事工作的方式和理念都發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)變，對(duì)信息化建設(shè)的進(jìn)程和發(fā)展方向都提出了新的要求。

1.信息缺乏共享，部門間協(xié)同不便。

高校在開展管理工作信息化建設(shè)的初期，往往沒(méi)有從戰(zhàn)略的角度進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，人事、財(cái)務(wù)、教學(xué)、科研等各部門分頭行動(dòng)，設(shè)計(jì)開發(fā)了多個(gè)信息庫(kù)。各類信息系統(tǒng)在解決部門信息處理、提高工作效率的同時(shí)，形成了“信息孤島”，并沒(méi)有提高高校整體信息化的水平。由于數(shù)據(jù)定義和標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，部門間信息的傳遞困難，信息流不暢，使許多公共信息不得不進(jìn)行多次手工處理，工作效率大打折扣。因此，信息化建設(shè)應(yīng)該從學(xué)校層面進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，借助學(xué)校“數(shù)字校園”、“數(shù)據(jù)中心”等平臺(tái)，最大限度地實(shí)現(xiàn)信息共享。

2.條塊分割的機(jī)構(gòu)設(shè)置造成信息的割裂。

人事管理信息化必須以合理的機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理方法為保障。當(dāng)前，高職院校人事機(jī)構(gòu)的設(shè)置大多以業(yè)務(wù)分割為依據(jù)，人事的信息化工作也因此被割裂。信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)化的過(guò)程。對(duì)業(yè)務(wù)流程的信息化和系統(tǒng)化，可以反作用于機(jī)構(gòu)設(shè)置、管理方式、工作理念等，對(duì)推進(jìn)人事工作改革起到積極作用。

3.信息的準(zhǔn)確性難以保證。

人事信息是高校人事工作及其他工作，包括科研、教學(xué)等開展的基礎(chǔ)，這就對(duì)信息的準(zhǔn)確性提出了極高的要求。現(xiàn)有的人事信息獲取渠道不確定，有的獲取于本人檔案，有的獲取于本人自述，有的獲取與經(jīng)多次傳遞的信息，等等。加之對(duì)人事信息的定義缺乏統(tǒng)一規(guī)范，個(gè)人理解可能產(chǎn)生偏差，從而造成信息被引用時(shí)出現(xiàn)說(shuō)法不一、斷章取義、難以辨別的情況。而且缺乏完善的數(shù)據(jù)維護(hù)工具，導(dǎo)致信息的時(shí)效性不強(qiáng)，無(wú)法實(shí)際反映人事信息的變化，報(bào)表制作完全依賴手工。

二、人力資源管理信息系統(tǒng)的開發(fā)理念

1.以全局的視角進(jìn)行信息標(biāo)準(zhǔn)化。

由于人力資源管理信息系統(tǒng)涉及的信息量大，各種信息和情況比較復(fù)雜，從系統(tǒng)內(nèi)部看，如果沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化的方式，內(nèi)部不兼容問(wèn)題就將隨之而生；從整個(gè)數(shù)據(jù)化校園來(lái)看，人力資源管理信息系統(tǒng)應(yīng)成為校級(jí)管理平臺(tái)的組成部分，從戰(zhàn)略的角度統(tǒng)一規(guī)劃和設(shè)計(jì)，與教務(wù)、學(xué)工、財(cái)務(wù)、OA等眾多系統(tǒng)組成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源，所以標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)尤顯重要。

2.以工作流的方式將業(yè)務(wù)有機(jī)結(jié)合。

高職院校數(shù)字化校園的建設(shè)，將逐漸推動(dòng)全校各個(gè)業(yè)務(wù)部門的信息化。人力資源管理中運(yùn)用信息化不僅可以簡(jiǎn)化人力資源管理中定量的工作，如教職工的基本信息管理、人員考核、薪酬計(jì)算、合同管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，以工作流的設(shè)計(jì)方式，將各項(xiàng)業(yè)務(wù)以流程化的形式在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，還將有利于人力資源管理中定性工作的信息化，定義、完善、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，這樣又能對(duì)現(xiàn)有管理制度、方式、機(jī)構(gòu)設(shè)置的改革進(jìn)行反饋，從而提高工作效率、改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)一步建立起職業(yè)化、信息化的人力資源管理信息平臺(tái)。

