做好大中專畢業(yè)生檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

鐘衛(wèi)國

畢業(yè)生檔案是人才信息的重要載體，是個(gè)人經(jīng)歷的全部記錄，是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、政治表現(xiàn)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是學(xué)生家庭社會(huì)關(guān)系、經(jīng)濟(jì)狀況的主要原始材料，更是將來走上社會(huì)用人單位審核工齡、審核個(gè)人政治思想表現(xiàn)等的重要依據(jù)。新單位入職審查，公務(wù)員、事業(yè)單位招考政審，流動(dòng)人員計(jì)劃生育相關(guān)事宜，以及婚姻狀況證明等也都會(huì)用到人事檔案。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)人才需求加速的今天，規(guī)范管理大中專畢業(yè)生人事檔案，對(duì)促進(jìn)人才交流，發(fā)現(xiàn)、推薦、使用好人才尤為重要。

一、目前大中專畢業(yè)生檔案管理中存在的問題

1.畢業(yè)生對(duì)人事檔案不夠重視。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，就業(yè)方式的多樣化，檔案的作用相對(duì)降低。一些畢業(yè)生對(duì)檔案不了解，也不關(guān)心。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有60%的學(xué)生認(rèn)為“找工作看重的是能力，檔案不怎么重要”；只有15%的學(xué)生認(rèn)為“以后要找工作，檔案很重要，不能遺棄”。據(jù)調(diào)查，大中專畢業(yè)生最容易出現(xiàn)三種檔案問題:一是畢業(yè)時(shí)未通過正常渠道辦理就業(yè)手續(xù)，以工人招工手續(xù)入職，重新建立職工檔案，放棄學(xué)生檔案，成為“棄檔族”。二是很多非公有制用人單位不要求檔案，畢業(yè)生在完成向人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)存檔手續(xù)后就失去了蹤影，長年不見蹤影，成為名副其實(shí)的“忘檔族”。三是貪便宜圖方便，將檔案帶在身上，成為“口袋檔案”。這些都是因?yàn)槿狈?duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，不知道將來政審、調(diào)資、出具證明、介紹信、職稱晉升均要以檔案材料為依據(jù)。

2.檔案管理不夠規(guī)范。由于種種原因，一些單位在檔案管理上還沒有形成符合各自特點(diǎn)的實(shí)施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不夠嚴(yán)格的現(xiàn)象，使檔案管理流于形式，僅僅充當(dāng)了檔案“保管員”的角色。每年對(duì)接收到畢業(yè)生檔案，只是按畢業(yè)院校、接收時(shí)間、所學(xué)專業(yè)、生源、學(xué)歷等進(jìn)行登記、編號(hào)、錄入，沒有嚴(yán)格按照管理檔案的程序操作，這些不規(guī)范的操作直接導(dǎo)致檔案材料的不完整。加上無法與畢業(yè)生取得聯(lián)系，久而久之，檔案管理者也說不清那些無頭檔案的情況，阻礙了人事檔案的開發(fā)利用，影響了人事檔案管理工作的可靠性、嚴(yán)肅性，降低了人事檔案工作效率。

3.檔案管理手段落后。干部人事檔案工作大多沿用手工操作，整檔手續(xù)繁瑣復(fù)雜。《干部檔案整理工作細(xì)則》要求對(duì)檔案材料進(jìn)行技術(shù)加工和裝訂，案卷要做到卷面整潔，整齊平坦。對(duì)不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，要進(jìn)行技術(shù)加工，既不損壞檔案原貌，又不造成檔案材料的毀損。信息化時(shí)代的人事檔案工作除了要求人事檔案工作者要具備良好的政治、道德素養(yǎng)，還要求人事檔案工作者要掌握豐富的檔案專業(yè)知識(shí)和具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，但目前真正能夠達(dá)到要求的寥寥無幾。

二、提高對(duì)畢業(yè)生檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

1.對(duì)畢業(yè)生做好宣傳工作。利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)人事檔案的重要性，努力做好咨詢服務(wù)工作，讓廣大的畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)到，在新的形勢(shì)下，無論從事什么樣的工作，畢業(yè)生人事檔案都不是可有可無的，它對(duì)畢業(yè)生今后就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要載體，是企事業(yè)單位選人用人的重要依據(jù)，更是公務(wù)員招考和升學(xué)考試中政審、考察的重要材料，是對(duì)畢業(yè)生本人進(jìn)行定位的重要參考，也是人才交流的重要信息。

2.提高檔案管理者自身素質(zhì)。隨著大中專畢業(yè)生由人才資源向人力資源轉(zhuǎn)化的這個(gè)過程不斷深入，畢業(yè)生檔案管理和企事業(yè)單位工人檔案管理出現(xiàn)融合趨勢(shì)，部分單位存在一個(gè)弱化現(xiàn)象，這就給我們的畢業(yè)生檔案管理工作提出了更高的要求。要充分認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，要牢固樹立科學(xué)的人才觀，重視畢業(yè)生資源的開發(fā)，打破以往舊的管理模式，學(xué)習(xí)運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法基本技能，不斷改進(jìn)工作方式、方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，開發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生人事檔案這一信息資源，高標(biāo)準(zhǔn)的做好服務(wù)工作。

