工會會計系統軟件操作特點的探究

韓錦生

［摘要］ 工會會計系統軟件有較強的個性，與主流會計系統軟件有較大的差異，給學習操作者帶來困惑。本文針對幾個主要操作難點，進行詳盡探討，研究其操作技巧和規律。

［關鍵詞］ 工會會計；會計軟件；賬務處理；編制報表

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 05. 003

［中圖分類號］ F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）05- 0005- 02

隨著工會會計制度的改革，工會會計系統軟件也逐漸成熟和完善起來。２０１０年開始使用的“通用財會軟件（工會版７．０）”是在遵循新版《工會會計制度》基礎上，為了規范工會會計核算行為，保證會計信息質量設計開發而成，適用于各級工會組織。軟件界面友好、設計風格簡捷、操作方便、穩定性強，具備優秀軟件的屬性。由于開發者的設計個性與工會會計的業務特點相結合，工會會計軟件系統具有通用性和專用性的特征，與其他行業的會計軟件系統相比差別較大。了解工會會計軟件系統與主流商品會計軟件系統的區別，對于盡快掌握工會會計軟件系統的操作規律，完成工會會計工作，為廣大職工服務，為工會決策者提供準確及時的會計信息，都有積極的作用。但介紹工會會計軟件系統的操作資料既少又不詳細，為此本文對幾個基本操作要點進行探討研究，以便工會會計人員盡快掌握操作技能，實現工會會計領域的信息化。

1 設置自定義核算編碼操作

設置自定義核算實際上是讓用戶根據本單位情況增加一個核算類，如同部門類、項目類、職工類、客戶類等，核算類中包含的個體稱核算項。

操作實例：設置自定義核算編碼，新增“直屬單位”，增加００１學院、００２療養院。

進入“通用財會軟件（工會版７．０）”主菜單界面，雙擊“賬務處理”圖標后，出現“用戶登錄”對話框，按提示輸入必要的信息后，單擊“確定”命令按鈕。 此時進入“通用財會軟件—賬務處理”界面，單擊界面左側菜單第一項“基礎設置”命令按鈕后，雙擊主區的第二行、第二列“自定義核算”圖標，出現“自定義核算項編碼”界面，單擊上方的“增加”圖標，在“核算類”頁框中，根據提示“核算類別”的文本框內輸入“直屬單位”，然后單擊“保存”按鈕。再選擇“核算項”頁框，在提示的“核算項代碼”文本框中輸入“編號００１”，在“核算項名稱”文本框中輸入“學院”，然后單擊“保存”按鈕，重復上述操作輸入“００２療養院”后單擊“退出”按鈕。

2設置輔助賬操作

輔助賬的作用是按核算類別進行核算。如果一個科目的多個明細科目中設置的下級明細科目是相同的，將這些明細科目與系統內各種編碼表建立聯系，以便進行反向統計和生成輔助核算賬。

操作實例：將事業收入、事業支出設“直屬單位”輔助賬。

進入“通用財會軟件—賬務處理”界面，單擊界面左側菜單第一項“基礎設置”命令按鈕后，雙擊主區的“會計科目”圖標，出現“會計科目”界面，選擇“收入”頁框，光標移到要設置的科目上，如“事業收入”，單擊上方的“修改”圖標后，彈出“會計科目修改”界面，在提示“輔助核算”左側的復選框上單擊，應出現“對鉤”符號。在提示“核算類１”的下拉列表框中選擇“直屬單位”。在“支出”頁框界面中選擇“事業支出”科目，其操作與設置“事業收入”相同。

3自動生成憑證操作

此處的自動生成憑證特指設置下級工會向上級工會上解經費的分錄。

操作實例：乙工會上解經費４００萬元。

進入“通用財會軟件—賬務處理”界面，單擊界面左側菜單“憑證處理”命令按鈕后，雙擊主區的“憑證錄入”圖標，出現“憑證錄入”界面后，在記賬憑證的第一行科目處輸入“撥繳經費收入”的編碼４０２，按回車鍵后，出現“經費收入錄入”界面，單擊“單位代碼：”文本框的右側放大鏡圖標，彈出“選擇工會單位代碼”對話框，這時雙擊工會單位名稱“乙工會”圖標，系統自動返回“經費收入錄入”界面，可見“單位代碼”和“單位名稱”的文本框都已自動添加上了“００１２”和“乙工會”，再單擊界面下方的“增行”按鈕后，表中自動增加一行，分別在“繳費單位上繳的經費”處輸入“４００”，在“本級留用的經費”處輸入“４００”，單擊“確定”按鈕，彈出對話框提示信息“是否生成對應憑證分錄”，點擊“是”按鈕，此時自動生成一張憑證。

4編制收入支出表操作

編制收入支出表應在結轉“結余”賬戶之前進行，否則不能采集到數據， 表內各項為零。

操作實例：按山西省總工會財務部編寫的培訓資料實務練習２０１０年全年業務編制收入支出表。

4.１ 定義模板操作

進入“通用財會軟件（工會版７．０）”主菜單界面，雙擊“報表管理”圖標后，出現“用戶登錄”對話框，按提示輸入必要的信息后，單擊“確定”命令按鈕。 此時進入“報表及分析”界面，單擊界面上方的菜單“窗口”命令，在下拉菜單中選擇“模板定義”命令，進入“模板定義”界面后，點擊菜單中的“文件”命令，在下拉菜單中點擊“打開模板”命令，出現“打開模板”對話框后，選擇“收入支出表”，點擊“確定”按鈕，出現“模板編輯”框，顯示“收入支出表”結構，然后單擊“保存”按鈕，再點擊“退出”圖標。