3.以先進(jìn)的技術(shù)保障系統(tǒng)的安全性。

系統(tǒng)的安全性分為以下兩個(gè)方面。

（1）網(wǎng)絡(luò)安全性

系統(tǒng)部署需要處于學(xué)校網(wǎng)絡(luò)中心統(tǒng)一的防火墻之后。在網(wǎng)絡(luò)傳輸和通信上采用TCP/IP協(xié)議。面向全校教職工的服務(wù)功能，需要通過(guò)學(xué)校的信息門戶訪問(wèn)，進(jìn)行統(tǒng)一身份認(rèn)證。

（2）數(shù)據(jù)安全性

數(shù)據(jù)庫(kù)全備份：每周一次，進(jìn)行人事數(shù)據(jù)庫(kù)的全備份。服務(wù)器上保留最近4個(gè)備份，每年保留一個(gè)年備份。

數(shù)據(jù)庫(kù)增量備份：數(shù)據(jù)達(dá)到一定數(shù)量或數(shù)據(jù)超過(guò)在線存放周期，進(jìn)行增量備份，將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在外部介質(zhì)上。

應(yīng)用系統(tǒng)日志的備份：每晚數(shù)據(jù)處理完成系統(tǒng)自動(dòng)執(zhí)行，保留當(dāng)月的各備份。

操作系統(tǒng)備份：在每次系統(tǒng)重新進(jìn)行配置后當(dāng)日進(jìn)行，每次作雙備份，保留最近兩次備份。

應(yīng)用系統(tǒng)備份：在每次系統(tǒng)重新進(jìn)行配置后當(dāng)日進(jìn)行，每次作雙備份，保留最近兩次備份。

三、人力資源管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)框架

綜上所述，結(jié)合高職院校人力資源管理部門職能及信息共享的需要，人力資源管理信息系統(tǒng)的功能模塊如圖1所示。

人力資源管理信息系統(tǒng)平臺(tái)主要包括：教職員工基本信息及子庫(kù)信息的采集和維護(hù)；各科室及相關(guān)部門事務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)和業(yè)務(wù)協(xié)同，包括機(jī)構(gòu)編制管理、培訓(xùn)管理、人員流動(dòng)管理、合同管理、師資管理、考勤管理、工資福利管理、社保管理、績(jī)效管理等子系統(tǒng)；面向教職員工提供各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)查詢服務(wù)；面向社會(huì)構(gòu)建人才招聘平臺(tái)；最終依托人力資源數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，結(jié)合數(shù)字化校園建設(shè)形成決策支持系統(tǒng)。各類服務(wù)以業(yè)務(wù)內(nèi)容劃分，按業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)，根據(jù)使用權(quán)限、工作內(nèi)容等為不同用戶提供個(gè)性化的操作界面。各服務(wù)間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享，并相互聯(lián)動(dòng)。部分模塊的功能如下。

1.機(jī)構(gòu)編制管理模塊。

按照上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)事業(yè)單位崗位設(shè)置管理的實(shí)施意見和辦法，從業(yè)務(wù)流程入手，分析我院設(shè)置各級(jí)組織機(jī)構(gòu)、崗位和編制的可行性和科學(xué)性，進(jìn)一步明確崗位名稱、職責(zé)任務(wù)、工作標(biāo)準(zhǔn)和任職條件，提供崗位管理工具。建立流程化的合同管理、勞動(dòng)爭(zhēng)議管理、勞務(wù)用工管理等，規(guī)范這些工作的作業(yè)流程和管理理念。實(shí)現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)建立、重組，職務(wù)、崗位體系的建立和調(diào)整，包括機(jī)構(gòu)組織管理、機(jī)構(gòu)信息管理，能夠進(jìn)行信息綜合查詢和分類統(tǒng)計(jì)功能。

