會計科目匯總表編制實務研究

田志良

【摘 要】 科目匯總表是會計實踐和教學中很常用的重要工具，然而，它存在著匯總繁瑣、容易出錯、對期末余額試算平衡不足等缺陷。對現行科目匯總表進行程序、方法等方面的編制革新，對提升會計實踐和教學的工作效率有一定的助推作用。

【關鍵詞】 電子科目匯總表； 功能； 方法； 缺陷； 技巧

科目匯總表在會計實務中，簡明易懂，能夠反映各科目的本期借貸發生額，并可起到一定的試算平衡作用，減輕了登記總分類賬的工作量。會計實踐中，科目匯總表賬務處理程序很受歡迎地被廣泛運用。但當前流行的科目匯總表不能全面反映各賬戶之間的對應關系，不便總賬與明細賬之間查對賬目；缺乏反映期末賬戶余額的試算平衡關系。為了發揮科目匯總表的長處，補救其短處，筆者結合長期實踐經驗與教學中的普遍共識，尋求編制能同時對發生額、余額進行試算平衡的科目匯總表（尤其是電子科目匯總表），以進一步提高會計工作的效率。

一、科目匯總表的功能

科目匯總表又稱為“記賬憑證匯總表”，是定期對全部記賬憑證按科目進行借貸金額匯總的憑證。依據是借貸記賬法的基本原理，即“有借必有貸，借貸必相等”。具有試算平衡的作用，可作為登記總分類賬的依據。科目匯總表賬務處理程序流程圖（見圖1）顯示，科目匯總表居于整個流程的中間環節，是連接記賬憑證與登記總分類賬的基礎，而總賬又是監控明細賬、編制會計報告的關鍵，對會計人員的核賬效率乃至工作進度有著舉足輕重的作用。當前流行的科目匯總表大多沒反映賬戶余額，對賬戶余額進行試算平衡方面有待改進。

二、手工與電子科目匯總表

按編制科目匯總表的方式不同，可分為手工匯總和電子匯總，都遵循復式記賬的平衡原理，但在編制程序和方法上卻存在著較大的差異。

手工編制科目匯總表，借助于“T”型賬戶，然后，將“T”型賬戶上匯總的借貸方金額，分別登記到科目匯總表上，即告結束。其優點：直觀性強，易于理解運用；借助于“T”型賬戶，還能顯示金額所對應的記賬憑證號碼，方便于總賬和明細賬相互核查。其缺點：工作量較大，需要定期或分次匯總記賬憑證，相對繁瑣；匯總計算的精確度和效率存在個體差異性。

電子匯總，即借助計算機表格操作系統，通過目前的Excel或WPS表格系統，進行編制匯總。特點：編輯效率高，計算結果較準確；由于難以體現科目對應金額的記賬憑證號碼，須謹防差錯，對謹慎性和操作技能要求較高。

在實踐和教學中，科目匯總表是鏈接記賬憑證和總賬的關鍵，直接影響會計核算和監督工作的水平和質量。編制科目匯總表是很重要的會計方法，如何減輕編制方面的工作量，取長補短，創建能配合手工記賬（包括沒有上財務軟件、手工與電算并行期的經濟實體）的簡便快捷的電子科目匯總表，顯得極為迫切。

下面結合會計工作經驗，介紹一種能同時對科目發生額和賬戶余額進行試算平衡的電子科目匯總表，供會計同行參驗。

三、電子科目匯總表的編制程序和方法

1.按科目匯總表上的要素填列必要的項目名稱。在Excel或WPS表格上，運用表格編輯技能，按照表3的式樣，如橫行大標題寫上“2010年9月科目匯總表”；橫行項目分別按“月初余額，本月發生額——借方、貸方，月末余額”順序填列；縱列科目，將所需目標科目名稱按照總賬上賬戶的排列順序填列，前半部分（B6：B16）為資產方，后半部分（B18：B25）為權益方；其他合計項目分別預設寫好（見表3）。

2.“月初余額”的金額，按總賬賬戶載明金額逐項填列（見表3C6：C25）。接下來，以專門的方法，匯集本期發生額及計算期末余額。下面用Excel或WPS表格系統，以現金科目為例，說明電子科目匯總的程序和方法。

