現(xiàn)代中小企業(yè)秘書應具備的能力和素質

臧焱辛

摘?要：秘書存在于各行各業(yè)，并且在中小企業(yè)中起著“舉足輕重”的作用，作為上司與各職能部門的橋梁，秘書起著上傳下達，綜合協(xié)調，溝通信息等作用，為促進中小企業(yè)向更寬更廣泛的方向發(fā)展，提高秘書的能力和素質顯得尤為重要。

關鍵詞：中小企業(yè)秘書能力素質

中圖分類號：C931 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）10（a）-0249-02

秘書存在于社會生活的各個領域、各個層次、各行各業(yè)，近年來我國的中小企業(yè)在市場經濟大潮中，得到不斷發(fā)展充實。所謂中小企業(yè)，是指在中華人民共和國境內依法設立的有利于滿足社會需要，增加就業(yè)，符合國家產業(yè)政策，生產經營規(guī)模屬于中小型的各種所有制和各種形式的企業(yè)，作為商品經濟的產物，我國中小企業(yè)能很好地適應市場的不斷變化，有著頑強的生命力，已經成為了國民經濟的“半壁江山”。而中小企業(yè)秘書作為企業(yè)領導身邊的輔助者在中小企業(yè)中發(fā)揮著重要的作用，可以說中小企業(yè)的秘書是聯(lián)接領導與外界群體的橋梁。是以輔助決策、綜合協(xié)調、溝通信息、辦文辦事等主要職能活動的領導者，作為領導者身邊最親近的人，秘書作為一條很好的紐帶，使公司的日常工作得以規(guī)范有序。

隨著社會主義市場經濟體制的逐步完善，秘書的工作環(huán)境、服務對象以及輔助辦公工具等都有了顯著的變化。現(xiàn)代中小企業(yè)對秘書的要求從過去的單純的辦事辦文辦會到既要具備一般的文秘知識又要懂得政治、經濟、管理等多方面知識，現(xiàn)代秘書不僅要具備從事文稿撰寫、文件整理歸檔等工作能力還要具備處理基本的文秘事物、從事翻譯、會計、公關甚至是保鏢、駕駛等能力，傳統(tǒng)秘書到現(xiàn)代秘書經歷了從憑老經驗辦事到科學化管理的轉變。作為中小企業(yè)的現(xiàn)代秘書只有具備能力和素質才能促進企業(yè)更好更快地發(fā)展。

1現(xiàn)代秘書應具備的能力

（1）理解和領會能力

中小企業(yè)秘書是上司的助手和參謀，是企業(yè)上傳下達的橋梁，因此要具備一定的理解和領會能力，要領會上司的語言動作和意圖，作為秘書要為上司作出的決策提供依據(jù)，同時也要起草報告、處理公文等等，只有很好地領會上司的意圖才能夠為上司提供好的合適的決策依據(jù)，同時上傳下達才能做到準確無誤。為此作為秘書要有較高的理解領會能力，能夠聽得快、聽得懂，聽得清，記得牢，只有這樣才能更好把上司的意圖傳遞給各部門。這就要求秘書平時多聽多看多揣摩，掌握上司的興趣愛好和習慣，不斷積累不斷總結。

（2）口語表達能力

作為秘書要經常說話，匯報情況、提出建議、上傳下達、協(xié)調工作、接待來訪，說話是一門藝術，作為中小企業(yè)的秘書要經常和相關的企業(yè)、政府部門打交道，會說話在處理人與人關系中起著事半功倍的作用，只有說話得體才能處理協(xié)調好各種關系，同時也能提高辦事效率塑造企業(yè)形象。

（3）交際能力

交際能力大多體現(xiàn)在協(xié)調工作和與上司的相處當中，而這兩方面對于秘書人員事業(yè)的發(fā)展至關重要，秘書的工作職責決定了要處理企業(yè)中的人際關系，交際能力又是處理人際關系的重要因素。作為秘書如果能夠善于交際，平易近人，與人很容易接近，也容易讓人信賴，所以作為秘書要不斷學習交際藝術，提高交際能力。

（4）組織協(xié)調能力

秘書除每日面對大量繁瑣、復雜的文字工作外，還要與各方面的人員打交道，秘書從屬于領導者，這就要求秘書要有一定的領導協(xié)調能力，秘書要根據(jù)領導的意圖組織各種各樣的活動，同時還要協(xié)調各個職能部門之間的關系甚至還要協(xié)調上司與其他部門領導之間的關系。

