中文圖書加工外包工作的質(zhì)量控制

李津毅

摘要：通過對中文圖書加工外包工作中人員配備和工作流程等方面的分析，論述了中文圖書加工外包工作質(zhì)量對圖書館館藏建設(shè)的重要性，闡明了控制工作質(zhì)量的措施。

關(guān)鍵詞：圖書加工；外包；質(zhì)量控制；措施

中圖分類號：G250 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）32-0205-02

前言

由于普通高等學(xué)校圖書館的經(jīng)費有限、外文原版圖書價格昂貴、教育部對普通高等學(xué)校圖書館館藏標準的明確規(guī)定（即生均80冊，年遞增3冊/生）等原因，使中文圖書成為普通高等學(xué)校圖書館館藏的主力軍。中文圖書的年采購冊數(shù)隨著招生人數(shù)的增長而增長，造成中文圖書加工工作的負擔加重。與此同時，各圖書公司為適應(yīng)市場需求，為證實公司在技術(shù)上的實力，也由只提供圖書采購的單一服務(wù)轉(zhuǎn)向提供采購和加工一體化全方位服務(wù)。各高校圖書館的中文圖書編目和加工工作紛紛由圖書公司承攬。

我館在館藏需求和市場發(fā)展的大前提下，近五年的中文圖書年采購量至少在10萬冊，并且要求當年完成編目、加工、上架流通。鑒于人員有限和工作期限的要求，我館通過公開招標，確定承攬中文圖書加工的圖書公司，承擔中文圖書中文圖書的手工驗收（拆包）、編目、前后期加工、上架等工作。為保證中文圖書加工工作外包的工作質(zhì)量，在人員配備、工作流程等方面采取了相應(yīng)的措施。

一、人員配備和要求

人員配備包括圖書公司的駐館加工人員和館專業(yè)技術(shù)人員的配備。

（一）圖書公司人員配備和要求

根據(jù)中文圖書的年采購總量、加工工作期限，計算出日工作量，在中文圖書加工招標的標書中根據(jù)工作量明確注明需要的編目人員數(shù)量和相應(yīng)的前后期加工、上架等人員數(shù)量。在技術(shù)上，要求圖書公司駐館加工人員熟知并掌握CALIS中文圖書編目規(guī)則和機讀目錄著錄規(guī)則，在與館工作人員進行良好的溝通后，明確并掌握我館在分類、著錄、加工等工作上的具體要求。在人員安排上，要求圖書公司駐館加工人員相對穩(wěn)定，不允許圖書公司隨意調(diào)配。

（二）館專業(yè)技術(shù)人員的配備和要求

1.驗收工作人員。驗收工作包括圖書到館驗收和編目加工完成后的接收兩方面的工作。圖書到館驗收工作由采購人員承擔，負責圖書的驗收和調(diào)撥等工作。接收工作由專門設(shè)置的圖書采訪內(nèi)勤崗工作人員承擔，負責檢驗圖書加工、館藏電子賬目和手工帳目的統(tǒng)計、登錄和保管、圖書交接等工作。

2.編目校對工作人員。按照CALIS中文圖書編目規(guī)則和機讀目錄著錄規(guī)則，現(xiàn)行的圖書館自動化管理系統(tǒng)的操作要求，以及我館在分類標引、加工等工作上的具體要求校對已編目的圖書。

3.工作協(xié)調(diào)人員。根據(jù)工作要求和進度與圖書公司及派駐的加工人員、館流通部門及時溝通協(xié)調(diào)，保證編目、加工、上架工作的順利開展和進度，以確保工作如期完成。

4.館配的專業(yè)技術(shù)人員要求有深厚的專業(yè)知識，廣闊的知識視野，精湛的操作技能，良好的溝通技巧。同時，熟悉學(xué)校專業(yè)設(shè)置和學(xué)科建設(shè)的需求，必須具備強烈的責任心。

二、工作流程的質(zhì)量控制

中文圖書加工的工作流程為：拆包驗收，調(diào)撥→前期加工→編目，典藏→校對→后期加工→接收（形成電子賬目）→交接，上架流通。該工作流程的各工作環(huán)節(jié)由專人負責，各司其職，同時每一工作環(huán)節(jié)在“圖書驗收清單”中有明確的標記和人員簽字。

（一）工作流程單（見附表）

在日常工作中，圖書驗收清單以A4紙呈現(xiàn)，被我們習慣地稱為工作流程單，因為它記載了中文圖書從到館到上架的每一個工作環(huán)節(jié)中圖書的狀態(tài)和負責人，掌控著中文圖書加工工作的質(zhì)量。圖書驗收清單每年在完成中文圖書書款結(jié)清后按照圖書公司以自然數(shù)順序排列整理，裝訂成冊，交館檔案室留存。

（二）工作流程質(zhì)量控制

1.拆包驗收、調(diào)撥。圖書到館后，采訪人員根據(jù)圖書公司提供的該批次電子大清單與訂購清單匹配，利用圖書館自動化管理系統(tǒng)進行二次查重，檢驗是否二次配貨，或是否與其他圖書公司配重，對驗收完畢的圖書在紙質(zhì)大清單中標注需要退回的圖書及冊數(shù)。由于我校是兩地辦學(xué)，采訪人員需要根據(jù)專業(yè)所在校區(qū)對每種圖書按照復(fù)本配比要求進行調(diào)撥，在調(diào)撥的過程中，可以根據(jù)圖書實物的內(nèi)容、裝幀的實際情況做二次退書處理，并在隨書大清單中標記。調(diào)撥的結(jié)果是編目人員著錄館藏位置、加工人員加工的工作依據(jù)。