案例：宏基股份有限公司2010年8月份的月末賬戶余額見表1，9月發生的涉及現金的交易或事項的會計處理見表2，其他交易或事項的會計處理略，要求編制2010年9月科目匯總表。

第一，將2010年8月的月末余額（表1），填列到表3對應的單元格（見表3C6：C25），并分別列示資產與權益的合計金額。資產合計為11 307 000（見單元格C17），權益合計為11 307 000（見單元格C26）。

第二，將表2中首次發生的現金借方金額，編號1的3 000，以“=3 000”的方式寫入“本月發生額”的“借方”單元格D6內（編輯欄內會同時出現“=3 000”），銀行存款對應的金額，以“=3 000”的方式，寫入“本月發生額”的“貸方”單元格E7內（編輯欄內會同時出現“=3 000”）。對首次發生的現金貸方金額，如編號2的365，以“=365”的方式，填寫在“本月發生額”的“貸方”對應單元格E6內（編輯欄內同時會出現“=365”）。其他首次發生的科目金額以此類推。

第三，對同科目第二次以后發生的金額，首先選中科目對應的單元格（編輯欄里會同時顯示已經匯總的金額數據的式樣，如表3借方現金所出現的式樣），然后，在編輯欄內寫入“+金額”即可。如編號3現金為貸方金額2 000，先選中表5單元格E6（編輯欄內會同時出現已經匯總的金額數據“=365”），然后，在編輯欄內填寫“+2 000”（編輯欄內顯示“=365+2 000”）。其他同科目第二次以后出現的對應的金額（包括科目對應的借方金額）也以此類推。切記在單元格里不能直接輸入數據。

第四，引用自動求和計算公式（或求和函數）。資產方賬戶月末余額的計算公式為“月初余額+本月發生額借方-本月發生額貸方”，在表格系統上，現金月末余額設置好等式，即單元格F6為“=C6+D6-E6”，對其他資產方賬戶月末余額，進行計算公式復制即可。權益方賬戶月末余額的計算公式為“月初余額-本月發生額借方+本月發生額貸方”，在表格系統上，短期借款月末余額設置好等式，即單元格F18為“=C18-D18+E18”，對其他權益方賬戶月末余額，進行計算公式復制即可。

第五，隨時監控匯總錄入數據的正確性。首先，利用記賬原理“有借必有貸，借貸必相等”及資產和權益的平衡關系，通過設置自動求和功能，監控本期發生額借方、貸方的平衡性。在匯總過程中，任何一張記賬憑證匯總后，資產權益的所有借方發生額合計數應等于所有貸方發生額合計數（如表3最下面一行本月發生額借方、貸方合計數是記賬憑證匯總完畢后的金額）。數據可通過計算機自動求和功能，D27即“=SUM（D6：D26）”，E27為“=SUM（E6：E26）”，每張記賬憑證匯總后，都會出現D27=E27，本段時間內的第1至106號記賬憑證全部匯總結束時，均等于1 904 649.2，否則，就必須隨時停止匯總，回頭檢查糾正出現的錯誤。其次，通過賬戶期末余額資產合計和權益合計必須相等進行監控。表3最右側的月末余額資產合計、權益合計，均可設置相應的自動求和功能，在單張記賬憑證匯總完畢后，都會出現F17=F26，本段時間內的第1至106號記賬憑證全部匯總完畢，都等于12 153 423.2。通過監控賬戶期末余額的平衡性，來確認匯總過程中是否發生偏差。以上兩方面的工作，都可達到對匯總科目金額的雙保險性的監測。

對本期編制的所有記賬憑證匯總完畢后，若2010年9月記賬憑證只有106張，則科目匯總表即表3的式樣效果。

3.明細賬與總賬相互核對的方法。一旦發現某一明細賬戶，如庫存現金余額與總賬有所差錯，可打開電子科目匯總表，點擊本月發生額借方（或貸方）金額的單元格，此時編輯欄里會同時出現已匯總記賬憑證借方（或貸方）發生額的所有明細金額數據。以表3為例，點擊單元格D6本月發生額借方現金，編輯欄里就會出現“=3 000+272+702+406 +52 600”狀態，點擊表4單元格E6本月發生額貸方現金，編輯欄里就會同時出現“=365+2 000+50+300+678+702+940

