淺談電力工程檔案管理現狀及解決措施

米曉霞

摘 要：現階段電力工程檔案管理中存在很多亟待解決的問題，只有立足于實際情況，轉變檔案管理的思想模式，運用新方法，投入更多的技術管理，完善檔案管理體系，才能促進電力工程行業的可持續發展。

關鍵詞：電力工程 檔案管理 現狀問題 有效措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）12（a）-0-01

在國家實行電力體制改革的背景下，電力行業部門的基礎設施建設的投資力度也逐漸加大，尤其在電力工程檔案管理方面，投入了更多的時間與資金，這不僅是解決電力工程檔案管理現存問題的需要，也是促進行業可持續發展的必然要求。電力工程檔案管理中存在的管理意識淡薄和管理秩序混亂等問題是長期累積的結果，所以在解決問題的過程也要循序漸進，不是一蹴而就的。

1 電力工程檔案管理現狀問題

首先，電力工程檔案管理過程中缺乏具有規范性、科學性的管理制度體系。一些電力工程項目施工、監理、設計等參建單位只注重對工程質量的監督與管理，將檔案的管理擱置一邊，對工程圖紙的變更沒有做及時的記錄和收集，也沒有按照嚴格規范的程序進行簽字，這就為日后的相關信息的查詢帶來了不便。

只有健全的管理制度才能使管理工作有章可循，促進電力工程檔案管理的進一步發展。

其次，工作人員的管理意識淡薄。電力工程管理部門的相關工作人員沒有形成強烈的檔案管理意識。相關部門的領導沒有對檔案管理工作加以重視，當某一些文件發生變更時，沒有及時號召對檔案內容做出更改，更沒有將檔案管理工作作為一項日常工作正式地運行，導致了相關的檔案管理人員不按照程序與方法對檔案加以管理，甚至出現了歸檔不分類，組卷不規范的現象頻繁出現，導致了日后在查找資料的過程中，出現部分資料遺失或信息泄漏的狀況。

最后，管理人員的業務水平和綜合素質不高。

檔案管理人員缺乏對檔案的編制與管理能力，使得原本珍貴的信息尚未發揮作用，檔案資源效應形同虛設。檔案管理缺乏專業化，一些電力企業的檔案管理人員并非科班出身，兼做不同職務，由于工作繁忙，沒有太多的時間來專心學習檔案管理的專業知識，也來不及抽出時間進行檔案管理業務培訓，沒有形成專業的檔案管理知識結構，在現代化的管理手段與管理制度面前手足無措，導致了檔案管理工作效率的低下。

2 解決電力工程檔案管理問題的有效措施

電力工程檔案管理中的問題對行業的發展形成了一定的阻力，需要采取有力的措施加以解決，主要從以下幾方面著手：

第一點要積極實行檔案專業人才與其他專業人才互補性的制度。也就是說在檔案管理這方面不僅要有檔案專業人員還要有工程建設、監理、設計等專業技術人員以及其他相關專業人員等，不同專業人才的相互配合高效地利用現代化的專業技術知識，使檔案管理工作高效進行。為了使檔案管理工作高效進行，相關的工作人員要主動學習，在完善本專業能力基礎上，積極提高電力工程檔案管理水平，做到合理的規劃、分類與管理。另外，檔案管理人員還要經常走進工程施工現場，把握工程建設進程，主動參與到工程建設驗收與評審活動中。要根據工程建設的變化做好資料變更記錄，要以全身心的注意力觀察工程建設的變更動態，對于需要變更的資料要及時提出修改意見，使電力工程檔案管理工作有秩序、有規劃地開展起來。要將檔案管理工作切實歸入企業管理工作中，主動更新知識結構，使檔案資料真正發揮對企業的發展的服務作用。相關的檔案工作人員要注意掌握檔案管理方面的法律法規，不斷提高自身的職業道德水平，實現檔案信息資源對企業的經濟效益的服務。

第二點要建立健全管理的制度體系。電力工程參建單位的繁多，類別的復雜，這就導致了項目檔案管理的范圍廣泛，而且不同的建設單位有不同的檔案管理制度，為了提高檔案管理的有效性，要實施一整套統一的、科學的以及實用性強的檔案管理制度與方法，確保檔案管理工作有秩序、有規劃地進行，要建立合理的獎懲制度，明確不同崗位工作人員的職責與任務，對于相關資料的收集、分類、整理與歸檔等細節工作都要做出具體的明確的要求。要積極組織相關的工作人員進行相關法律、法規的宣傳與管理，根據檔案管理法律、法規制定相關管理制度。做到集中管理、集中規劃，將檔案的一切管理工作走向標準化與規范化。要不斷完善工程的管理制度，當電力工程開工的時候就進行檔案的管理工作，并要緊跟工程的進度，在電力工程竣工的時候，檔案工作也要同步進行，在這一過程中，一定要保證項目檔案的完整性與準確性，在事前、事中、事后都要進行嚴格的控制，通過各種有利的機會對電力工程的資料進行廣泛的收集與整理，遇到不合理的地方要及時進行修改與整頓，保證檔案資料的有效性。另外需要注意的是的檔案的管理人員要與電力工程施工部門及時進行溝通與交流，確保施工檔案的順利移交，可以通過定期會議或者到現場指導的方式加強學習與溝通。在施工的過程中更要把好施工文件的制作質量。

第三點檔案管理人員要加強電子文件資料的收集與管理。要求檔案管理人員熟悉工程建設過程中常用的《工程項目管理規范》、《工程項目監理規范》等，對其管理要求與規范要認真學習，全面把握工程建設的重點，對設計、施工以及監理各個環節的檔案管理工作進行科學有效地展開，每一個電力工程建設單位在工作中都會產生兩類檔案，一類是電子檔案，一類是紙質檔案，在管理的過程中要將這兩類檔案同時歸檔，達到有效管理。

第四點檔案管理部門要轉變服務意識，改善服務方式，全面提高檔案信息查詢服務水平。編制功能健全的檢索工具，實現計算機檢索、配置照相機、掃描儀服務等。為利用者從各角度查詢檔案信息提供準確迅速的服務，開展網路查詢、電話查詢等服務項目。此外，為了滿足眾多利用者的各種需求，有選擇地加強檔案編研工作，最大限度的滿足電力企業各項工作對檔案信息材料的需求。

3 結語

綜上所述，只有不斷提高電力工程檔案管理的信息交融，才能不斷地提高檔案管理的情況，減低管理的風險，提高科技化水平的投入，建立有系統的和有規模檔案管理系統，才能促進電力工程建設穩步的發展。

參考文獻

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