拆包過程中，駐館加工人員要按照包號的自然數(shù)排列拆包，每包圖書中的同一種書的復(fù)本要集中放置，同時在圖書驗收清單的相應(yīng)位置標記包號、實際種數(shù)、實際冊數(shù)；如該包中有退書，要求在相應(yīng)的備注欄注明退書冊數(shù)。每一大批次圖書被分成若干小批次，所以在每年工作開始時以采訪內(nèi)勤工作人員為主，與采訪相關(guān)人員溝通后，給出圖書館批號、訂單批號、書商名稱、分配書商批次號等相關(guān)內(nèi)容，并在給每一個中標的供書商配備的拆包記錄本中對圖書館批號、訂單批號、書商名稱、分配書商批次號加以記錄。圖書館批號、訂單批號、書商名稱、分配書商批次號必須是唯一的，尤其是圖書館批號、訂單批號、分配書商批次號不可重復(fù)，圖書館批號和訂單批號要一一對應(yīng)。采訪內(nèi)勤工作人員要隨時核對，避免出現(xiàn)問題；同時批次號也是采訪內(nèi)勤人員每一大批次圖書結(jié)款的依據(jù)。

2.前期加工。駐館前期加工人員按照已經(jīng)拆包形成的小批次進行蓋章、粘貼磁針、粘貼文獻標識碼的工作。該工作中，不允許打亂每一小批次，要求加工干凈整齊，在圖書驗收清單標記該批次圖書的條碼范圍。核對條碼范圍與該批次冊數(shù)相等。

3.編目和典藏。駐館加工人員在編目開始前，要核對該批次的實際種數(shù)和冊數(shù)是否與圖書驗收清單合計中的種、冊數(shù)是否一致。如有出入，返回拆包和前期加工環(huán)節(jié)核對，必要時與大清單核對。在種冊數(shù)無誤的情況下按照CALIS編目和著錄規(guī)則及我館編目工作和系統(tǒng)操作的具體要求展開編目工作。

4.校對。校對工作由我館專業(yè)熟練的專業(yè)技術(shù)人員承擔。對前期加工、編目典藏工作環(huán)節(jié)的監(jiān)督。對每批次圖書核對種冊數(shù)，對于每種圖書從機讀書目著錄質(zhì)量、分編質(zhì)量、復(fù)本信息質(zhì)量（價格、文獻標識碼、文獻類型、館藏位置等）進行檢驗，是保證編目典藏質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

5.后期加工。駐館加工人員按照調(diào)撥人員作出的標記，對校對無誤后的圖書按照不同校區(qū)的加工要求進行粘貼索書號、色標、光盤裝袋等后期加工工作。要求加工干凈整齊，各批次不可混淆。

6.接收。接收人員由我館專業(yè)技術(shù)人員承擔。其崗位稱之為圖書采訪內(nèi)勤崗。對完成后期加工的每一批次圖書利用我館現(xiàn)有的圖書館自動化管理系統(tǒng)的采訪模塊中的書商管理菜單中的賬目管理，以圖書實物為依據(jù)進行接收，通過設(shè)置，使每一大批次的圖書的種、冊、總價格以電子形式記載，并且與每一大批次形成的若干小批次的圖書驗收清單的紙質(zhì)記錄和圖書實物一致，為每一大批次圖書的結(jié)款奠定基礎(chǔ)。在接收過程中，可以二次檢驗出校對過程中疏忽的圖書價格、館藏位置等錯誤，可以檢驗圖書后期加工的質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)編目、加工錯誤或加工不整潔，則退回相關(guān)環(huán)節(jié)負責人處理。

7.交接。接收人員完成每一小批次接收工作，以圖書實物為依據(jù)，電子賬目和紙質(zhì)賬目完全相符的情況下，根據(jù)調(diào)撥標分不同校區(qū)裝車，并在圖書驗收清單的“圖書分配方向”欄目中登記冊數(shù)，通知流通相關(guān)人員收書。圖書在流通部門形成一定數(shù)量后，由駐館加工人員上架。

8.中文圖書加工工作流程中的各工作環(huán)節(jié)，要求工作人員在完成所承擔的工作，核對無誤后在相應(yīng)的欄目中簽字，對此項工作負責。在該工作流程中，駐館加工人員和館專業(yè)技術(shù)人員的交叉設(shè)置，環(huán)環(huán)相扣，每一工作環(huán)節(jié)相互監(jiān)督，充分保障了圖書館和駐館加工圖書公司的各自利益，同時也保證了工作質(zhì)量的嚴格監(jiān)控。

結(jié)束語

通過公開的招標競標確定承攬中文圖書加工的圖書公司，配備經(jīng)驗豐富、專業(yè)知識和技能精湛、責任心強的專業(yè)的技術(shù)人員，與駐館人員良好溝通、相互監(jiān)督，嚴格執(zhí)行制定的工作流程，環(huán)環(huán)相扣，是保證在規(guī)定的時間內(nèi)保質(zhì)保量完成大批量的中文圖書加工外包工作的有力措施。

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[責任編輯仲琪]