關于改革目前人事檔案管理機制的思考

陳月梅

摘要:隨著中國經濟體制和人事制度改革的不斷深入，原有的人事檔案管理的弊病日漸暴露，嚴重影響了人事檔案的管理和利用，主要從人事檔案管理制度改革出發，從人才強國的戰略高度，提出了相應的改革意見和建議。

關鍵詞：人事檔案；管理機制；改革

中圖分類號：C93文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2012）22-0184-02

隨著經濟體制和人事制度改革的不斷深入，人事檔案工作面臨著前所未有的挑戰。既有現實困難，又有發展機遇。因此，如何在新的歷史條件下正確的分析審視人事檔案管理機制存在的價值和問題，抓住發展機遇，改革現有的工作體系，以適應現代社會的進步與發展，充分發揮人事檔案工作的作用，更好地為社會主義現代化建設服務，是擺在人事檔案工作者面前的重要課題。

一、人事檔案管理機制現狀

在傳統人事管理制度下，人事檔案的作用舉足輕重。然而，隨著社會的發展，人事檔案的價值作用發生了顯著變化。一方面，在現代經濟環境下，人事檔案對人們的就業、求職已不具決定性影響，人事檔案的社會價值已不如以前那樣重要。另一方面，由于傳統人事檔案一般只記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況，對工作能力、特長等方面的記載較少，其信息內容已不能滿足現代社會政府和企業對人事價值的需求。

傳統人事檔案制度以控制人、制約人為出發點的控制性管理，是計劃經濟時代的產物，是典型的封閉式、內向型管理模式。這種管理機制通過目前社會轉型期人事檔案管理實踐的驗證，已經暴露出種種問題，嚴重損害了人事檔案的社會聲譽，并對人事檔案的生存和發展產生了嚴重影響。如今，“人檔脫節”、“死檔棄檔”、“虛假檔案”、 “人質檔案”、“克隆檔案”等現象大量存在。如此種種表明，傳統人事檔案制度，已不適應現代社會的發展，人事檔案制度改革勢在必行！

二、對現行人事檔案機制狀況的分析

目前，人事檔案工作機制運轉不暢，社會地位不斷下降。造成這種狀況的主要原因有以下幾個方面：

（一）對人事檔案的重視程度不夠

一是思想認識陳舊片面。由于歷史的原因，以往的人事檔案主要收集的是一個人的政治歷史材料、家庭出身及社會關系等材料，而現在各項工作重心轉移，組織人事政審工作相對減少一些，人們就認為人事檔案“沒什么用了”。二是受許多新建私營企業、公司用人不建檔案的影響，通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評價聘用員工，目前，眾多跨國公司、民營企業、上市公司越來越多地轉向去做人才的背景調查，而對人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態。三是過去個人只能對人事檔案所決定的命運無條件接受，而在現在這一轉軌時期，大量新階層與流動人員在很大程度上擺脫了它的影響。大量“棄檔族”“漂”到大城市就業，調整檔案工資、進行職稱評審、提供合同鑒證、辦理社會保險和出國政審等人事代理項目實際上也并不需要檔案，存在著“要不要人事檔案無所謂”的錯誤認識。

以上輕視人事檔案的思想都表明了一些人對人事檔案工作缺乏了解，對在人才資源開發中人事檔案的作用缺乏認識。在實際工作中，特別是在人事工作改革不斷深入的今天，只重視人事的其他工作而忽視人事檔案工作已無法適應現在的管理需求。

（二）人事檔案形成的質量不高

一是檔案內容單調陳舊，不能反映個人的最新動態，失去了檔案的憑證價值。目前的人事檔案材料分為十大類，其中涉及的個人業績、成就、能力、誠信、社會保障等材料幾乎沒有，反映不出個人的專長和特點，對選拔、培養、評定作用不大，無法對當事人作出全面評價，無法滿足社會的需求和人事工作的需要。二是檔案材料內容雷同，不能反映個人的獨特才能，失去了檔案的參考價值。現在人事檔案中有些材料在內容和形式上，無論是干部還是工人，無論是教師、科研人員還是軍人、學生，無論是正式人員還是流動人員，都使用統一的格式，統一的分類，統一的保管方式來進行管理，不能根據具體的情況，分門別類地制定標準來管理，如一些鑒定、考核和評價材料都給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，內容形式相同，不能準確反映每個人的真實情況，難以有針對性的提供權威的證明材料。三是檔案材料不夠真實和準確，存在著弄虛作假，以檔謀私現象，違背了檔案真實性特征，失去了檔案的利用價值。人事檔案是記載一個人的經歷和德才表現的材料，它的內容應該是真實、準確的，在傳統管理方式控制下，“以檔謀私”現象屢屢出現。現實中有個別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級領導崗位；也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案，“以檔謀私”現象的屢屢出現，使檔案制度的嚴肅性、準確性、唯一性屢受挑戰。

