淺談如何提升疾控兼職檔案員的業務水平

王鳳

摘?要：隨著我國衛生防疫事業的迅速發展，疾控中心的檔案工作也逐步走上了規范化、現代化的管理軌道。然而由于受到各種因素的影響，負責疾控檔案管理的大部分兼職檔案員在檔案管理業務水平方面存在一定的缺陷，不同程度上制約了疾控檔案工作的發展，本文就本人在疾控兼職檔案管理工作中遇到的問題談談在檔案管理工作中如何提升自身的業務水平。

關鍵詞：疾控兼職檔案員?制約因素?業務水平

中圖分類號：R197.323 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）10（a）-0223-01

目前，我國疾病預防控制中心主要是承擔群體預防的任務，在開展疾病控制、公共衛生監測、健康教育、科研等業務活動中，形成了大量的文書檔案和業務技術檔案。這些檔案是中心工作計劃和決策的可靠依據，是指導并協調衛生防病各項工作正常運行的重要參考資料。要收集、整理數量如此眾多而形成環節又十分復雜的檔案，就需要檔案工作人員不斷提升自己的業務水平，熟悉檔案管理的各個環節，并大膽創新，尋找有效途徑，這樣才能保證檔案收集齊全、整理規范、便于檢索和提供利用，為衛生防疫事業的發展和建設服務。

1 疾控擋案管理工作現狀堪憂

隨著現代化信息的發展，檔案的地位和作用越來越被人們所重視。盡管如此，由于疾控中心大部分兼職檔案工作人員的業務水平不高，致使在檔案管理工作中出現了檔案材料收集不全，許多應該納入管理的檔案沒有納入管理；整理歸檔操作不規范，檔案利用率較低，現代化管理水平不高等諸多問題，無法與日益發展的疾控事業相適應。

2影響疾控中心兼職檔案工作人員業務水平提高的幾種因素

首先，目前疾控中心兼職檔案員的文化知識、年齡結構層次差別很大，其特點是兼職任務多，日常工作繁雜，處理文件時間少，工作變化頻繁，難以專心搞好歸檔工作。其次，疾控中心的大多數檔案工作者是來自于衛生專業人員，沒學過檔案管理專業知識，所以檔案管理水平普遍較低，新手尤其如此。三是由于檔案工作是一項長期的默默無聞的工作，不易引起大家的重視，導致部分檔案工作者工作積極性不高。

3尋找提升疾控兼職檔案員業務水平的有效途徑

3.1加強與分管領導溝通，爭取單位的有力支持

針對疾控兼職檔案員兼職任務多，日常工作繁雜，處理文件時間少，工作變化頻繁的問題，檔案員應當加強與分管領導的溝通，使領導充分認識到檔案工作在中心開展衛生防病各項工作中起到的重要作用，從而爭取給檔案工作以人員、資金以及政策上的大力支持，在政策方面，能夠把檔案工作納入本中心的工作規劃，不斷建立和完善檔案工作的各項規章制度，想方設法為兼職檔案員做好文檔工作提供時間、創造條件；在資金方面，能夠加大投入力度，不斷補充完善各項硬件設施。在人員方面，能夠聘請高層次檔案專業的專家到單位進行定期指導。

3.2通過專業知識的培訓學習，提升實際操作能力

（1）積極主動參加有針對性的檔案專業知識培訓班。針對疾控中心兼職檔案員絕大多數是沒學過檔案專業，業務水平普遍較低的問題，檔案員應當積極主動參加有關檔案專業知識的培訓。培訓應針對疾控兼職檔案員的工作性質和工作需求，可以采取案例式教學為主，研究式、互動式教學為輔的教學方式。例如，可以結合疾控中心各項工作的性質和需求進行有針對性和啟發性的引導，使疾控兼職檔案員能夠根據本單位的實際情況很直接很清楚掌握文件材料的收集、分類、立卷等工作程序和基本要求。同時，加以研究式、互動式的教學形式，可以培養兼職檔案人員分析、研究問題及創新工作的能力。在教學內容上，應加強電子文件與檔案管理內容的培訓，提高疾控兼職檔案員應用計算機管理檔案工作的能力，爭取在有限的工作時間內提高工作效率；在教學方式上，針對新上崗的人員和已在崗工作多年人員的不同需求增加不同專題的網絡教學內容，增強兼職檔案人員應用網絡資源進行自學的意識和能力。通過有針對性的專業知識培訓可以使疾控兼職檔案人員在最短的時間學習到所需要的知識，提高學習效率，效果也比較明顯。（2）主動咨詢檔案專業專家，解決立卷中的實際問題。兼職檔案員可以通過主動咨詢檔案室的相關專家及時解決工作中出現的問題，有效的緩解歸檔工作壓力，提高工作效率。在加強檔案基礎理論知識學習及業務實際操作能力的同時，可以邀請檔案指導人員到中心的業務科室，解決在檔案整理過程中出現的疑難問題。通過面對面、手把手地指導，不但可以使原有的兼職檔案員能按要求獨立按時完成每年的立卷歸檔工作，而且也能使新兼任的同志較快地掌握文書處理、分類、立卷等基本技能。（3）深入業務科室，掌握業務人員的利用需求。疾控中心的主要業務是開展傳染病、地方病的預防和管理以及食品衛生、環境衛生、學校衛生、放射衛生、勞動衛生的監督監測。檔案人員需要針對以上各業務工作的特點和內容做好材料的收集、整理、歸檔，特別是對重大疫情和突發公共衛生事件檔案的歸檔工作。為此，檔案人員需要經常深入科室，廣泛地與其他業務人員交流，了解各科工作職責和范圍，熟悉各業務工作的流程和具體內容，從中掌握業務人員的利用需求，從而更好的用于指導今后的檔案管理工作。（4）加大相關單位之間系統合作的力度。兼職檔案員要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。

3.3培養良好平和的心理素質，增強服務意識

疾控兼職檔案員的工作相對不被重視，甚至被認為是沒有技術含金量的機械勞動。針對兼職檔案員價值難以被認同，工作積極性不高的現象，兼職檔案員自身應該在思想上樹立信心，平衡心態，肯定自身價值；在工作中牢固樹立主動服務意識和默默奉獻精神，既要堅持原則，照章辦事，又要有改革創新的精神。總之，要提升疾控中心檔案兼職人員的業務水平，需要單位的環境支持，擁有良好平和的心態，更重要的是要通過個人自身的努力，積極主動的參加培訓班專業知識的學習，虛心向檔案管理專業人員學習，不斷總結實際操作過程中的有效經驗，只有這樣，才能有效的提升自己的業務水平，不斷把自己培養成為檔案工作熟練、業務過硬的兼職檔案員，使疾控中心的檔案工作有序、高效地運行。

參考文獻

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