3.用人單位要高度重視檔案信息。人事檔案真實(shí)地記載著一個(gè)人的成長過程，它反映了一個(gè)人的真實(shí)面目。畢業(yè)生的檔案材料雖然少，但材料的內(nèi)容十分重要，它是全面考察、了解和正確使用人才的重要依據(jù)，是畢業(yè)生綜合素質(zhì)的體現(xiàn)。因此，用人單位在使用人的同時(shí)，必須全面掌握一個(gè)人的信息，這樣才能根據(jù)需要正確地選擇、使用人才，讓其在適合自己的崗位上發(fā)揮特長，為社會(huì)創(chuàng)造財(cái)富。

三、加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生檔案的管理

1.建立專門的畢業(yè)生人事檔案庫。畢業(yè)生檔案要集中統(tǒng)一管理，特別是大型國有企業(yè)，要將畢業(yè)生檔案和工人檔案分開管理；畢業(yè)生就業(yè)管理部門要對(duì)接收到的派遣期內(nèi)的畢業(yè)生檔案要重新核對(duì)、整理，根據(jù)畢業(yè)生的基本情況，分門別類，按姓名、專業(yè)、學(xué)歷等統(tǒng)一編號(hào)，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，為用人單位提供人才信息資源，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范的管理。對(duì)超出派遣期的畢業(yè)生檔案要及時(shí)移交人才交流部門管理，盡可能地聯(lián)系畢業(yè)生到相關(guān)部門辦理人事代理業(yè)務(wù)。

2.加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容。檔案工作者要有高度的責(zé)任感，按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件精神，結(jié)合工作實(shí)際，制定相應(yīng)的制度，全面收集材料，特別要注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，還有參加學(xué)習(xí)、科研成果、論文發(fā)表等情況，準(zhǔn)確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，提高檔案的利用價(jià)值。為了獲取大量有用的檔案信息，必須廣開信息渠道，拓寬信息來源，進(jìn)一步提高人事檔案的自身價(jià)值，使檔案內(nèi)容不僅反映一個(gè)人的過去和現(xiàn)狀，而且能根據(jù)檔案信息預(yù)測(cè)一個(gè)人未來的發(fā)展趨勢(shì)，以達(dá)到歷史、全面、系統(tǒng)、預(yù)見性地展示一個(gè)人的目的，從而使人才管理部門依據(jù)大量的定量分析、實(shí)績考核和綜合評(píng)價(jià)，公正、客觀地選拔有用人才。

3.全面清查案卷，重新整理歸檔。由于畢業(yè)生檔案數(shù)量多，又從未整理過，這就要求檔案管理人員發(fā)揚(yáng)樂于奉獻(xiàn)的精神，對(duì)接收到的畢業(yè)生檔案重新整理，剔除無用的材料，對(duì)所保留的案卷資料重新組卷，按照人事檔案整理規(guī)定進(jìn)行分類、排列、編寫頁碼、標(biāo)題、裝訂成冊(cè)，這樣要查找的檔案一目了然，既能規(guī)范管理，又能為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

4.增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，實(shí)行檔案管理現(xiàn)代化。檔案工作者要結(jié)合自己崗位工作和實(shí)際情況，注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化、網(wǎng)絡(luò)文化的學(xué)習(xí)掌握，提高綜合素質(zhì)，為畢業(yè)生及用人單位提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。目前，利用計(jì)算機(jī)管理人事檔案已經(jīng)基本普及，但多數(shù)僅限于運(yùn)用最基本應(yīng)用程序，進(jìn)行各類檔案目錄的輸入與檢索，并沒有真正發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用。下一步可以考慮利用掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備將畢業(yè)生檔案中的重要材料掃描變?yōu)閿?shù)據(jù)材料，更方便地進(jìn)行歸檔管理。所以人事檔案工作者要掌握豐富的檔案專業(yè)知識(shí)和具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，積極研究和開發(fā)檔案信息資源，把檔案實(shí)體中的原始資料內(nèi)容轉(zhuǎn)化為“活”信息，使“死”檔案成為“活”檔案，把畢業(yè)生檔案庫轉(zhuǎn)化為內(nèi)容豐富、信息浩瀚的人員信息數(shù)據(jù)庫，對(duì)檔案信息系統(tǒng)提供的豐富、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)與資料進(jìn)行深層次的分析和預(yù)測(cè)。只有這樣才能適應(yīng)日新月異的人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的需要，使畢業(yè)生檔案工作更具生機(jī)和活力。