（三）人事檔案的管理模式封閉

由于人事檔案工作一直從屬于組織人事工作，其服務職能被管理職能所掩蓋，從而造成服務方向不清晰、服務職能不明確。再者是服務手段落后，服務功能不健全，阻礙了人事檔案工作的發展。人事檔案是由單位的組織、人事檔案部門實行全封閉的管理，人事檔案除供領導或組織使用外，任何人不能接觸和看到檔案，包括檔案員自己。人事檔案籠罩著一層“神秘面紗”，這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，因為信息壟斷而使“組織意見”主觀隨意性增強，難免給人一種暗箱操作的猜疑。這種管理模式，已經不符合政治民主化進程的要求。

（四）人事檔案管理手段落后

現行的人事檔案缺乏現代化管理，高科技在人事檔案工作中的推廣和應用力度不大，工作效率不高。很多組織的人事檔案仍舊延續紙質化的老路，管理手段還是手工操作，員工填寫好履歷表，提交了相關證明材料之后，就此放進檔案盒鎖進柜子里，不到必要時期，任何信息都無法查找。電子化人事檔案的普及率低，即使存在電子檔案，也僅僅停留在性別、年齡、政治面貌等基本信息的記錄上，缺乏系統管理與操作，計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。

三、對新型人事檔案管理制度的設想

（一）明確公共部門與非公單位人事檔案管理的區別，并建立相互分離的管理制度

明確公共部門人事檔案的公共性質。由于公共部門雇員從事公共服務，其檔案涉及公共利益，具有國家檔案的性質，公共部門的人事檔案通常自成一體，形成了較為完備的管理制度。中國《干部檔案工作條例》和《企業職工檔案管理工作規定》也明確了機關、國有企事業單位干部職工人事檔案“是國家檔案的重要組成部分”，當前要進一步完善這一制度，促進檔案管理的現代化，同時避免將這些規定擴大到其他社會組織。

完善流動人員人事檔案管理的公共服務體系和人才流動社會化服務體系。為保障流動人員權益和非公單位專有知識信息，非公單位的人事檔案應以單位為中心建立，主要用于企業日常管理，不得作為個人身份證明隨個人在不同單位之間調動。個人到新的單位供職服務，則新的服務單位應重新為其建立檔案。個人離職后原單位應在若干年內保留其人事檔案。

（二）建立當事人有效參與機制，保障當事人合法權益

人事檔案管理制度的改革要以維護公共利益為改革的邏輯起點，以“以人為本”為價值取向，但在以往的封閉式的人事檔案管理體制下，人事檔案當事人應當享有的基本參與權、知情權、更改錯誤記錄的和增加新的記錄的建議權以及申訴權等，都被制度規避了。在這種封閉的管理機制作用下，人事檔案被人為地“神秘化”，并且極大地妨礙了人事檔案作為人力資源管理和保障相對人權益的正常工具價值的實現。所以，在社會出現轉型后，由于社會上許多單位在招聘和使用人才方面，不再需要查閱傳統意義上的人事檔案或把人事檔案作為單位用人的必要條件，所以這種被人為“神秘化”的組織工具也就失去了曾有的“輝煌”，成了人們眼中的“雞肋”和“明日黃花”了。

更新人事檔案的管理機制，讓人事檔案回歸其本來的人力資源管理工具意義上來，是我們必須予以正視的一個現實問題。因此，放開人事檔案的建檔權和管理權及使用權，形成一種當事人參與和監督的新的管理機制，不僅可以使當事人享有必要的民主權利、保障當事人的合法權益，而且可以使各個用人單位所建立的人事檔案的質量得到有效提高。

（三）規范人事檔案管理，服務為主、適當收費

檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內容的。為適應服務人事工作的需要，要進一步完善人事檔案管理立法，規范人事檔案立檔標準，與時俱進，科學設置，使人事檔案真正成為個人行為的客觀、真實的記錄，真正成為用人單位廣納賢才的依據。

另外，檔案綜合管理部門可以授權政人事檔案管理機構行使人事檔案管理的行政執法權，使人事檔案管理責權緊密結合，有效的實施人事檔案的管理與監督職能。 在向用人單位和社會有關方面提供基于人事檔案內容分析和研究的人事信息產品服務時，人事檔案的管理部門可以依據市場規律，按照經過財政部門核準的價格標準，收取體現其創造性勞動價值的信息服務費。

（四）推進人事檔案信息化建設，實行資源共享

為創新人事檔案管理服務，提高人事檔案的利用率，盤活檔案資源，為用人單位及各類人才提供更便捷、更優質的服務，政府應加大對檔案事業投入，大力推進人事檔案的信息化建設，運用電子掃描等現代電子技術使人事檔案處理從單一紙質記錄逐步過渡到電子文檔的轉換，避免一人多檔、重檔、棄檔、毀檔等現象的發生，建立全國通用的、標準的、先進的、適用的、可靠的人事檔案信息庫，逐步實現信息資源契約化、社會化、電子化、法制化。

總之，人事檔案雖小，但關系到千百萬勞動者的切身利益，關系到中國人事制度改革進程的進一步深入，關系到依法治國和人才強國戰略的具體實施，只有以“ 以人為本”和“以民為本”來進行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能充分保障人事檔案當事人的合法權利得到保障，才能解除就業者的后顧之憂，讓人們安居樂業，使現有制度的既得利益者在公共平臺上實現共贏，促進社會主義和諧社會建設。

[責任編輯 安世友]