2.人才招聘管理。

人才招聘管理實(shí)現(xiàn)招聘信息化管理和流程化管理，包括外部招聘和內(nèi)部管理。校外教職工招聘是向社會(huì)發(fā)布招聘信息，收取簡(jiǎn)歷，進(jìn)行面試和復(fù)試等，甄選合適的人才；校內(nèi)教職工招聘則通過(guò)競(jìng)崗面試獲得新崗位。系統(tǒng)可以根據(jù)人力規(guī)劃得知各部門、崗位的人力初步需求，進(jìn)行配置優(yōu)化調(diào)整后，收集、匯總?cè)肆π枨螅O(shè)計(jì)人力招聘計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)教職員工選聘的需求計(jì)劃編報(bào)、招聘信息發(fā)布、應(yīng)聘受理、洽談初選、測(cè)評(píng)、錄用等業(yè)務(wù)的信息化管理。

3.教職工信息管理。

主要對(duì)教職員工的基本信息、附加信息進(jìn)行管理和維護(hù)，構(gòu)建全面的教職員工信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)。管理和維護(hù)教職員工信息庫(kù)，包括：人員基本信息、家庭信息、簡(jiǎn)歷信息、學(xué)歷學(xué)位信息、任職類信息、資格類信息、業(yè)績(jī)類信息、科研成果信息等。企業(yè)掛職人員管理：教職員工網(wǎng)上登記企業(yè)掛職人員申請(qǐng)登記表，提交所在院系審核，人力資源處進(jìn)行復(fù)核后報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)審核。人力資源處能夠維護(hù)、考核和管理企業(yè)掛職人員名單信息。教職員工信息查詢：提供靈活的查詢工具，方便教職員工和管理人員查詢教職員工基本信息。

4.職稱評(píng)審管理。

職稱評(píng)定管理包括：制訂評(píng)定計(jì)劃，設(shè)置職稱評(píng)定條件，記錄職稱申報(bào)，審核確定評(píng)定結(jié)果，統(tǒng)計(jì)分析職稱評(píng)定情況，適用于申報(bào)人，呈報(bào)單位，主管部門，評(píng)審委員會(huì)及其辦事機(jī)構(gòu)，涵蓋了教師系列職稱評(píng)審與非教師系列職稱評(píng)審。例如：申報(bào)人可進(jìn)行網(wǎng)上申報(bào)，錄入個(gè)人信息。個(gè)人申報(bào)信息分五部分，依次為基本信息，工作經(jīng)歷，工作成績(jī)，成果獎(jiǎng)勵(lì)，論文作品。人力資源管理信息系統(tǒng)接收職稱申報(bào)人所上報(bào)的申報(bào)信息，人事工作人員對(duì)個(gè)人申報(bào)信息進(jìn)行核準(zhǔn)，完成專業(yè)技術(shù)職稱人員申報(bào)的各項(xiàng)表格。最后評(píng)審委員在人事系統(tǒng)平臺(tái)上對(duì)申報(bào)人提交的資料進(jìn)行評(píng)審，記錄評(píng)審記錄，填寫職稱評(píng)審過(guò)程所必需的各項(xiàng)表格，并給出評(píng)審結(jié)果。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)還可以通過(guò)人事系統(tǒng)對(duì)職稱申報(bào)和評(píng)審情況進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)分析。

四、結(jié)語(yǔ)

我校的人力資源管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)緊緊圍繞目前高校人力資源開發(fā)與管理的實(shí)際應(yīng)用需求，目標(biāo)不僅是實(shí)現(xiàn)人力資源管理業(yè)務(wù)的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，促進(jìn)人事部門規(guī)范化管理，提高管理水平，而且將系統(tǒng)設(shè)計(jì)成為數(shù)字化校園中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源之一，為學(xué)校其他應(yīng)用系統(tǒng)提供可靠、及時(shí)、準(zhǔn)確、一致的教職員工信息，進(jìn)而為學(xué)校的事業(yè)發(fā)展提供科學(xué)化決策依據(jù)。

推進(jìn)高職院校人力資源管理信息系統(tǒng)是幫助高職院校校引進(jìn)、管理高層次人才，發(fā)掘人力資本價(jià)值，實(shí)現(xiàn)師資隊(duì)伍整體素質(zhì)與結(jié)構(gòu)優(yōu)化和降低行政部門成本的重要途徑，這也對(duì)高職院校管理模式和教育信息化推進(jìn)有著較為深遠(yuǎn)的實(shí)踐意義。

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