4.２ 生成收入支出表操作

在“報表及分析”界面中，單擊界面上方的菜單“窗口”命令，在下拉菜單中選擇“報表制作”命令，進入“報表制作”界面后，點擊菜單中的“文件”命令，在下拉菜單中點擊“新建報表”命令，出現“新建報表”對話框后，選擇“收入支出表”，點擊“確定”按鈕后，將自動生成收入支出表，然后單擊“保存”按鈕，再點擊“退出”圖標。

5生成與取消結轉憑證操作

此處的自動生成憑證特指設置期末結轉“結余”賬戶的憑證。生成后仍需要審核人員審核，才能記賬，不能在憑證錄入處刪除。

5.１ 生成結轉憑證操作

（１）定義結轉憑證。在“通用財會軟件（工會版７．０）”主菜單界面，雙擊“賬務處理”圖標后，出現“用戶登錄”對話框，按提示輸入必要的信息后，單擊“確定”命令按鈕。 此時進入“通用財會軟件—賬務處理”界面，單擊界面左側菜單中的“期末處理”命令按鈕后，雙擊主區的“結轉收支”圖標，出現“結轉收支憑證”編輯框，單擊上方的“增加”圖標，彈出“結轉收支憑證設置”編輯框，在名稱文本框中輸入“期末結轉”，在結余科目文本框右側點擊放大鏡圖標，當彈出“選擇科目”對話框后，雙擊科目名稱“結余”的所在行，這時結余科目文本框中將自動添加“結余”科目的代碼“３３１”，在憑證字下拉列表框中選擇“記”字，在摘要文本框中輸入“期末結轉”字樣，點擊右下角的“設置”按鈕，彈出“選擇結轉的收支科目”編輯框，選擇收支結轉科目，點擊“確定”，當返回到“結轉收支憑證設置”后再點擊“確定”按鈕。

（２）生成結轉憑證。在“結轉收支憑證設置”編輯框上的菜單中，點擊“轉賬”命令，在出現的下拉菜單中，點擊“執行轉賬”命令，當顯示自動生成的轉賬憑證后，點擊“保存”圖標。

（３）審核結轉憑證。在“通用財會軟件—賬務處理”界面的主菜單上點擊“文件”命令，在下拉菜單中選“重新登錄”，在彈出的“用戶登錄”對話框中按提示輸入負責憑證審核人員的信息，點擊“確定”按鈕。返回“通用財會軟件—賬務處理”界面后，單擊界面左側菜單中的“憑證處理”命令按鈕后，雙擊主區的“憑證審核”圖標，出現“憑證審核”編輯框，單擊上方的“審核”圖標，此時記賬憑證下方的審核處出現審核人的姓名，點擊“退出”圖標。

5.２ 取消結轉憑證

若結轉憑證設置有誤或尚末編制收入支出表時，需要刪除結轉憑證，刪除結轉憑證不能在憑證錄入模塊中進行，需要以結轉憑證設置人的身份進行操作。在“通用財會軟件—賬務處理”界面，單擊界面左側菜單中的“期末處理”命令按鈕后，雙擊主區的“結轉收支”圖標，出現“結轉收支憑證”編輯框， 在“結轉收支憑證設置”編輯框上的菜單中，點擊“轉賬”命令，在出現的下拉菜單中，點擊“撤消轉賬”命令，在彈出的“結轉收支憑證”對話框中，選擇將要取消的所在行的復選框，點擊“撤消”命令按鈕，出現提示信息框后，點擊“是”按鈕。

6編制資產負債表操作

編制資產負債表應在結轉“結余”賬戶之后進行，否則會出現錯誤信息。

操作實例：按山西省總工會財務部編寫的培訓資料實務練習２０１０年全年業務編制資產負債表。

6.1 定義模板操作

進入“通用財會軟件（工會版７．０）”主菜單界面，雙擊“報表管理”圖標后，出現“用戶登錄”對話框，按提示輸入必要的信息后，單擊“確定”命令按鈕。 此時進入“報表及分析”界面，單擊界面上方的菜單“窗口”命令，在下拉菜單中選擇“模板定義”命令，進入“模板定義”界面后，點擊菜單中的“文件”命令，在下拉菜單中點擊“打開模板”命令，出現“打開模板”對話框后，選擇“資產負債表”，點擊“確定”按鈕，出現“模板編輯”框，顯示“資產負債表”結構，然后單擊“保存”按鈕，再點擊“退出”圖標。

6.２ 生成資產負債表操作

在“報表及分析”界面中，單擊界面上方的菜單“窗口”命令，在下拉菜單中選擇“報表制作”命令，進入“報表制作”界面后，點擊菜單中的“文件”命令，在下拉菜單中點擊“新建報表”命令，出現“新建報表”對話框后，選擇“資產負債表”，點擊“確定”按鈕后，將自動生成資產負債表，然后單擊“保存”按鈕，再點擊“退出”圖標。