+590+980+2 000”），手工賬等就可以逐筆核對了（此法還適用于記賬憑證匯總至某一編號之前的階段性差錯核查），找出差錯后須及時糾正。其他賬戶的核對方法以此類推。

四、電子科目匯總表的注意事項

（一）優點

1.簡便。省去了“T”型賬戶的針對每一個科目的繁瑣環節，可一目了然地縱觀科目匯總表的動態和靜態狀況。2.快捷。借助電腦設計、編輯、計算、調整、修正等功能，能達到人機巧妙配合，提高工作效率。3.對發生額和期末余額具有試算平衡作用。4.可統覽經營實體資產負債表日的財務狀況。

（二）缺陷

1.所匯總的具體金額沒有附帶記賬憑證編號。此電子科目匯總忌諱不按照記賬憑證的編碼順序匯總，即使是糾正匯總過程的錯誤也要盡量保持原金額順序，否則，會造成電子表格編輯欄里的數據混亂，給查找糾正錯誤造成困難。這就要求匯總記賬憑證時，要時刻監視設置好的平衡關系數據。一旦錄入新的記賬憑證時，發現本期發生額的借方合計與貸方合計不相等，或期末余額的資產合計與權益合計不相等，必須馬上回頭查找糾正先前的匯總錯誤，否則，會造成事倍功半的后果，甚至要重新編制科目匯總表。2.漏匯或重匯記賬憑證，或科目與賬戶金額不對應（或錯位），不易發覺和糾錯。因為不影響平衡等式關系，以上錯誤不容易被覺察，兼匯總時金額本身沒有標記憑證號碼，所以回頭查找是哪張憑證匯總時出錯，就顯得較困難了。

五、電子科目匯總技巧

（一）科目匯總時設置好平衡關系的監控點是關鍵

利用會計數據間的勾稽關系，對科目匯總表設置平衡關系等式，如本期發生額借方合計金額等于貸方合計金額（如表3D27=E27，記賬憑證匯總完畢都為1 904 694.2），期末余額的資產合計等于權益合計（如表3F17=F26，記賬憑證匯總完畢都為12 153 423.2）。一旦發現等式中的合計金額有偏差，須立即停止匯總，回頭糾錯。

（二）在匯總記賬憑證時，一則要集中注意力，一則對已經匯總了的憑證注明標記等

匯總過程中，同科目二次以后出現的金額只能在編輯欄里匯總數據，還要力避漏匯或重匯記賬憑證，嚴禁金額錯匯賬戶（即科目與賬戶金額不對應）。

（三）匯總過程中及時糾錯，確認無誤后，啟用保存功能

若是前面較少步驟出錯，可利用電腦的“撤銷鍵入”功能，按照記賬憑證的科目或金額數量，一個一個憑證地追溯差錯，直到科目匯總表的等式關系恢復正常，糾錯即告結束，確認無誤后即行保存。若斷定匯總出錯多而嚴重，視已匯總工作量的大小和糾錯艱難的程度，可適時適量地糾錯，或干脆作廢重新編制科目匯總表。

（四）盡可能按照記賬憑證的編號順序，匯總和糾正科目對應的金額，以便于總賬與明細賬核對具體數據及前面所講的糾錯

現金日記賬是按照記賬憑證的順序日清月結的，若科目匯總表也是按照記賬憑證的編號順序匯總數據的，那么，電子匯總表格編輯欄里庫存現金的數據和手工賬的明細金額順序是一致的，通過表3、表4現金借貸方編輯欄的數據顯示，順查和逆查都可順利查出所犯的責任錯誤。

【參考文獻】

[1] 高文清.基礎會計[M].北京交通大學出版社，2010.

[2] 林玉華.也談Excel編制科目匯總表[J].中國會計電算化，2001（2）.