淺談高校檔案信息化建設

孟健

摘?要：檔案信息化是檔案工作的發展方向，筆者針對本校檔案信息化建設現狀，從加強數字資源、基礎設施、檔案網站和人才隊伍建設幾個方面提出檔案信息化建設的對策。

關鍵詞：高校檔案信息化

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）10（a）-0243-01

隨著網絡的普及和信息技術的不斷發展，檔案信息化建設已成為未來檔案發展的必然趨勢，各高校檔案部門要結合自身實際情況，把握好數字化所帶來的機遇和挑戰，加強檔案信息化建設，使檔案信息成為可有效利用和共享的信息資源，為高校教學、科研、管理提供優質、便捷的檔案信息服務。

1 檔案信息化的涵義

檔案信息化是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，以檔案信息資源化為主導，以計算機技術為條件，以信息網絡為平臺，以檔案信息法規、標準為保障，實現檔案資源的合理共享[1]。檔案信息化建設的目的是提高高校檔案管理效率和效益，以充分挖掘檔案信息，向社會提供更多有價值的信息資源服務，實現資源共享[2]。

2沈陽醫學院及遼寧省高校檔案信息化建設現狀

目前，我校檔案信息化建設還處于剛剛起步的階段，只是初步實現了利用管理軟件進行檔案目錄的著錄、編目、排序和檢索，還沒有實現檔案信息數字化。數據庫建設方面，只有單機版目錄數據庫，缺乏專題數據庫、全文數據庫和多媒體數據庫，信息網站建設相對滯后，用戶對檔案的利用率比較低。

筆者同時也對遼寧省高校檔案信息化建設情況進行了相關調查，各高校雖然不同程度地進行了檔案信息化建設，但絕大部分高校仍處于建設初期。筆者通過訪問各高校檔案網站發現，統計中的40所本科高校，只有東北大學、大連理工大學、中國醫科大學等9所高校具有數字檔案查詢系統，用戶可以通過輸入用戶名及密碼，進行在線科技檔案、教學成果、畢業論文等方面的查詢。大部分高校的檔案網站只為用戶提供館藏介紹、規章制度、服務指南、編研成果等方面的信息，不能夠滿足用戶對檔案的即時需求。

3 檔案信息化建設的對策

3.1 加強數字資源建設

電子檔案是檔案信息化建設的基礎，做好電子文件的收集歸檔工作是建設數字檔案館的前提。隨著教育信息化的深入，各高校產生了大量的電子文件，但都未作為檔案進行系統化處理，為實現館藏資源數字化，我校檔案室可建立面向各歸檔部門的遠程歸檔工作平臺，建立各類數字信息資源庫，如數字化的科研資料庫、教學資源庫、文件材料庫等，通過信息采集平臺按信息采集標準和相關規范完成網上歸檔工作。

此外，檔案室可對館藏紙質檔案進行數字化加工，這是現階段數字檔案的重要來源。對于現有館藏檔案，可按其保存期限和利用情況有重點、有計劃地進行數字化處理，對數字資源進行必要的著錄標引，以便能夠方便地進行檢索和利用。

3.2 夯實基礎設施建設

檔案信息化建設離不開完善的信息化系統，加強硬件、軟件建設是實現檔案信息化管理的必然要求。

目前，我校檔案室信息化基礎設施還不夠完備。在硬件方面，電腦、打印機、復印機、掃描儀等設備一應俱全，但尚未能滿足未來數字化建設的需求，還需增添服務器等存儲設備，為日益增長的數字化檔案資源提供載體。在軟件方面，檔案室只擁有單機版的操作軟件，只能提供簡單的目錄檢索服務，遠未達到資源共享的目標，為此我們應重視檔案管理軟件的引進、開發與利用，建立一套包括信息采集、信息管理、信息利用服務等在內的自動化系統，實現文檔一體化管理。

3.3 完善檔案網站建設

在信息化時代，檔案網站是檔案部門和用戶之間溝通的橋梁，用戶可不受時間、空間的限制，通過檔案網站了解檔案資源，查詢、利用所需信息，檔案網站建設完善與否是檔案信息化程度的重要標志。

目前，我校檔案室網站建設還不夠完善，只有館藏介紹、規章制度、服務指南等專欄，用戶通過瀏覽網站只能掌握館藏概況以及如何查詢、利用檔案等基本信息，而不能直接地查詢及獲取信息資源，這是各高校檔案網站普遍存在的問題。為此，檔案部門要不斷完善網站建設，根據檔案密級程度，設置用戶訪問權限，逐步開發現有資源，積極構建檔案資源共享平臺，實現數字化自助服務模式。

3.4 強化人才隊伍建設

檔案信息化建設與發展離不開高素質的人才隊伍，各高校檔案管理人員大多具備檔案學基礎知識，但對信息技術的掌握卻十分有限。為適應檔案信息化發展的需求，檔案部門應重視對人員的教育和培訓，不斷更新其知識結構，提高其業務水平，使檔案人員成為既具備檔案管理專業知識，又熟練掌握現代化信息技術的復合型人才。

此外，檔案人員還需轉變服務模式，變被動服務為主動服務，將信息服務轉變為知識服務，不斷提高檔案信息的組織和加工水平，滿足用戶對檔案信息的多元需求。

總之，檔案信息化是檔案管理工作的發展方向，檔案部門應明確目標，有計劃有步驟地逐步推進信息化建設進程，使檔案管理工作逐步走向完善。

參考文獻

[1]李福琴.淺議高校檔案信息化建設[J].湖北檔案，2011（12）：30.

[2] 劉瑛.網絡環境下高校檔案信息化進程中的問題與對策探析[J].中國教育信息化：高教職教，2012（3）：4.