（5）較強的文字處理能力

作為秘書必須具備語言文字應用表達能力、外語能力、速記能力和和計算機應用能力。秘書工作離不開文字工作，可以說秘書大部分時間是和文字打交道，所以作為秘書要有較強的文字功底，要熟練掌握各類文書的特點、寫作方法和語言表達技巧，同時，由于中國加入WTO后，許多企業(yè)都要和外商打交道，這就要求秘書還要具備較強的外語能力。計算機應用能力也是現(xiàn)代秘書必備的另一個基本能力，企業(yè)秘書要能夠熟悉基本的辦公軟件，除此之外，速記也是一種能力，因為大多時間領導都是能秘書口述，同時各種會議的召開都要求秘書能夠快速記錄。秘書人員文字處理能力的形成和提高，既須作綜合的努力，有賴于長期的、反復的、刻苦的寫作實踐。只有在寫作實踐中進一步對有關寫作知識加以消化，做到心領神會，下筆才能左右逢源。提高文字處理能力的關鍵是自己多寫多練。

2現(xiàn)代企業(yè)秘書具備的素質

（1）要忠于職守，愛崗敬業(yè)

一份職業(yè)，一個工作崗位，都是一個人賴以生存和發(fā)展的基礎保障。同時，一個工作崗位的存在，往往也是人類社會存在和發(fā)展的需要。所以，愛崗敬業(yè)不僅是個人生存和發(fā)展的需要，也是社會存在和發(fā)展的需要。愛崗敬業(yè)應是一種普遍的奉獻精神。忠于職守、敬業(yè)、愛業(yè)、自覺履行各項職責，這是職業(yè)道德的一條主要規(guī)范，作為中小企業(yè)秘書人員，忠于職守就是要忠于秘書這個特定的工作崗位，自覺履行秘書的各項職責，認真輔導做好各項工作。要有強烈的事業(yè)心和責任感。不擅權越位，不摻雜私念。事業(yè)成功的第一要素就是愛崗敬業(yè)。敬業(yè)就要時刻牢記肩上的責任，干一行愛一行，滿懷熱情踏踏實實，一絲不茍地工作。只有愛崗敬業(yè)的人，才會在自己的工作崗位上勤勤懇懇，不斷地鉆研學習，一絲不茍，精益求精，才有可能為自己的企業(yè)做出應有的貢獻。相反那些“干一行，厭一行” 只從興趣出發(fā)，見異思遷的人不但自己的聰明才智得不到充分發(fā)揮，甚至會給工作帶來損失。

（2）要保守秘密

保守秘密是秘書職業(yè)道德素質之一，由于秘書工作的特殊性，所以對于一些上司的隱私以及公司的機密秘書都“了如指掌”，這就要求秘書對自己的一些工作要做到“守口如瓶”，如果對領導和公司的一些機密大肆宣傳，就會給領導和公司帶來不可估量的損失。

（3）謙虛謹慎，辦事公道

秘書工作實質也是一種服務性工作，除了為上司也要為下屬服務，這就要求秘書要熱情要謙虛謹慎，秘書人員不能因為在領導身邊工作就自命不凡、自以為是，甚至對同事居高臨下，頤指氣使，相反作為公司的橋梁秘書要平等地同各職能部門商量工作，虛心聽取他人的意見，并且要善于協(xié)調矛盾，化解危機。秘書人員對上司對同事都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來頭辦事情。只有公道正派的秘書人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。熱情服務。秘書人員要把為領導服務，為本單位各職能部門服務，為群眾服務當作自己的神圣職責，要充分認識自己所從事的工作所具有的重要作用。

（4）要有一顆平常心

甘當無名英雄。現(xiàn)代秘書必須有一顆平常心，因為秘書的很多功勞是被忽視的，有些上司往往是只看到秘書的不足，而看不到秘書的成績，同時其他職能部門也往往把秘書作為報怨的對象，所以作為秘書難免有些時候是“費力不討好”，上司不買帳，同事也不買帳。這就要求秘書要有一顆平常心來對待工作中的得失，任勞任怨，兢兢業(yè)業(yè)，甘當無名英雄，秘書工作性質，決定其工作主要是實干。要圍繞領導的工作來展開活動，要求招之即來，來之能干，同時還要密切聯(lián)系實際和群眾，不計個人得失，要具備吃苦耐勞和委曲求全的精神。

（5）要正確處理和上司之間的關系

現(xiàn)代秘書多為女性，并且多為年輕女性，由于長時間經常性的打交道，難以避免會出現(xiàn)“辦公事戀情”，因此作為秘書必須處理好和上司之間的關系，要把握好和上司之間的分寸，既不能太近也不能太遠，尤其是要處理好和已婚上懷之間的關系，如果一不小心和已經婚上司糾纏上那么最終失敗的將是自己，要時刻記住和上司只是工作關系。

綜上所述，作為中小企業(yè)的秘書必須根據(jù)現(xiàn)代中小企業(yè)對人才的需要來提高自己的能力和素質，這樣才能在工作中游刃有余同時也能促進中小企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻

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